Анализ делопроизводства Брянский филиал ОАО «СОГАЗ» и выбор автоматизированной системы, которая интегрируется с «1С: Предприятие» версии 8.1.

Автор работы: Пользователь скрыл имя, 01 Декабря 2010 в 10:49, Не определен

Описание работы

Анализ делопроизводства в условиях организации Брянского филиала ОАО «СОГАЗ»

Скачать архив (241.13 Кб) Сколько стоит заказать работу?
Файлы: 1 файл

диплом Трачук Надежды.doc

— 964.50 Кб (Скачать файл)
 

3.Описание  системы «Дело». 

Производитель и распространители в России: Компания «Электронные офисные системы».

Название: Система «Дело».

Предназначение: автоматизация делопроизводства, архивного дела и организация электронного документооборота. Система обеспечивает в полном объеме работу, как с бумажными, так и с электронными документами.

«АРХИВНОЕ ДЕЛО» - это подсистема, входящая в  качестве опции в «ДЕЛО-ПРЕДПРИЯТИЕ». Подсистема «Архивное дело» создана для обеспечения автоматизации архивного дела в организациях, министерствах и ведомствах.

Возможности:

Система обеспечивает хранение РК и прикрепляемых  к ней файлов. Основной рабочей  подсистемой является подсистема «Документы».Подсистема «Отчеты» обеспечивает получение различных отчетов. Подсистема «Ведения пользователей» предназначена для регистрации пользователей и предоставления им прав доступа к информации и функционалу системы. Подсистема ведения справочников предназначена для настройки системы на структуру организации и особенности ее делопроизводства.

Основные  функции системы:

-Регистрация  документов, в том числе обращений  граждан;

-ввод  резолюций и контроль их исполнения;

-создание,  согласование и подписание  проектов документов в электронной форме;

-маршрутизация  и контроль движения    документов, рассылка по спискам;

-многоаспектный  поиск документов с сохранением  запроса;

-работа  с взаимосвязанными документами;

-сканирование  и прикрепление файлов документов, полнотекстовый поиск по ним;

-ЭЦП  файлов документов;

- обмен  документами по электронной почте  с использованием ЭЦП и шифрования;

-справочно-аналитическая работа, формирование отчетов;

-Web-доступ к базе данных;

-подготовка  и согласование документов в электронной форме;

-электронная  подпись файлов документов;

-криптозащита  документов, отправляемых электронной  почтой;

-обеспечение  поточного сканирования документов;

-интеграция  с приложениями MS Office;

-Web-доступ к информации.

     Система «ДЕЛО» интегрирована с другими продуктами компании «Электронные офисные системы», также может интегрироваться с системами сторонних разработчиков. Система легко и быстро настраивается на структуру организации и особенности документооборота и нетрудна в сопровождении. С целью ограничения доступа к информации, база данных может быть разделена на отдельные картотеки, доступные только сотрудникам конкретного подразделения. В системе предусмотрено разделение доступа к определенным функциям. Все действия пользователей и системного технолога протоколируются.  

4.Описание  системы "Управление  делами". 

     Производитель и распространители в России: Компания «КИНТ».

     Название: "Управление делами".

     Предназначение: программный комплекс "Управление делами" получил сертификат "1С:Совместимо" и предназначен для автоматизации деловых процессов предприятия, согласования проектов, планов и мероприятий, организации потока бумажных и электронных документов. Ориентирован на упорядочивание повседневной деятельности менеджеров разных уровней. "Управление делами" также используется при организации внедрения на предприятии комплексной автоматизированной системы учета.

     Программный комплекс "Управление делами" функционирует  в среде "1С:Предприятие» с любым  набором установленных компонент: бухгалтерский учет, оперативный учет, расчет.

     Возможности:

     -Организация потока задач/поручений между сотрудниками компании, контроль хода исполнения поручений, учет плановых и фактических ресурсов.

     -Планирование и учет мероприятий компании, разбиение мероприятий на отдельные этапы (задачи), выдача поручений исполнителям по проведению мероприятия.

     -Учет движения и местоположения различного рода бумажных документов (делопроизводство). Подсистема построена на основе стандартов делопроизводства, принятых в России, и реализует все необходимые этапы прохождения документов.

     -Регистрация  электронных документов, ведение  архивов документов в электронном  виде.

     -Управление  отношениями с клиентами (CRM), учет  различной информации о контрагентах  компании, контактов.

     -Подсистема позволяет анализировать и планировать взаимоотношения с контрагентами, организовывать тематические рассылки.

     -Управление  правами пользователей обеспечивает  разделение информации внутри  компании по степени конфиденциальности.

     -Ведение  деловой переписки позволяет  провести в электронном виде  различного рода согласования  и утверждения документов.

     -Интеграция  с системами электронной почты дает возможность получать и отправлять электронные письма без использования дополнительного программного обеспечения.

