Анализ делопроизводства Брянский филиал ОАО «СОГАЗ» и выбор автоматизированной системы, которая интегрируется с «1С: Предприятие» версии 8.1.

  «+» - модуль соответствует критерию; «-» - не соответствует; «+,- » - данные функции в модуле реализованы, но не в полной мере удовлетворяют критерию.

     Таким образом, разрабатываемый модуль «Управление  документацией» системы «1С: Предприятие» версии 8.0. соответствует предъявляемым системно-техническим требованиям, но не обеспечивает автоматизацию делопроизводства в полном объеме. Соответственно необходимо найти автоматизированную систему, в которой приложение по автоматизации делопроизводства соответствует всем перечисленным критериям.

1.3.2. Выбор системы весовых коэффициентов (баллов) для

экспертной  оценки.

 

     Одним из путей решения проблемы автоматизации  делопроизводства является внедрение уже разработанного программного продукта или платформы, что позволяет существенно сократить время и повысит эффективность разработки системы. Но прежде чем использовать готовую программу, необходимо провести их отбор, анализ и оценку. При проведении сравнения автоматизированных систем удобно использовать систему баллов, отражающих личное мнение и опыт экспертов.

Система баллов для экспертной оценки

 

     Необходимо  ранжировать системы по максимальному  соответствию перечисленным основным критериям делопроизводства и системно-техническим  требованиям, в  результате определятся лидеры среди выбираемых систем.

1.3.3.Поиск программных продуктов.

 

     При поиске и выборе программных продуктов на рынке автоматизированных систем предъявлялись следующие требования:

• гибкость настройки и адаптация к особенностям страховой компании Брянского филиала ОАО «СОГАЗ»;
• завершенность программного продукта - система не требует вмешательства программистов для ее сопровождения;
• объединяет территориально-удаленные рабочие места в единую информационную базу;
• невысокая стоимость;
• система имеет шлюз к системе "1С:Предприятие" или имеет сертификат "1С:Совместимо";
• платформа должна содержать эффективные инструменты для решения различных задач внедрения, сопровождения и расширения информационной системы и типовые приложения.

     «Внедренная АС делопроизводства должна осуществлять внешняя фирма, несущая полную юридическую ответственность перед компанией за успех проекта внедрения. К выбору фирмы-поставщика и внедренца АС делопроизводства нужно подходить очень скрупулезно, так как после подписания контракта, проплаты каких-либо средств и начала внедрения АС ДОУ с этой фирмой будет непросто прекратить отношения в случае, если предприятие будет не полностью удовлетворять качество её работы. Фактически, в случае неправильного выбора фирмы-подрядчика, будут напрасно потеряны деньги, время и нервы. Конечно, при выборе АС делопроизводства необходимо внимательно изучить несколько предложения, имеющиеся на рынке». 

1.Описание системы DIRECTUM. 

     Производитель и распространители в России: НПО «Компьтер, Компания «DIRECTUM».

     Название: DIRECTUM.

     Предназначение: Автоматизация делопроизводства и управленческих процессов на основе технологии Workflow: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия.

     Возможности:

     Система состоит из следующих модулей:

1)«Управление электронными документами», что включает в себя:

- обеспечение  создания, хранения,  поиска (все   документы размещены в едином  информационном пространстве базы  данных SQL сервера, что обеспечивает быстрый поиск);

- изменения  различных документов (тексты, рисунки,  звуки, видео). Использование любых программ, шаблонов, хранение истории изменения содержания;

-обеспечивается  конфиденциальность путем настройки  прав доступа, протоколирования всех действий. ЭЦП позволяет системе  интегрироваться с различными системами криптозащиты.

2)«Управление деловыми процессами» включает:

- автоматизацию  процесса подготовки и согласования  документов,  учета и контроля  исполнения устных и письменных  распоряжений;

-маршрутизация,  управление задачами,

наличие возможности изменения схемы  движения документа, анализа данных о выполненных заданиях.

3)«Канцелярия»обеспечивает:

- единую  регистрацию всей входящей и  исходящей корреспонденции, а  также внутренних документов с использованием регистрационно-контрольных карточек;

-регистрацию  местонахождения бумажного документа  на любом этапе жизненного  цикла документа: рассмотрение руководства, согласование проекта документа, исполнение и т.д.;

- осуществление  контроля за своевременным исполнением поручений, резолюций и указаний руководства;

- списание  документов в дело в соответствии  с принятой в организации номенклатурой  дел; 

- быстрый  поиск необходимой информации  по состоянию, наличию, движению  бумажных документов;

- получение  необходимых стандартных форм  и журналов, а также статистических  отчетов по документообороту  организации.

