Необходимо отметить, что приведенные цены приблизительны, так как не учтены многие стоимостные характеристики, дополнительные приложения и опции, скидки, работа специалистов, транспортировка и т. д. Сначала необходима экспертная оценка документооборота предприятия.

     В результате проведения сравнительной  оценки затрат, связанных с приобретением  и внедрением систем, был сделан следующий вывод.

     Цены  на модули системы «DIRECTUM»  и приложение «Делопроизводство» системы «DocsVision» являются доступными, системы  соответствуют функциональным и системно – техническим требованиям. Но есть одно из важных требований к системе – интеграция в систему «1С: Предприятие версии 8.1». Система «DIRECTUM» конечно может интегрироваться и настраиваться на систему предприятия, но система «DocsVision» имеет шлюз к системе «1С : Предприятие», что облегчает, ускоряет процесс внедрения без изменения существующих модулей и настроек. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Вывод по главе 1 

     Таким образом, была дана характеристика компании Брянского филиала ОАО «СОГАЗ». Это компания с большим объемом документооборота, где функции по организации делопроизводства осуществляют делопроизводитель.

     Так как компания имеет много уровней управления, то вопрос автоматизации является актуальным, потому, что при традиционном (бумажном) документообороте возникают трудности, которые снижают эффективность и быстроту принятия управленческих решений (особенно это касается поиска документов). В компании отсутствует ведение информационно-справочного аппарата, нужные записи и документы ищет делопроизводитель путем пролистывания журналов или просматривая зарегистрированные документы в «1С».

     Существует автоматизация отдельных операций с документами: регистрация в системе «1С:Предприятие версии 8.1», использование оборудования для уничтожения документов, хранение документов в электронном виде; получение документов по электронной почте (Интернет); копирование с помощью копировально-множительного аппарата; сканирование; распечатка на принтере; отправка документов исполнителю по электронной почте; оформление документов (использование шаблонов); подготовка и набор текстов на компьютере и т.д. Но этого недостаточно. Необходима комплексная автоматизация делопроизводственного процесса, с момента создания документа до момента списания в дело, включая ведение информационно-справочного аппарата, учет документов, обеспечение сохранности.

     На  предприятии существует проблема организации документооборота с удаленными участками и производственными управлениями: затруднен контроль исполнения документов (приходится постоянно звонить в другие города, искать исполнителей, получать сведения о результатах работы, запрашивать отчеты), затруднена доставка документов посредством почты, не достаточно обеспечена сохранность документов, что также вызывает необходимость внедрения автоматизированной системы, которая позволит координировать  работу с документами на участках.

     При разработке модуля «Управление документацией» возникли трудности  из-за неграмотно организованного процесса и недостаточного изучения объекта.

     В итоге сделан следующий вывод: для  того, чтобы соответствовать статусу  современного успешного промышленного  предприятия, решить проблему автоматизации делопроизводства Брянского филиала ОАО «СОГАЗ», необходимо полностью отказаться от традиционных форм работы с документами, доработать и внедрить готовое разработанное приложение соответствующей автоматизированной системы, которая обладает возможностью интегрироваться с системой «1С: Предприятие». Выбираемое приложение должно соответствовать предъявляемым требованиям: функциональным и системно-техническим

     Далее был изучен российский рынок автоматизированных систем делопроизводства, к которым предъявлялись соответствующие функциональные и системно-технические требования. Из десятка систем были выбраны следующие: «ДЕЛО» («Электронные офисные системы»), «DIRECTUM» (НПО «Компьютер», компания «DIRECTUM»), «DocsVision» (фирма «Digital Design»), «Управление делами» (компания «КИНТ»), в которых модули и приложения  по автоматизации делопроизводства наиболее соответствуют запросам и структуре компании.

     Для того, чтобы выбрать наиболее оптимальную  систему, был проведен сравнительный  анализ по методике компании Sputnik Labs, в результате которого лидерами оказались системы «DIRECTUM» и «DocsVision».

     При рассмотрении прайс-листов на приложения данных систем, выяснилось, что стоимость  почти одинакова. Но одно из самых  главных требований к системе – возможность интегрироваться с системой «1С: Предприятие» версии 8.0., т. е. наличие шлюза к данной системе. Этому требованию соответствует система «DocsVision» (фирма «Digital Design»).

           Следовательно, в  Брянском филиале ОАО «СОГАЗ». необходимо внедрить приложение «Делопроизводство» системы «DocsVision».

2. Характеристика функций и возможностей выбранной системы автоматизации делопроизводства «DocsVision»

     В результате проведенного анализа и  оценки программных продуктов, для ООО «КЭР» наиболее оптимальной оказалась система DocsVision приложение «Делопроизводство», которая соответствует основным функциональным требованиям, имеет доступные цены, решает главную проблему на предприятии – проблему отсутствия автоматизации документационного обеспечения управления, а главное имеет шлюз к системе «1С:Предприятие версии 8.1» и решает следующие задачи:

• оперативное и качественное формирование документов;
• контроль исполнения;
• четкая организация хранения, поиска и использования документов (классическая канцелярия и архив);
• поточное сканирование и оцифровка документов;
• отлаженность работы справочно-информационной службы;
• оптимизация деловых процессов и стимулирование эффективной совместной работы сотрудников и подразделений;
• поддержка различных программно-аппаратных платформ;
• автоматизация одновременной работы большого количества подразделений;
• обеспечение эффективного взаимодействия с внешними организациями, доступ к общекорпоративным информационным ресурсам сотрудников территориально удаленных подразделений;

управление процессами обеспечивает возможность реализации процессного управления в организации  по стандарту ISO 9001:2000 (ГОСТ Р ИСО 9001:2001). 

