Теоретические основы информационного обеспечения управления предприятием

По отношению к процессу обработки информацию можно отнести к первичной (данные первичного учета, инвентаризаций, обследований) и вторичной, прошедшей определенную стадию обработки и преобразований отчетность, конъюнктурные обзоры и т.д.).

В деятельности крупных фирм передача информации является непременным и первостепенным фактором нормального функционирования фирмы. При этом особое значение приобретает обеспечение оперативности  и достоверности сведений. Для многих фирм внутрифирменная система информации решает задачи организации технологического процесса и носит  производственный характер.

Это касается, прежде всего, процессов обеспечения предприятий кооперированной продукцией, поступающей со специализированных  предприятий по внутрифирменным каналам. Здесь информация играет   важную  роль в предоставлении сведений для принятия управленческих  решений и является одним из факторов, обеспечивающих снижение   издержек производства и повышение его эффективности. Особую роль  играет прогнозирование рыночных процессов.

Важное значение имеет информация о возникновении в ходе производства отклонений от плановых показателей, требующих принятия оперативных решений.

Существенную роль в  принятии решений играет научно-техническая информация, содержащая новые научные знания, сведения об изобретениях, технических новинках своей фирмы и фирм-конкурентов. Это непрерывно пополняемый общий фонд и потенциал  знаний и технических решений, практическое и своевременное использование которого обеспечивает фирме высокий уровень конкурентоспособности.

Информация служит основой для подготовки соответствующих  докладов, отчетов, предложений для выработки и принятия управленческих решений.

Содержание каждой конкретной информации определяется  потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых  управленческих   решений.   К информации предъявляются определенные требования:

- краткость, четкость формулировок, своевременность поступления;

- удовлетворение потребностей  конкретных управляющих;

- точность и достоверность,  правильный  отбор  первичных  сведений,          оптимальность систематизации и  непрерывность  сбора  и  обработки          сведений.

Важную  роль  в   использовании   информации   играют   способы   ее регистрации, обработки, накопления и передачи; систематизированное  хранение и  выдача  информации  в  требуемой  форме;  производство  новой   числовой, графической и иной информации. Другими  словами  необходимо  рассмотреть технологию информационной деятельности.

      

1.2. Технология информационной деятельности

 

Информатизация менеджмента в современных условиях базируется  в основном на использовании вычислительной техники. Это —многоаспектный процесс, включающий в себя:

-  формирование  соответствующей  технико-технологической  базы   (с применением новейших информационных технологий и современных электронно-вычислительных и коммуникационных средств);

- организацию производства и сферы распределения информационно- вычислительных услуг;

-  отработку механизма  информационного обслуживания  и  создание          действенной системы управления данными процессами;

- внедрение и эксплуатацию  прогрессивных форм, методов и  средств проведения информационной деятельности в процессах  управления,  а также  создание для этого необходимых материально-технических, организационно-экономических и социальных условий.

Использование вычислительной техники и информационных технологий  в сфере управления открывает возможности более экономичной и  рациональной организации информационных процессов, повышения их гибкости и  динамичности, расширения диапазона анализируемых факторов при принятии решений и  факторов их  обоснований.  В  конечном  итоге  вся  масса  преимуществ использования электронно-вычислительной техники  позволяет  повысить  многократно  уровень управления.

Эффективное применение ЭВМ зависит от следующих условий:

- создания самих вычислительных  машин;

- создания для них программного  обеспечения;

- подготовленности среды  применения.

Оснащение электронной техникой позволяет экономить управленческие  и накладные расходы.

Во внутрифирменной системе информации  используются  следующие  виды вычислительной техники:

- ЭВМ крупногабаритные  и персональные;

- микропроцессоры;

- средства телекоммуникаций;

- электронные пишущие  машинки, композеры, терминальные устройства  со встроенной микроЭВМ;

- средства автоматизированной  обработки текстовой информации.

Современные ЭВМ способны одновременно  обрабатывать  текстовую, цифровую  и  графическую  информацию.  В  начале  80-х годов  в  крупных промышленных фирмах объем обрабатываемой цифровой информации  составлял около 10% всей обрабатываемой внутрифирменной  информации,  остальная часть приходилась на текстовую информацию. Обработка   текстовой информации осуществлялась с применением технических   средств, основанных на использовании встроенной микроЭВМ. В системе оперативного  управления  мини-ЭВМ чаще всего используются для:

- разработки  оперативных  планов  производства  и  контроля  за  их          выполнением;

- контроля движения запасов  материалов,  необходимых  для  процесса          производства;

- расчета заработной платы;

- контроля за поступлением  заказов;

- анализа данных о сбыте  продукции;

- регистрации поступления  платежей;

- ведения учета и отчетности.

Важную роль играет использование ЭВМ в  системе производственного контроля. Установленные на контрольных участках ЭВМ проверяют  качество поступающих на сборку частей и деталей  (сверка веса, размеров допусков применительно к существующим стандартам).

В современных  условиях  получило  развитие  использование  ЭВМ  для автоматического печатания текста с голоса  без  использования  машинистки.

Такие ЭВМ позволяют на 60 - 70% сократить затраты на ввод информации.

Развитие систем телекоммуникаций позволило объединить все технические средства обработки цифровой и текстовой информации в  единую внутрифирменную систему информации.

Наиболее эффективной считается  система  информации,  основанная  на одновременном использовании вычислительной техники и средств автоматизированной обработки текстовой информации.

