Теоретические основы информационного обеспечения управления предприятием

2. Совершенствование информационного   обеспечения в организации

 

2.1. Внедрение автоматизированной

информационной системы

 

Внедрение системы автоматизации управления, как  и  любое  серьезное преобразование на предприятии, является сложным и зачастую  болезненным процессом. Тем не менее, некоторые проблемы, возникающие при  внедрении системы,  достаточно  хорошо  изучены,  формализованы и  имеют  эффективные методологии решения. Заблаговременное изучение этих проблем и  подготовка  к ним  значительно  облегчают  процесс  внедрения  и  повышают эффективность дальнейшего использования системы. Далее  приведены  основные  проблемы  и задачи, возникающие в большинстве случаев при внедрении систем управления  и рекомендации по их решению.

Основные проблемы  и  задачи,  требующие  особого  внимания:

1) Отсутствие постановки  задачи менеджмента на предприятии;

2) Необходимость в частичной  или  полной  реорганизации  структуры              предприятия;

3) Необходимость изменения технологии бизнеса в различных             аспектах;

4)  Сопротивление сотрудников  предприятия;

5) Временное увеличение  нагрузки на сотрудников во  время внедрения              системы;

6) Необходимость в формировании квалифицированной группы внедрения и сопровождения системы, выбор сильного руководителя             группы.

Отсутствие постановки задачи менеджмента является наиболее  значимым и сложным. На первый взгляд, его тема перекликается с  содержанием второго пункта, посвященного реорганизации структуры предприятия. Однако, на самом деле он является  более  глобальным  и  включает  в  себя  не только методологии управления, но также философские и психологические аспекты. Дело в том, что большинство руководителей управляют своим подразделением, только исходя из своего опыта, своей интуиции, своего видения и  весьма  неструктурированных данных о его состоянии и динамике. Как правило, если руководителя  попросить описать в каком-либо виде описать структуру деятельности своего  предприятия или набор положений, исходя из которых он принимает управленческие  решения, дело достаточно быстро заходит в тупик.

Грамотная постановка задач менеджмента является важнейшим  фактором, влияющим как и на успех деятельности предприятия в целом,  так  и  на  успех проекта автоматизации. Например, совершенно бесполезно    заниматься внедрением автоматизированной системы электронного  документооборота,  если сам документооборот  не  поставлен  в  организации  должным  образом,   как определенный последовательный процесс.

К сожалению, на настоящий момент  в  России  до  конца  не  сложился национальный подход к менеджменту, и в данный момент российское  управление представляет собой гремучую смесь из теории западного  менеджмента  (которая во  многом  не  является  адекватной  существующей  ситуации)  и  советско-российского  опыта,  который,  хотя и  во  многом  гармонирует с  общими жизненными принципами, но уже  не  отвечает  жестким  требованиям  рыночной конкуренции.

Поэтому, первое, что  необходимо  сделать  для  того,  чтобы  проект внедрения  автоматизированной  системы   управления   оказался   удачным   - максимально формализовать все те контуры управления, которые  собственно  Вы планируете автоматизировать. В большинстве случае, для  осуществления этого не обойтись без привлечения профессиональных  консультантов, но по опыту, затраты на консультантов просто не сопоставимы с  убытками  от  проваленного проекта автоматизации. Однако нужно не ошибиться в выборе консультантов, но это уже отдельный сложный вопрос.

Необходимость в частичной  реорганизация  структуры  и  деятельности предприятия. Прежде чем приступать  к  внедрению  системы  автоматизации  на предприятии обычно необходимо  произвести  частичную   реорганизацию   его структуры и технологий ведения бизнеса. Поэтому, одним из  важнейших  этапов проекта внедрения, является полное и достоверное обследование  предприятия во всех аспектах его деятельности. На основе заключения,  полученного  в результате  обследования, строится  вся дальнейшая   схема   построения корпоративной информационной  системы.  Несомненно,  можно  автоматизировать все, по принципу "как  есть",  однако,  этого  не  следует  делать  по  ряду причин. Дело  в  том,  что  в  результате обследования  обычно фиксируется большое количество мест возникновения необоснованных дополнительных затрат, а также противоречий в  организационной  структуре,  устранение   которых позволило бы уменьшить производственные и логистические издержки, а также существенно сократить время исполнения  различных  этапов основных бизнес- процессов. Под термином реорганизация я  даже  не  имею  в  виду  реинжиниринг  в  его классическом западном понимании, с полной перестройкой всей  внутрихозяйственной и коммерческой  деятельности. Реорганизация может  быть  проведена в ряде локальных точек, где она объективно необходима, что  не повлечет за собой ощутимый спад активности текущей коммерческой деятельности.