2.1.Описание объекта исследования с внедренным приложением «Делопроизводство» системы «DocsVision».

           Система DocsVision (До́ксви́жн) — программный продукт, предназначенный для создания автоматизированных корпоративных решений по управлению документами и бизнес-процессами. Включает предметно-ориентированную платформу с открытыми интерфейсами прикладного программирования для разработки заказных приложений и готовые типовые приложения с возможностями параметрической настройки. Решения, создаваемые на базе DocsVision, можно условно разделить на три больших класса:

• Электронные архивы документов - систематизированное хранение документов, используемых в работе компании, и обеспечение удобного и безопасного доступа сотрудников к необходимой информации. Это могут быть организационные, нормативные, информационно-справочные, технические документы и т.д.;
• Делопроизводство - документационное обеспечение управления, включающее документирование и организацию работы с официальными документами (входящей и исходящей корреспонденцией, организационно-распорядительной документацией и т.п.). При этом обеспечивается движение и обработка документов: их подготовка, согласование, утверждение, ознакомление, выдача заданий и резолюций на исполнение, а также контроль исполнения заданий;

     Автоматизация бизнес-процессов - автоматизация произвольной последовательности операций, включающей как выполнение заданий сотрудниками, так и взаимодействие с другими системами. Это обеспечивает выполнение бизнес-процессов в соответствии с регламентом, в более короткие сроки, в контролируемом и управляемом режиме. Как правило, в первую очередь автоматизируются ключевые бизнес-процессы деятельности предприятия: формирование заказов, выполнение заявок клиентов, разработка и запуск новой продукции и т. д., а также другие  несложные, но многочисленные и рутинные процессы.

           Стандартные приложения:

• «Делопроизводство» - обеспечивает типичные процессы организации документооборота: регистрацию, рассмотрение, исполнение, подготовку, согласование, хранение  документов и т. д.
• «Управление процессами» - полнофункциональная WorkFlow система описания и исполнения сложных процессов обработки информации и взаимодействия с информационными системами.

           Система DocsVision "Делопроизводство" представляет собой законченное  приложение, предназначенное для  создания архивов документов, автоматизации  основных делопроизводственных процедур и процессов обработки документов в организации, включая:

1. Ведение картотеки документов;
2. создание электронного архива документов компании, ведение номенклатуры дел;
3. ведение справочников контрагентов и сотрудников организации;
4. организацию циклов разработки согласования документов;
5. организация контроля исполнения документов и заданий;
6. маршрутизация документов в организации и вне её;
7. автоматизация разнообразных процессов обработки документов;
8. организация процедур периодической обработки документов и широковещательной рассылки документов.

     Ведение картотеки документов

     Карточки  входящего, исходящего и распорядительного документов предназначены для регистрации в системе документов, принадлежащих к соответствующим потокам документов.

     Входящие  и распорядительные документы являются объектами исполнения и контроля. Для документов данных типов в системе обеспечивается регистрация, хранение, исполнение, контроль и поиск. Исполнение и контроль документов данных типов в системе обеспечивается наложением на них резолюций. В системе данный процесс представлен как связывание карточки документа с одной или несколькими карточками заданий. Задания по одному документу объединяются в единый процесс. Последовательность выполнения заданий может настраиваться по усмотрению автора заданий.

     Исходящие документы не подлежат исполнению и контролю. Для документов данного типа обеспечивается регистрация, хранение и поиск.

     Регистрация документа заключается в присвоении ему регистрационного номера и формировании регистрационной карточки, в которой  содержатся все необходимые сведения для выполнения поиска документа  и дальнейшего исполнения поручений по документу.

     Все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях, подлежат регистрации в системе. В системе могут быть зарегистрированы любые документы независимо от способа  получения (в электронном виде или  в виде бумажного документа).

     Для каждого типа документов в системе  предусмотрена своя регистрационная  карточка. Внешний вид карточек документов всех типов, назначение и правила  редактирования полей карточек подробно рассмотрены в соответствующих  подразделах настоящего раздела. 

     С электронными карточками работает не только отдел делопроизводства, но и все пользователи системы.

     Исполнение документов

     С документом может быть ассоциировано  одно или несколько заданий. У  каждого задания, в свою очередь, может быть один или несколько  исполнителей. Если у задания несколько  исполнителей, то возможны следующие  варианты исполнения:

1. Параллельное исполнение. Одно и то же задание (карточка задания) направляется сразу всем исполнителям. Исполнители выполняют задание по документу одновременно. Каждый исполнитель может редактировать в карточке задания статус его исполнения. На основе всех статусов исполнения задания, фиксируемых для каждого исполнителя отдельно, определяется общий статус задания.
2. Последовательное исполнение. Задание (карточка задания) направляется первому исполнителю, указанному в списке исполнителей. После того как один исполнитель выполнил задание, оно переходит к следующему исполнителю. Каждый исполнитель во время исполнения задания может редактировать в карточке задания статус его исполнения. Общий статус исполнения задания определяется на основе всех статусов исполнения задания, фиксируемых для каждого исполнителя отдельно. Задание считается завершенным (обладает статусом "Завершено") после того, как оно завершено последним исполнителем.