Помимо  исполнения заданий по отдельным  входящим или распорядительным документам, в системе предусмотрена возможность  создания и исполнения набора заданий, объединенных в процессы.

           Процесс может включать одно задание или определять последовательность выполнения нескольких заданий. У каждого задания, включенного в процесс, может быть один или несколько исполнителей. В задании могут быть указаны сроки исполнения, вариант исполнения и ряд других параметров.

           Для создания процесса требуется создание карточки процесса и добавление в нее необходимого количества заданий (карточек заданий). Для каждого задания определяются исполнители и варианты исполнения задания:

• Параллельный
• Последовательный

     Ход исполнения документа / процесса отражается в его регистрационной карточке, содержащей список заданий и текущее состояние каждого задания (на вкладке Задания). Из карточки документа / процесса может быть открыта карточка задания. В карточке задания хранится полная история операций по его исполнению. Для исполнителей и контролера задания могут быть настроены тип маршрутизации задания (способ отправки задания исполнителю). Для каждого исполнителя может быть указана дата отправки по электронной почте напоминания о сроках исполнения задания.

           К заданию может  быть привязано любое количество произвольных вложений: электронных  документов и записей справочников системы.

           С заданиями работают непосредственные исполнители, секретарь  и делопроизводитель, руководители.

     Поиск зарегистрированных документов

           Поиск документов, зарегистрированных в электронном архиве документов, является важной функцией системы. Сокращение времени, которое затрачивается  на поиск документов, является одним  из главных преимуществ автоматизированного  документооборота.

     Система обеспечивает два вида поиска:

     1. Расширенный поиск, включающий:

3. Полнотекстовый поиск — поиск карточек по строке в тексте карточек документов и/или связанных с документами файлов.
4. Атрибутивный поиск — поиск карточек по их атрибутам.
5. Параметрический поиск, являющийся разновидностью атрибутивного поиска, который предоставляет пользователям возможность ввода значений атрибутов (параметров) каждый раз перед выполнением поиска карточек.

2. Поиск по представлению - выполнение контекстного поиска карточек по ключевому слову или фразе в текущем представлении.

           Возможности разных видов поиска облегчают и ускоряют работу секретаря и делопроизводителя  по предоставлению своевременной и  достоверной информации по запросам; по формированию статистических данных. К тому же каждый пользователь может получить необходимую ему информацию о документах и о процессах исполнения заданий. 

     Обеспечение конфиденциальности 

           Конфиденциальность  документов, хранящихся в системе DocsVision, обеспечивается следующими возможностями:

• контроль и настройка прав доступа на каждый документ/папку (полный доступ, изменение, просмотр, полное отсутствие доступа) обеспечивает защиту от несанкционированного доступа;
• протоколирование всех действий пользователей позволяет быстро восстановить историю работы с документом и проконтролировать такие действия над документом, как просмотр, изменение, выписка копии и пр.

           Электронно-цифровая подпись: ЭЦП, реализованная с использованием MS CryptoAPI, позволяет системе интегрироваться с различными системами криптозащиты информации, в том числе  с сертифицированными.

           С данными функциями  приложения работает отдел автоматизированных систем управления, служба безопасности, директор по экономике и финансам.

     Системные справочники

           Необходимы для  настройки системы  конкретной организации, содержат постоянную информацию (например справочники: виды документов, справочник ссылок, группы дел,  виды задач,   и т. д.), что обеспечивает удобство оперативной работы с клиентами и потенциальными покупателями, дает оперативный доступ к информации о клиенте и истории взаимоотношений с ним в процессе продаж и маркетинговых мероприятий.

           Справочники предназначены  для всех пользователей системы. 
 
 

     Вывод по главе 2

     Таким образом, приложение «Делопроизводство» системы автоматизации делопроизводства «DocsVision» облегчает, ускоряет и делает проще работу не только подразделений, связанных непосредственно с ведением и организацией делопроизводства, таких как отдел делопроизводства, но и других отделов компании, например, юридического отдела, отдела имущественного страхования, отдела личного страхования и др.

     Приложение  «Управление процессами» обеспечивает удобство оперативной работы с клиентами  и потенциальными покупателями, дает оперативный доступ к информации о клиенте и истории взаимоотношений с ним в процессе действия договора; позволяет руководителям следить за процессом выполнения заданий.

     Приложение  позволяет организовать весь процесс  документооборота в компании в целом, охватывает территориально удаленные управления и участки, что облегчает деятельность работников отдела делопроизводства по передаче документов, а также позволяет отслеживать состояние работы с документами на рабочих местах. 
 
 
 
 

3.Организационно-экономические аспекты внедрения приложения «Делопроизводство» системы «DocsVision» для автоматизации делопроизводства Брянского филиала ОАО «СОГАЗ».

 

     В данной дипломной работе будут описаны  факторы, которые влияют на экономическую  эффективность внедрения приложения «Делопроизводство» системы «DocsVision»  для совершенствования делопроизводства, рассчитан экономический эффект от внедрения в компании программного продукта и рассмотрены      организационные аспекты внедрения приложения информационной системы.

3.1. Факторы, влияющие на экономическую эффективность проекта внедрения системы

 

     Внедрение приложения информационной системы  – это не  что иное, как инвестиционный проект.

