Состояние и пути совершенствования учета и контроля материалов

     Порядок и сроки проведения инвентаризации хозяйственных средств и расчетов устанавливается отдельным приказом перед началом каждой инвентаризации.

     При инвентаризации материальных ценностей  проверяется наличие продукции и производственных запасов на определенную дату путем пересчета, взвешивания, определения их объема и сопоставления полученных фактических данных с данными бухгалтерского учета.

     В зависимости от объема проверки инвентаризации подразделяются на полные, частичные  и выборочные. По перечню решаемых вопросов различают комплексные и тематические инвентаризации.

     При частичной инвентаризации проверяют  наличие ценностей в отдельных местах хранения. Полная – когда проверкой охватываются все ценности в хозяйстве в целом. Обязательная и полная инвентаризация проводиться ежегодно перед составлением годового отчета в конце ноября. Также в СПК «Маяк» по некоторым видам производственных запасов инвентаризация проводиться ежемесячно. Это проверка  нефтепродуктов. Остатки кормов, удобрений, семян проверяются на 1 июля и 1 декабря. Могут быть и внеплановые  проверки.

     Для проведения инвентаризации в СПК «Маяк», приказом руководителя хозяйства назначается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. В ее состав входят представители администрации организации, инженеры, агрономы, техники. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

     Порядок проведения инвентаризации устанавливается  приказом руководителя организации, в котором указывают:

• состав рабочей инвентаризационной комиссии;
• перечень инвентаризационного имущества и обязательств;
• сроки проведения инвентаризации;
• причины инвентаризации.

     До  начала проверки в инвентаризационную комиссию передаются последние на момент инвентаризации приходные документы или отчеты о движении МЦ. Председатель комиссии ревизирует все приходные и расходные документы, приложенные к отчетам, что служит основанием для определения остатков имущества на начало инвентаризации по учетным данным.

     С материально-ответственного лица берется  расписка о том, что у него нет  неоприходованных или несписанных  в расход ценностей. Она включается в залоговую часть инвентаризационной описи, которая является основной формой первичной документации для учета результатов натуральной инвентаризации. Описи заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, не допускается оставление в описях незаполненных строк. Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально-ответственное лицо. На последней странице описи делается отметка о проверке цен, таксировка и подсчет итогов с подписью лиц, производивших эту проверку (приложение 24).

     Полученные  в результате инвентаризации фактические  данные подлежат обязательному сопоставлению  с данными бухгалтерского учета, на основании чего определяются результаты инвентаризации – недостатки или излишки МЦ. Расчетные отклонения фиксируются в актах инвентаризации. Акт инвентаризации составляется на бланке свободной формы, в котором указывается дата проведения инвентаризации, причины ее проведения, состав комиссии, фактическое наличие МЦ. В конце данный акт подписывается членами комиссии и материально – ответственными лицами.

     Результаты  инвентаризации рассматриваются на общем собрании коллектива и принимаются соответствующее решения.

     Если  выявлены излишки, то они приходуются  проводкой: дебет 10 кредит 91 «Прочие  доходы и расходы

     Недостачи товарно – материальных ценностей, а также потери от порчи ценностей  относят на дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» с кредита счета 10. Если недостачи выявлены ревизиями в текущем году, но относятся они к прошлым годам, то на дебет счета 94 относятся с кредита счета 98 «Доходы будущих периодов», субсчет 3 «Предстоящие поступления задолженности по недостачам, выявленным за прошлые годы».

     Если при недостаче не установлены виновные лица или суд отказал во взыскании с них, все потери списывают на убытки:

• дебет 94 кредит 10 – выявлена недостача МЦ;
• дебет 20 кредит 94 – списана на затраты недостача МЦ в пределах норм естественной убыли;
• дебет 91 кредит 94 – списываются оставшиеся материальные ценности.

             Недостающую продукцию текущего года списывают по плановой себестоимости (без последующей корректировки до фактической),  сельскохозяйственную продукцию и покупные ТМЦ – по балансовой стоимости.

     Недостачи семян, кормов в пределах норм естественной убыли списывают путем распределения (пропорционально списанному количеству) по основным направлениям расхода семян, кормов: использованных на производство – на субсчета 20.1; 20.2; 23; отпущенных в переработку – 20.3; реализованных – на счет 90; на остаток – на счет 10.

     Недостачу сверх норм естественной убыли, если установлено виновное лицо, составляют следующие бухгалтерские записи:

1. дебет 94 кредит 10;
2. дебет 73.2 кредит 94;
3. дебет 73.2 кредит 98.4;
4. дебет 70, 50 кредит 73.2
5. дебет 98.4 кредит 91

     Недостачи и потери ТМЦ вследствие стихийных бедствий списывают на счет 91 «Прочие доходы и расходы», а застрахованных на счет 76.1 «Расчеты по имущественному и личному страхованию».