     -Получение  отчетов  позволяет детально  анализировать информацию о работе  офиса. 

     -Наличие  путеводителей и инструкций.

     Таким образом, охарактеризованные системы, соответствуют предъявляемым функциональным и системно-технологическим требованиям, поэтому для выбора  и интеграции приложения в систему «1С: Предприятие, версии 8.1» Брянского филиала ОАО «СОГАЗ» необходимо подробнее проанализировать выполняемые системой функции по автоматизации делопроизводства по предложенной системе баллов, оценить,  рассчитать стоимость внедрения платформы. Данная методика выбора автоматизированной системы разработана компанией Sputnik Labs, она позволит в соответствии с рекомендуемой последовательностью действий добиться максимального соответствия АС ДОУ целям и задачам предприятия.

1.4. Оценка программных продуктов с точки зрения предъявляемых основных функциональных и системно-технических требований

 

      В оценке автоматизированных систем принимали участие эксперты: делопроизводитель, начальник отделов,директор, а так же учитывались отзывы других компаний, которые работают с данными системами.

      Буквенные обозначения автоматизированных систем, использующиеся в таблице для экспертной оценки:

A – DIRECTUM.

B – Дело.

C – DocsVision.

D – Управление делами. 

Критерии

Экспертная  оценка

A

B

C

D

   1. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ    от 0 до 250
    1
2       3        4       5
    1.1. Делопроизводство
От 0 до 110
    1.1.1.создание  документов
 10 9 10 8
    1.1.2. регистрация  документов
 9 9 9 7

2

    1.1.3. контроль  исполнения
 14 10 12 8

2

    1.1.4. информационно-справочная работа поиск     регистрационной карточки
 10 9 9 7
    1.1.5. подготовка  статистических данных
 4 4 4 3

1

    1.1.6. учет передачи  подлинников и копий
 5 2 3 1

0

    1.1.7. ведение  номенклатуры дел
 10 9 10 8

1

    1.1.8. списание  документов в дело
 5 4 4 3

0

    1.1.9. обеспечение  сохранности конфиденциальной информации
 14 10 12 6
    1.1.10. наличие  справочников-классификаторов
 4 4 5 3
    1.1.11. учет договорной  документации
 9 10 8 9
1.1.12. хранение нормативно-справочной  информации по документообороту  организации 5 4 5 2
    ИТОГО по п. 1.1.
 99 80 91 62
    1.2. Управление документооборотом
 От 0 до 80
    1.2.1. управление потоками документов внутри

    организации

 8 8 9 7
    1.2.2. передача документов на исполнение
 14 13 14 7

3

    1.2.3. контроль движения (передачи) документов
 15 15 15 10
    1.2.4. контроль  действий пользователей 
 10 8 9 5

3

    1
 2 3 4 5
    1.2.5. получение  сводок по документообороту
 2 1 2 0
    1.2.6. регулирование доступа к регистрационным

    карточкам и  файлам документов

 10 8 9 7
    1.2.7. маршрутизация  документов
 4 3 3 3

1

    1.2.8. согласование  документов
 5 5 5 4

1

    1.2.9. возможность  использования разных грифов  доступа
 5 5 5 3
    ИТОГО по п. 1.2.
 73 66 71 46

14

    1.3. Организация задач электронного архива
 От 0 до 35
    1.3.1. ведение баз данных
 5 4 4 2
    1.3.2. архивирование  документов
 9 8 9 6
    1.3.3. полно - функциональный поиск
 10 10 10 8
    1.3.4. безопасность  хранения документов
 4 4 4 3
    1.3.5. организация доступа к документам
 5 4 4 4

1

    ИТОГО по п. 1.3.
 33 30 31 23
1.4. Обеспечение задач  электронного документооборота От 0 до 25
    1.4.1. технология ЭЦП - средства криптозащиты;
 10 9 9 7
    1.4.2. работа с  электронными файлами
 5 5 5 4
    1.4.3. средства криптозащиты
 4 4 4 3
    1.4.4.регистрация  документов, поступивших по электронным  каналам связи

    - средства  криптозащиты;

    - регистрация документов, поступивших по электронным каналам связи.

    - средства  криптозащиты;

    - регистрация  документов, поступивших по электронным  каналам связи.

