Состояние и пути совершенствования учета и контроля материалов

     Под организацией бухгалтерского учета  понимают систему условий и элементов  построения учетного процесса с целью  получения достоверной и своевременной  информации о хозяйственной деятельности организации и осуществления контроля за рациональным использованием производственных ресурсов и готовой продукции.

     Ответственность за организацию бухгалтерского учета  в СПК «Маяк», соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несет руководитель данной  организации.

    Основы построения учетного процесса в исследуемом хозяйстве регламентированы в Учетной политике организации. Руководитель организации Островский В.Л. утверждает ежегодно Приказ об учетной политике, как для целей бухгалтерского учета, так и для целей налогового учета (Приложение 1,2).

     Бухгалтерский учет предприятия ведет бухгалтерия, являющаяся самостоятельным структурным подразделением, возглавляемая главным бухгалтером Зябловой В.Н. Совместно с другими подразделениями работники бухгалтерии участвуют в составлении планов и анализа финансово – хозяйственной деятельности.

     Бухгалтерский учет централизован и его структура  имеет следующий вид (Рис.1).

                                    Подразделения      бухгалтерии

 Рис. 1.- Структура бухгалтерии СПК «Маяк».

     Главный бухгалтер несет ответственность  за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное предоставление полной отчетности в налоговые органы.

     Учет  имущества и хозяйственных операций осуществляется непрерывно, сплошным методом по разработанному рабочему Плану счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятия на основании одноименного Плана счетов, введенного в действие приказом Минфина РФ от 31.10.200 г. № 94 н..

       Для систематизации и накопления информации, содержащихся в первичных документах, используются журналы-ордера, то есть на предприятии применяется журнально-ордерная форма учета.

     Одной из необходимых предпосылок правильного  построения бухгалтерского учета является надлежащая организация документооборота. Он представляет собой движение документов в учетном процессе от момента их составления до завершения использования и сдачи в архив.  Документооборот составляется в виде графика, где указывается наименование и номер каждой формы документа, его назначение, сроки, в каком количестве и кем составляется, кто подписывает документ, когда и куда он предоставляется, кто его принимает, проверяет, обрабатывает, куда и на основании чего делаются записи. График документооборота составляется главным бухгалтером, утверждается руководителем и является обязательным для исполнения. Контроль за соблюдением графика осуществляется главным бухгалтером.

     Все хозяйственные операции, проводимые организацией, оформляются предварительными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

     Первичные учетные документы принимаются  к учету, если они составлены по форме, содержащихся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной документации и содержат обязательные реквизиты.

     При отпуске материально-производственных запасов в производство и ином выбытии (кроме торговой реализации товаров) их оценка производиться по средней себестоимости.

     Оценка  материально-производственных запасов  по средней себестоимости производиться по каждой группе (виду) запасов на их количество, складывающихся соответственно из себестоимости остатка на начало месяца и поступивших запасов в течение данного месяца.

     При проведении переоценки материалов ее результат списывается непосредственно на счет 91 «Прочие доходы и расходы»: в дебет - суммы уценки, в кредит – суммы дооценки.

     В дальнейшем результат от переоценки материалов относится на счет 99 «Прибыли и убытки» в состав сальдо прочих доходов и расходов.

     Резервы под снижение стоимости материальных ценностей не создаются.

     Материалы, на которые в течении года снизились  цены или они частично потеряли свое первоначальное качество, переоцениваются  по акту. Разница между первоначальной стоимостью и оценками вложенной стоимости относиться на результат финансово - хозяйственной деятельности. 

2. Организация складского хозяйства и складского учета

                   производственных запасов 

     Для обеспечения сохранности продукции  и прочих товарно-материальных ценностей в СПК «Маяк» организовано складское хозяйство. Хозяйство располагает центральными складами, а также складами и кладовыми, находящимися в отделениях, на фермах, в бригадах и других подразделениях хозяйства. В зависимости от видов ценностей, для хранения которых предназначены склады, последние подразделяются на специализированные и общие.

     На  общих складах хозяйства находятся  товарно-материальные ценности, не требующие  создания особых условий для их хранения.  Специализированные склады приспособлены для хранения специфических товарно-материальных ценностей. Так, зернохранилища должны соответствовать условиям хранения зерна. Для хранения запасных частей склад оборудуется стеллажами, на которых размещаются запасные части по их прейскурантным номерам и т.д.

     Все складские помещения хозяйства  оборудованы противопожарными средствами и имеют хорошо налаженное весовое хозяйство, а также необходимый инвентарь.

     Во  всех случаях материальные ценности, где бы они не хранились, передают под ответственность кладовщикам, заведующим током и другим специально выделенным материально-ответственным лицам. Этих лиц назначает руководств хозяйства. С каждым из них в установленном порядке заключается письменный договор о материальной ответственности.

     Материально – ответственное лицо специально инструктируют по поводу своих обязанностей и ответственности. Инструктаж проводит главный бухгалтер хозяйства. Материально – ответственные лица отвечают за сохранность вверенных им ценностей. Со своей стороны руководство создает им необходимые условия для работы, в том числе организуют охрану складов в нерабочее время, ночные часы и т.п.