     Недостачи, хищения, порчу ТМЦ по счету 94 учитывают  в группировочной ведомости аналитического учета. Согласно регистров АПК это должно учитываться в ведомости № 54 – АПК. Записи в ведомости ведут по лицам, допустившим порчу или недостачу МЦ. Данные из ведомости переносят в журнал-ордер № 10-АПК, затем производиться сверка оборотов, и данные заносятся в главную книгу.

     Результаты  инвентаризации подлежат отражению  в учете и отчетности того месяца, в котором она была закончена, а по годовой инвентаризации – в годовом бухгалтерском отчете. 

7. Совершенствование учета материальных ценностей

     Основной  формой бухгалтерского учета на сельскохозяйственных предприятиях при ручной обработки информации является  журнально – ордерная. В настоящее время ее применяют практически все хозяйства, не перешедшие на компьютеризацию бухгалтерского учета. В сельском хозяйстве она строиться в соответствии с общими принципами организации учета по этой форме, в народном хозяйстве с отражение специфики деятельности сельскохозяйственных предприятий.

       В рассматриваемом хозяйстве учет ведется также по журнально-ордерной форме. В частности, не применяются некоторые журналы-ордера. Также нарушением является то, аналитический учет ведется не в ведомостях. Следовательно из выше сказанного можно сделать вывод, что необходимо привести отчетность в должное состояние.

     Еще необходимо усовершенствовать первичную  документацию и улучшить ее заполнение, т.к. применяются устаревшие формы документации не надлежаще оформлены.

     На  основании Приказа Минфина РФ от 07.05.03 № 38  в План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий и инструкцию по его применению внесены изменения и дополнения. Данные дополнения и изменения внесены для отражения в бухгалтерском учете операции в соответствии с нормативными документами, применяемыми с начала текущего года:

• Положением по бухгалтерскому учету «Учет расходов на научно-исследовательские, опытно-конструкторские и технологические работы» (ПБУ – 17/02), утвержденным приказом Минфина России от 19.11.02 № 115 Н;
• Положением по бухгалтерскому учету «Учет расходов по налогу на прибыль» (ПБУ – 18/02), утвержденным приказом Минфина России от 19.11.02 № 114 Н;
• Положением по бухгалтерскому учету «Учет финансовых вложений» (ПБУ - 19/02), утвержденным приказом Минфина России от 10.12.02 № 126 Н;
• Методическими указаниями по бухгалтерскому учету специального инструмента, специальных приспособлений, специального оборудования и специальной одежды, утвержденными приказом Минфина России от 26.12.02 № 135 Н.

     Дополнительно вводятся к счету 10 новые субсчета:

• специальная оснастка и специальная одежда на складе;
• специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации.

     Рекомендуем ввести счет 14.

     Отрицательной чертой является так же и то, что  в хозяйстве не полностью используется мощность компьютеров.

     Хозяйственные операции сельскохозяйственных предприятий  весьма специфичны. Поэтому обычные  формы документов здесь почти  не используются, а применяются специальные бланки первичных документов для сельскохозяйственной отрасли. Но многие из них действуют давно (пункт 1 статья 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 года № 129 ФЗ «О бухгалтерском учете») и на сегодняшний день устарели. Поэтому Минсельхоз России совместно с Госкомстатом России разработали новые формы специализированных первичных документов. Уже в марте-апреле 2003 года они вступили в действие и их должны применять  все сельскохозяйственные предприятия.

     Многие  формы специализированной первичной  документации остались прежними. В  них лишь добавили новые или исключили ненужные графы.

     Кроме того, вместо некоторых действовавших  ранее специализированных форм теперь сельхозпредприятия будут использовать формы, которые применяются в остальных отраслях.

     Но  особенности, которыми обладает деятельность сельхозорганизаций, не позволили полностью отказаться от специализированных форм. Поэтому в ближайшее время Минсельхоз России по согласованию с Госкомстатом России выпустит обновленные специализированные формы первичной учетной документации. Все они приведены в соответствии с новыми правилами бухгалтерского учета и налогообложения.  Рассмотрим некоторые из них поподробнее в таблице 14.

     Для всех ручных форм бухгалтерского учета  характерна обработка информации от первичного документа до баланса путем последовательной регистрации данных в регистрах, получение итогов разных степеней соответствующих записей в последующий регистр после получения очередного итога. В результате чего неизбежны многократные дублирования данных, переписывание полученных итогов из одного регистра в другой. Даже при журнально-ордерной форме учета допускается дублирование. Для того, что бы получить итого по какому-либо признаку, необходимо однородные операции сгруппировать в соответствующем регистре; для получения более общего итога произво-

дят другую группировку по полученным частным итогам и т.д.

Автоматизированные  формы учета строятся на иных принципах. Применение соответствующих вычислительных машин обеспечивает получение итогов разных степеней без переписывания данных из одного  регистра в другой регистр.   

     Таблица 14 - Сравнительная таблица первичных документов