     Инвестиционный  проект (ИП) – обоснование экономической целесообразности, объема и сроков осуществления капитальных вложений, в том числе необходимая проектно-сметная документация, разработанная в соответствии с законодательством РФ и утвержденными в установленном порядке стандартами (нормами и правилами), а также описанием практических действий по осуществлению инвестиций (бизнес - план). Инвестиционный проект всегда порождается некоторым проектом (понимаемым в смысле второго определения), обоснование целесообразности и характеристики которого он содержит. В связи с этим под теми или иными свойствами, характеристиками и (или) параметрами ИП (продолжительность, реализация, денежные потоки и пр.) в Рекомендациях понимаются соответствующие свойства, характеристики и (или) параметры порождаемого им проекта.

     Источники инвестиций:

1. средства, образующиеся в ходе осуществления проекта. Они могут быть использованы в качестве инвестиций (в случаях, когда инвестирование продолжается после ввода фондов в действие) и в общем случае включают прибыль и амортизацию производственных фондов. Использование этих средств называется самофинансированием проекта;
2. средства, внешние по отношению к проекту, к которым относятся:

• средства инвесторов см. ниже (в том числе собственные средства действующего предприятия-участника проекта), образующие акционерный капитал проекта. Эти средства не подлежат возврату: предоставившие их физические и / или юридические лица являются совладельцами созданных производственных фондов и потребителями получаемого за счет их использования чистого дохода;

• субсидии – средства, предоставляемые на безвозмездной основе: ассигнования из бюджетов различных уровней, фондов поддержки предпринимательства, благотворительные и иные взносы организаций всех форм собственности и физических лиц, включая международные организации и финансовые институты;
• денежные заемные средства (кредиты, займы), подлежащие возврату на заранее определенных условиях (график погашения, процентная ставка);
• средства в виде имущества, предоставляемого в аренду (лизинг). Условия возврата этих средств определяются договором аренды (лизинга).

     Субсидии, денежные заемные средства, средства, предоставляемые в аренду (лизинг), не входят в акционерный капитал проекта и не дают права на участие в доходе проекта.

     Капитальные вложения – инвестиции в основной капитал (основные средства), в том  числе затраты на новое строительство, расширение, реконструкцию и техническое  перевооружение действующих предприятий, приобретение машин, оборудования, инструмента, инвентаря, проектно-изыскательские работы (ПИР) и другие затраты.

     Капиталообразующие  инвестиции – инвестиции, состоящие  из капитальных вложений, оборотного капитала, а также иных средств, необходимых для проекта.

3.1.1.Денежные потоки

 

     Проект, как и любая финансовая операция, т.е. операция, связанная с получением доходов и (или) осуществлением расходов, порождает денежные потоки (потоки реальных денег).

     Денежный  поток ИП – это зависимость от времени денежных поступлений и платежей при реализации порождающего его проекта, определяемая для всего расчетного периода.

     На  каждом шаге значение денежного потока характеризуется:

• притоком, равным размеру денежных поступлений (или результатов в стоимостном выражении) на этом шаге;
• оттоком, равным платежам на этом шаге;
• сальдо (активным балансом, эффектом), равным разности между притоком и оттоком.

     Денежный  поток обычно состоит из (частичных) потоков от отдельных видов деятельности:

• денежного потока от инвестиционной деятельности Фи(t);
• денежного потока от операционной деятельности Фо(t);
• денежного потока от финансовой деятельности Фф(t).

     Для денежного потока от инвестиционной деятельности:

• к оттокам относятся капитальные вложения, затраты на пусконаладочные работы, ликвидационные затраты в конце проекта, затраты на увеличение оборотного капитала и средства, вложенные в дополнительные фонды;
• к притокам - продажа активов (возможно, условная) в течение и по окончании проекта, поступления за счет уменьшения оборотного капитала. Для денежного потока от операционной деятельности:
• к притокам относятся выручка от реализации, а также прочие и внереализационные доходы, в том числе поступления от средств, вложенных в дополнительные фонды;
• к оттокам - производственные издержки, налоги.

     К финансовой деятельности относятся  операции со средствами, внешними по отношению  к ИП, т.е. поступающими не за счет осуществления  проекта. Они состоят из собственного (акционерного) капитала фирмы и  привлеченных средств.

     Для денежного потока от финансовой деятельности:

• к притокам относятся вложения собственного (акционерного) капитала и привлеченных средств: субсидий и дотаций, заемных средств, в том числе и за счет выпуска предприятием собственных долговых ценных бумаг;
• к оттокам – затраты на возврат и обслуживание займов и выпущенных предприятием долговых ценных бумаг (в полном объеме независимо от того, были они включены в притоки или в дополнительные фонды), а также при необходимости - на выплату дивидендов по акциям предприятия.

     Денежные  потоки от финансовой деятельности учитываются, как правило, только на этапе оценки эффективности участия в проекте. Соответствующая информация разрабатывается  и приводится в проектных материалах в увязке с разработкой схемы  финансирования проекта.

     Денежные  потоки могут выражаться в текущих, прогнозных или дефлированных ценах  в зависимости от того, в каких  ценах выражаются на каждом шаге их притоки и оттоки.