4)«Управление договорами»:

организация процесса согласования и регистрации  договоров и сопутствующих документов, а также оперативной работы с ними (поиск, анализ, редактирование и т.д.).

5)«Управление совещаниями»:

организация подготовки и проведения совещаний (согласование места и времени, состава  участников, повестки); формирование и  рассылка протокола; контроль исполнения решений совещания.

6)«Управление взаимодействиями с клиентами»:

ведение единой базы организаций и контактных лиц; ведение истории встреч, звонков  и переписки с клиентами; сопровождение  процесса продаж в соответствии с  регламентированными стадиями; планирование маркетинговых мероприятий; анализ эффективности продаж и маркетинговых воздействий.

Архитектура и  технические возможности системы DIRECTUM.

• Архитектура системы DIRECTUM позволяет создавать масштабируемые, надежные и безопасные корпоративные решения для управления документами, бизнес-процессами, совещаниями, договорами и взаимодействием с клиентами.
• Адаптация системы DIRECTUM к специфическим нуждам организации и развитие системы вместе с ростом потребностей бизнеса обеспечивается возможностями инструмента разработки IS-Builder, который предлагает развитые средства быстрого создания новых справочников, карточек электронных документов, сценариев, экранных форм, типовых маршрутов, их отдельных блоков и других компонентов корпоративной системы электронного документооборота;
• интеграция DIRECTUM с ERP-системами, корпоративными порталами и другими составными частями ИТ-инфраструктуры организации возможна по разным направлениям, от двустороннего обмена данными до интеграции интерфейса систем, что становится возможным благодаря развитым интеграционным возможностям платформы DIRECTUM – предметно-ориентированного инструмента быстрой разработки корпоративных информационных систем IS-Builder;
• территориально-распределенная работа крупных организаций поддерживается сервером репликации, который обеспечивает прозрачный для пользователей и разработчика обмен данными – документами, задачами, заданиями, справочниками – между подразделениями организации;
• взаимодействие сотрудников через Интернет и в Интранет;
• обмен документами возможен и для независимых организаций, а не только в рамках одной организации. Специальные механизмы DIRECTUM позволяют передавать и контролировать доставку официальной корреспонденции в электронном виде на основе отраслевого формата обмена электронными документами. Обмен электронными документами между организациями-партнерами даже в случае отсутствия системы электронного документооборота у любой из сторон возможен с помощью бесплатной программы DIRECTUM OverDoc на основе специально разработанного формата структурированного электронного документа;
• инструменты администрирования DIRECTUM позволяют управлять всеми задачами администрирования – от регистрации пользователей до создания политик миграции документов между файловыми хранилищами;
• гибкие технические требования к серверам, оборудованию рабочих станций и системному программному обеспечению позволяют эффективно использовать оборудование для работы DIRECTUM.

 

2.Описание системы DocsVision "Делопроизводство". 
 

     Производитель и распространители в России: DocsVision, фирма «Digital Design».

     Название: DocsVision.

     Предназначение: Создание автоматизированных корпоративных решений по управлению документами и бизнес-процессами.

     Стандартные приложения:

• «Делопроизводство» законченное приложение, предназначенное для создания архивов документов, автоматизации основных делопроизводственных процедур и бизнес процессов обработки документов в организации.
• «Управление процессами» - полнофункциональная WorkFlow система описания и исполнения сложных процессов обработки информации и взаимодействия с информационными системами.

     Возможности:

     Система DocsVision "Делопроизводство" включает:

• Ведение картотеки документов;
• создание электронного архива документов компании;
• ведение справочников контрагентов и сотрудников организации;
• организацию циклов разработки согласования документов;
• организация контроля исполнения документов и заданий;
• маршрутизация документов в организации и вне её;
• автоматизация разнообразных процессов обработки документов

     организация процедур периодической обработки документов и широковещательной рассылки документов

           Средства  настройки и разработки приложений дают возможность партнерам и заказчикам создавать собственные прикладные решения на базе платформы и стандартных приложений.

           Модуль  репликации – предназначен для создания территориально-распределенных решений на базе DocsVision.

           Шлюзы к другим системам – предназначены для интеграции DocsVision и других информационных систем:

• Файловая система,
• Microsoft Exchange,
• Microsoft SharePoint,
• Microsoft Dynamics AX,
• 1С: Предприятие.