 5 5 5 3
    ИТОГО по п. 1.4.
 24 23 23 17
ИТОГО ПО ФУНКЦИОНАЛЬНЫМ ТРЕБОВАНИЯМ 229 199 216 148
    2. СИСТЕМНО-ТЕХНИЧЕСКИЕ ТРЕБОВАНИЯ  от 0 до 250
    2.1. Программная реализация
 От 0 до 150
    2.1.1. технология  клиент – сервер
 19 19 18 17
    2.1.2. технология  интернет\интранет
 15 15 15 14
    1
 2 3 4 5
    2.1.3. наличие  электронной почты
 15 15 15 15
    2.1.4. наличие  средств разработки приложений
 10 10 10 4
    2.1.5. наличие  средств резервного копирования
 9 9 9 8
    2.1.6. наличие  средств сканирования документов
 5 5 5 5
    2.1.7. интеграция  в информационную среду организации
 3 5 4 5
    2.1.8. интерфейс,  взаимодействующий с другими  программами
 14 13 14 8
    2.1.9. удаленный  доступ к базам данных
 10 10 10 8
    2.1.10. протоколирование  действий в системе
 5 4 5 4
    2.1.11. совместная  работа над документами
 5 5 5 5
    2.1.12. территориально-распределенная  работа
 9 9 9 6
    2.1.13.использования  интерфейса для  получения аналитико-статистической информации.
 4 3 4 0
    2.1.14.возможность  интеграции в автоматизированную  систему
 16 17 20 20
    ИТОГО по п. 2.1.
 139 141 141 119
    2.2. Эксплуатационные требования
 От 0 до 60
    2.2.1. надежность  автоматизированной системы
 18 17 17 15
    2.2.2. безопасность  системы
 9 9 9 9
    2.2.3. администрирование  системы
 8 8 8 7
    2.2.4. территориально-распределенная  работа системы
 9 9 9 8
      2.2.5. количество одновременно работающих пользователей - до 100 человек
 5 5 5 4
      2.2.6. средний  объем документопотока (в год) - до 700000 единиц
 4 4 4 1
    ИТОГО по п. 2.2.
 53 52 52 44
    2.3. Адаптационные возможности
 От 0 до 40
    2.3.1. простота  и удобство при внедрении системы
 8 9 14 15
    1

    2.3.2. обучение сотрудников  организации

 2 3 4 5
    2.3.2. обучение сотрудников организации
 8 9 8 9
    2.3.3. удобство  настройки системы
 7 9 7 10
    2.3.4. возможность  развития системы
 4 4 4 3
    ИТОГО по п.2.3.
 27 36 28 37
    ИТОГО ПО СИСТЕМНО-ТЕХНОЛОГИЧЕСКИМ  ТРЕБОВАНИЯМ
 219 229 221 200
    ВСЕГО
 448 428 437 348

1.5. Отбор программных продуктов, удовлетворяющих функциональным и системно – техническим требованиям.

 

     В результате проведение оценки программных  продуктов, их тщательного анализа, были сделаны следующие выводы:

  1. Наибольшую суммарную оценку из программных продуктов получили системы автоматизации  «DocsVision» (фирма «Digital Design») и «DIRECTUM» (НПО «Компьютер», компания «DIRECTUM»), следовательно системы в большей степени соответствуют функциональным и системно-техническим критериям, полностью автоматизируют операции работы с документами (как в традиционном бумажном виде, так и в электронном) с момента создания до момента уничтожения (списания в дело), включая контроль исполнения, обеспечение хранения документов, систему защиты данных, обладают большими возможностями, надежностью и средствами защиты.
  2. Наименьшую оценку получила система автоматизации «Управление делами» (компания «КИНТ»). Она не в полной мере отвечает требованиям по автоматизации делопроизводственного процесса, следовательно, не подходят для внедрения в Брянский филиал                          ОАО «СОГАЗ», но данная система проста и удобна при внедрении.
  3. Система «Дело» («Электронные офисные системы») обладает почти аналогичными возможностями, что и система «DocsVision», но набрала меньше баллов экспертов.

     Для того чтобы выбрать приложение оптимальной системы, необходимо определить для себя наиболее важные критерии и возможности предприятия. В Брянском филиале ОАО «СОГАЗ» недостаточно средств для приобретения дорогостоящей системы, но требуется полная автоматизация делопроизводства, управления контактами и договорами, надежность и интеграция в систему «1С: Предприятие».

1.6 Сравнительная оценка затрат, связанных с приобретением и внедрением приложения по автоматизации делопроизводства выбранных систем автоматизации

 

     Необходимо сравнить цены на модули организации делопроизводства выбранных автоматизированных систем. Цены приводятся в прайс-листах компаний. Рассматриваются цены на необходимые для предприятия приложения, сопроводительную документацию и обучение персонала. Существует 3 варианта поставки систем: для небольших организаций; для средних организаций ( до 100 пользователей); для крупных организаций.

           Был выбран 1 вариант.

  1. Стоимость системы «DocsVision» (Приложение 3) - 217 080 руб.  (не включает обучение).
  2. Стоимость модулей «Канцелярии», «Управление договорами» системы «DIRECTUM» (Приложение 2) - 272 390 (включает обучение)

Информация о работе Анализ делопроизводства Брянский филиал ОАО «СОГАЗ» и выбор автоматизированной системы, которая интегрируется с «1С: Предприятие» версии 8.1.