Необходимость в изменении  технологии  работы  с  информацией, и принципов ведения бизнеса. Эффективно построенная информационная система не может не  внести  изменений  в  существующую  технологию   планирования бюджетирования и контроля, а также управления бизнес-процессами.

 

 

 

 

2.2 Улучшение сетевой организации предприятия

 

Персональные компьютеры и компьютерные сети стали важным фактором не только благополучия малых и растущих предприятий, но  и  их  выживания. Они являются инструментом, позволяющим  рационализировать   работу,  снизить затраты и повысить производительность труда служащих.

Одна  из  главных  задач  владельца  небольшой  фирмы  -   опережать конкурентов. Чтобы сохранить конкурентоспособность на сегодняшнем  рынке, нужно добиваться повышения выручки с наименьшими затратами - и именно  здесь на помощь приходит современная сетевая технология.

Правильно сделанное капиталовложение в компьютерную сеть  поможет предприятию зарабатывать деньги  за счет четырех  основных факторов.  Оно позволит:

- Снизить административные  накладные расходы

- Повысить производительность  труда

- Рационализировать ведение  дел

- Снизить затраты на  аппаратные средства.

Это как раз и началось осуществляться с 1998 года, другое дело как это делается.  К числу недостатков можно причислить:

1) Нет утверждённого плана  развития компьютерной сети или  он не       соблюдается.

2) Администрирование сети  происходит по принципу «всё  закрыть» даже внутри отделов  и подразделений.

3) Не используются потенциальные возможности локальной вычислительной сети

4) Не производилось обучение  сотрудников порядком работы  в сети и с      сетевыми  приложениями.

5) Система администрирования  сети по плану является централизованной, а фактически является децентрализованной.

Перечисленные выше преимущества локальной сети не используются. Так, например, повышение производительности труда. Наличие сети   позволяет работникам организации тратить меньше времени на рутинные операции,  экономя его для производительности труда. Рассылая служебные записки по  электронной почте,  менеджеры  избавляются  от  необходимости  печатать,  копировать   и разносить  их.  Электронная  почта   обеспечивает   практически   мгновенную доставку корреспонденции и реакцию на нее. 

Применение сетевых приложений,  таких как система управления базами данных и электронные таблицы,  позволяет сотрудникам работать совместно, не покидая своего рабочего места, где бы ни находились пользователи или прикладные программы. Это   может намного ускорить ведение дел.

Наличие сети позволит сотрудникам фирмы совместно использовать достаточно дорогостоящее периферийное оборудование, такое как лазерные принтеры, устройства резервного копирования, коммуникационное  оборудование. Это снижает их стоимость, приходящуюся на одного пользователя, и  обеспечивает  доступ  к нему большому числу работников.

Значительное  снижение  административных  расходов   возникает   при объединении  персональных  компьютеров в сеть. Если, например,  менеджер решает перейти на новую версию прикладной программы, ему  достаточно  внести изменения только в ее совместно используемую копию, а не на  каждом  рабочем месте.  Простота  управления  сетью  означает  повышение  производительности труда работника, ответственного за ее эксплуатацию. Это особенно важно для небольших подразделений организации, где   управление часто совмещается с исполнением других обязанностей. Чем  меньше  времени  тратит менеджер на выполнение  рутинных  операций,  тем  больше времени он может уделить решению важных для подразделения текущих задач, что, в конечном счете, повышает рентабельность организации.