Автоматизированные системы быстрого  поиска  и  выдачи  информации создаются для хранения большого числа различных документов и  облегчения пользования ими.

Организация за долгие годы работы накапливает  много  информации,  а быстрый поиск становится возможным при  эффективном  размещении  и  хранении этой  информации. Информационные базы данных включают   весь комплекс статистических показателей, характеризующих хозяйственную деятельность фирмы в целом и ее производственно-сбытовых  подразделений, а также фактический материал относительно всех факторов,  влияющих на состояние  и тенденции развития фирмы. Набор статистических показателей для базы данных тщательно разрабатывается и уточняется и охватывает те показатели, которые необходимы для глубокого всестороннего экономического анализа результатов и перспектив функционирования  фирмы. Обычно при формировании базы данных решается вопрос и о  системе хранения и обновления данных, а также обоснованной  увязки  данных, их взаимной согласованности,  возможности проведения сравнений и сопоставлений оценок хранимых в банке данных. Базы данных непрерывно  обновляются на определенной систематической  основе  с учетом требований управляющих - основных пользователей базой данных.4

Во многих фирмах созданы базы данных, в которых хранится  информация о  кадровом  составе  работников,  постоянно   обновляемая   и   максимально подробная,  систематизированная  по  самым  разнообразным  признакам. Выбор информации делается с выводом на печатающее  устройство компьютера, что позволяет следить за укомплектованностью штатов, перемещением кадров  внутри фирмы, набором и увольнением работников, повышением их квалификации.

Создание пакетов прикладных программ получила в современных условиях существенное развитие. Разработкой программ  стали  заниматься    и специализированные небольшие фирмы. Одни из них ориентированы на  разработку программ для персональных компьютеров, выпускаемых одной  фирмой,  другие  - на  разработку  прикладного  программного  обеспечения  для   разных  видов персональных компьютеров. Разработкой  программного  обеспечения  занимаются также специалисты  государственных учреждений,  университетов на  основе конкретных заказов или контрактов.

Комплексная автоматизированная обработка  информации предполагает объединение в единый комплекс всех технических средств обработки  информации с использованием новейшей технологии, методологии и  различных  процедур  по обработке информации.

Устройства автоматизированной обработки текстовой  информации принципиально отличны от ЭВМ, используемых для обработки  данных.  Это обусловлено тем, что обработка текста, выраженного словами,  предложениями, параграфами, не может осуществляться с помощью пакетов прикладных  программ.

Составление и редактирование текста может  производиться  только  человеком, взаимодействующим с устройством обработки текстовой  информации.  Компьютеры используется им только как средство для печати и редактирования текста.

Внедрение персональных компьютеров в информационно-управленческую деятельность фирм повлекло за собой возникновение и  развитие новых видов профессиональной деятельности, связанных с  обслуживанием компьютеров, а именно программистов, операторов,   систематизаторов, обработчиков и хранителей информации в требуемой форме. При этом наблюдается постоянное снижение стоимости персональных компьютеров и  повышение  уровня  заработной платы обслуживающего персонала.

Об автоматизации деятельности  по  управлению  персоналом  в  России начали говорить недавно. Если бухгалтерские пакеты созданы давно  и  активно применяются практически во всех структурах, то над  автоматизацией  труда кадровых работников задумывались мало, а спрос на такие системы в последнее время значительно вырос. Автоматизация   деятельности  по  управлению персоналом дает:

- оперативность контроля  возможность получения непротиворечивых  и полных данных о структуре предприятия,  позициях  штатного расписания и сотрудниках;

- жесткий контроль за  деятельностью дочерних предприятий;

- настраиваемую систему  разработки отчетной документации;

- переход на новые технологии  и методы работы;

- улучшение условий труда;

- гибкость управления.

Комплексные системы управления персоналом могут использоваться  для автоматизации работы отдела кадров, планово-экономического и  расчетного отделов, обучения персонала на любом  предприятии.

Что является основой управленческой деятельности? В  первую очередь - это делопроизводство, охватывающее процесс создания документов и организацию  работы  с  ними.  От того, как организован документооборот на предприятии, зависит эффективность работы предприятия в целом. На  качество управления предприятием влияют такие факторы, как оперативность и качество формирования документов, приема-передачи   информации,  согласованность  работы  справочно-информационной службы, четкая организация  хранения,  поиска  и  использования  документов.

Таким образом, автоматизация документооборота необходима для:

- формирования целостной  картины происходящего на предприятии;

- слаженной работы всех  подразделений;

- улучшения качества обслуживания  клиентов;

- эффективного использования людских, коммуникационных,              инвестиционных и других производственных ресурсов.

Впервые требования  к  работе  с  документами  были  описаны  М.  М. Сперанским в 1811 году. Он разработал методику ведения  делопроизводства  в государственных учреждениях и стал основоположником науки,   изучающей закономерности делопроизводства - документоведения.5  Основные  принципы  и задачи  документооборота  до   настоящего   времени   остались практически неизменными. По мере развития цивилизации, внедрения в повседневную жизнь достижений науки и техники в   делопроизводстве стала использоваться оргтехника. И, наконец, когда на смену печатной машинке пришел компьютер, а переписка стала возможной без использования конвертов и почтовых марок, совершенно очевидным стал тот факт, что сегодня при работе с информацией не обойтись без использования новейших информационных технологий:

- систем в архитектуре  клиент-сервер;

- систем сканирования  и распознавания текста;

- систем управления базами  данных, поиска документов;