     На  всех складах хозяйства учет движения материальных ценностей ведется на карточках складского учета материалов (ф. № Н-17) (Приложение 5), которые выдают материально – ответственным лицам под расписку. На складе карточки хранятся в специальных картотеках по учетным группам, а внутри группы – по номенклатурным номерам.  На каждый номенклатурный номер продукции и материалов открывается карточка.

     На  складах в непосредственных местах хранения каждого вида продукции и материалов прикрепляются специальные ярлыки с указанием названия данного вида материальных ценностей, его характеристики, а в необходимых случаях и целевого назначения.

     В карточке складского учета на каждый вид хранимых материалов открывается отдельный счет, учет ведут только в натуральных измерителях. В заготовке счетов указывают единицу измерения, номенклатурный номер и цену. По каждому счету в картотеке оставляется место для открытия новых счетов в течении года для записи данных о вновь поступивших материалов.

     Записи  в карточках складского учета  ведутся только на основании документов. Без правильно оформленных документов  на оприходование или выдачу продукции кладовщик не имеет права принимать или отпускать продукцию. Кладовщик должен иметь у себя образцы записей тех лиц, которые уполномочены распоряжаться материальными ценностями в хозяйстве. После каждой записи о поступлении или расходовании материалов или продуктов на счетах в карточках складского учета выводят остаток. Записи в карточках производят строго по каждому документу, объединение нескольких документов в одну запись не допускается. Из накопительных документов (ведомость расхода кормов, лимитно - заборные карты и др.). Записи делают по мере их закрытия, но не позднее первого числа следующего за отчетным месяца.

     Продукция и производственные запасы, поступающие  на склад из бригад и ферм сопровождаются накладными. Принимаю продукцию, кладовщик  отмечает в графе «Принято» фактическое количество полученной продукции и подтверждает это своей подписью. У кладовщика остается один экземпляр накладной, который является основанием для оприходования принятой продукции и записи в карточке складского учета. Материальные ценности, поступающие на склад со стороны, приходуют на основании счетов-фактур и других документов организаций-поставщиков. При поступлении материальных ценностей кладовщик расписывается об этом на сопроводительных документах.

     В конце каждого месяца на основании  первичных документов и записей  в карточках складского учета  материально - ответственные лица составляют отчет о движении материальных ценностей (ф. № 121) (Приложение 6), а по нефтепродуктам – отчет о движении горючего и смазочных материалов (Приложение 7) приспособленной формы. К отчету прилагаются все первичные документы за месяц. Отчет составляется в натуральных измерителях, оценка  отраженных в отчете материальных ценностей производиться в бухгалтерии. Отчеты о движении материальных ценностей составляют в двух экземплярах, из которых один остается в бухгалтерии, а второй с подписью бухгалтера возвращается кладовщику после сверки его данных с документами.

     На  каждую группу материальных ценностей, учитываемых на отдельных синтетических  счетах, составляют отдельный отчет, в котором указывают остаток ценностей на начало месяца, затем заполняют приходную расходную его части и выводят сальдо на конец месяца по каждому виду ценностей и в целом по отчету. Приход и расход группируют по источникам поступления и направлениям расходования. Такую группировку производят по корреспондирующим счетам, которые в дальнейшем и проставляют на отчете в бухгалтерии при контировки документа. Этот порядок составления счетов в значительной степени облегчает их проверку  и дальнейшее использование в учетной работе, устраняет необходимость других разработок материальных документов.  

3. Организация первичного учета поступления и  выбытия материалов

     Сельскохозяйственное  производство характеризуется разнообразными условиями поступления, хранения и  расходования полученной продукции. Это  приводит к необходимости использования довольно многочисленных форм первичных документов. Рассмотри организацию документального оформления поступления и расходования товарно – материальных ценностей в СПК «Маяк».

     В СПК «Маяк» продукция растениеводства поступает с поля на основании талонов. В талонах отдельные показатели, такие, как наименование хозяйства, фамилии комбайнера и шофера, заполняются заранее, это существенно сокращает затраты рабочего времени на их оформление (Приложение 8). Так были выданы талоны водителю Карпову Ю.А. на машину ЗИЛ Х537АЕ и комбайнеру Смелову В. на ДОН -1500.

     Талон комбайнера является сопроводительным документом при транспортировке зерна на ток или другое место хранения. На току зерно взвешивается, записывают номер талона комбайнера, фамилию шофера, номер машины и массу зерна, принятого весовщиком. Одновременно массу зерна записывают в реестр приема зерна весовщиком (приложение 9).

     Иногда  могут использовать и реестры  отправки зерна и другой продукции с поля (форма СП-1) (Приложение 10). Перед началом уборочных работ бухгалтерия выдает каждому комбайнеру под расписку блокнот реестров. В них заранее указывают название организации, фамилию комбайнера, номер агрегата, документа под одним номером три экземпляра. Бал выписан реестр на отправку зерна и другой продукции с поля №154 Елизарову В. на уборку ячменя. Было сделано три ездки, бункерная масса составила 38ц в каждой ездке, всего было убрано 114ц.