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Люди организуют свою деятельность в  силу  разных  причин  -  чтобы закончить работу или задание,  чтобы  сократить  или  удалить  дублирование действий, чтобы создать центры  ответственности, чтобы обеспечить стабильность.  Информационные системы  должны  поддерживать  эти   цели.

Информационные системы обеспечивают  определенные  преимущества   перед конкурентами  автоматизируя  операции  внутри  системы  и  улучшая  качество или поставку конечного  продукта  организации.  Преимущества  внутри  самой фирмы  проявляются  в поддержке  операционного   контроля,   организации управленческого  контроля и в стратегическом  планировании.   Также информационные системы улучшают качество продукта, расширяя    его документальную базу и сервис.  Используя глобальную  компьютерную  сеть Интернет, руководители способны получать и обмениваться   оперативной информацией, а также проводить различного рода исследования.

Таким  образом, использование технологий, которые входят в понятие информационная система - залог успешной деятельности на рынке.

  Использование информационной технологии относится к наиболее противоречивым  внутрифирменным  проблемам. Руководство предприятий  часто отказывается их решать, так как не чувствует себя достаточно  компетентным.

Решения  обычно  возлагаются  на  руководителей  информационных  служб   или специализированные внешние организации.

Хозяйственные риски, связанные с информационными  технологиями, постоянно растут, и неясно,  до  каких  пор  руководство предприятий  будет недооценивать этот важный стратегический ресурс. Правда, в последнее  время высший менеджмент стал внимательнее относиться к    информационным технологиям. Именно от него должны исходить  решающие   инициативы   по изменению ситуации в данной сфере.

 Можно выделить шесть  заинтересованных  групп,  от  которых  зависит принятие решений в сфере ИТ.:

- высшее руководство, которое  должно управлять ИТ как стратегическим потенциалом предприятия;

- специалисты, занимающиеся поиском системных решений для оптимизации специальных функциональных задач;

- менеджеры отдельных хозяйственных подразделений, которые  должны использовать ИТ, в силу логики своей  хозяйственной  деятельности, чтобы удовлетворять запросы клиентов, снижать издержки и т.д.;

- менеджеры служб бухгалтерско-финансового учета, если таковые   предусмотрены организационной структурой предприятия;

-  поставщики ИТ, которые должны предлагать услуги в строгом   соответствии с проблемными установками своих потребителей;

- собственное информационно-технологическое  подразделение.

 На многих предприятиях  подобные группы интересов не получают признания.  Высшее  руководящее звено часто делегирует   соответствующие функции группе руководителей, следя за выполнением нескольких  заданных показателей. Сознательный отказ высшего менеджмента от своих  обязанностей приводит к принятию малокомпетентных решений,   постановке нереальных плановых задач. Отсутствует также должная мотивация в этой сфере.

Специалисты в силу ограниченности  своей  сферы  деятельности  часто лишены  возможности  иметь полную  ясность относительно всего   процесса производства товаров и услуг. Отсюда возникают нереалистичные  требования к информационным технологиям. Специалисты должны совершенствовать свои  знания о производственном процессе, уясняя при этом роль информационных  технологий в нём.

Менеджеры  отделов  бухгалтерско-финансового учета выполняют  роль своего рода "переводчиков" при обсуждении с клиентом  решений  в  области информационных технологий. Они должны также вносить ясность  относительно ожиданий клиентов и пользователей, связанных с    информационно-технологическими услугами.

Что касается поставщиков ИТ, то  основная  проблема  заключается  во взаимоотношениях с клиентом, который часто вынужден  мириться  с  ролью "подопытного кролика". Недальновидная сбытовая политика нередко ограничивается размещением одного или нескольких заказов. Наряду  с  этим возрастает зависимость поставщиков информационных технологий от разработчиков программного обеспечения. Для решения этих проблем поставщикам рекомендуется переходить на более современную  хозяйственную стратегию, в основе которой лежат ориентация на клиента,  ключевые компетенции, долгосрочные связи с клиентурой на базе  взаимного  доверия, большая гибкость и готовность к риску.