Введение

     Развитие  общества, рыночных отношений сопровождается созданием огромного объема различных  видов документов, появлением новых  носителей информации, способов ее записи, хранения и поиска. Требуется  быстрота принятия решений, что напрямую зависит от правильно организованного документооборота, от применяемых технологий и техники. Поэтому организации стараются автоматизировать процесс делопроизводства.

     В настоящее время на рынке автоматизированных систем существует несколько десятков программных предложений, которые отличаются по возможностям, технологическим решениям, потому достаточно трудно подобрать оптимальную АС делопроизводства для конкретной организации.

     Брянский  филиал ОАО «СОГАЗ» является территориально-распределенной компанией, где в настоящее время происходит разработка и внедрение автоматизированной системы делопроизводства, которая будет совместима с «1С: Предприятием» версия 8.1. Но так как Брянский филиал ОАО «СОГАЗ» самостоятельно занимается разработкой системы, не воспользовавшись услугами компаний, которые оказывают комплексные услуги по автоматизации, то регулярно возникают проблемы и вопросы при работе с системой, сбои в работе, дублирование операций с документами.

     Таким образом, целью данной выпускной  квалификационной работы является анализ делопроизводства Брянский филиал ОАО «СОГАЗ» и выбор автоматизированной системы, которая интегрируется с «1С: Предприятие»    версии 8.1.

     Задачами  выпускной квалификационной работы являются:

• описание, анализ деятельности, структуры и функций Брянского филиала ОАО «СОГАЗ»;
• характеристика отдела делопроизводства;
• описание уровня автоматизации делопроизводства, характеристика внедренной системы «1С: Предприятие», выявление достоинств и недостатков в ее функционировании;
• выбор, оценка и анализ программных продуктов, способных интегрироваться с «1С: Предприятие» версии 8.1.;
• выбор наиболее подходящей по функциональным и системно- техническим требованиям системы автоматизации документооборота;
• анализ работы отдела делопроизводства Брянский филиал      ОАО «СОГАЗ» при внедренной системе автоматизации.

     Данная  тема является актуальной, так как  автоматизация делопроизводства является одним из направлений деятельности управления и существуют проблемы по разработке и внедрению модуля «Управление документацией» в «1С: Предприятие».

     Только  путем сравнения и анализа  можно выбрать АС делопроизводства, которая будет соответствовать предъявляемым требованиям.

     Прежде  чем разрабатывать рекомендации по совершенствованию и автоматизации  делопроизводства Брянского филиала ОАО «СОГАЗ», необходимо было получить наиболее полное представление о состоянии делопроизводства на сегодняшний день. Для этого проводилось предпроектное обследование, в котором использовались следующие методы: наблюдение - непосредственное присутствие на рабочих местах руководителей, исполнителей, работников, ответственных за делопроизводство в подразделениях; опрос - позволил уточнить данные и подтвердить результаты наблюдения, узнать мнение работников о существующей системе делопроизводства; было проведено интервью с начальником отделов страхования, в котором выяснились недостатки ведения делопроизводства, проблемы по разработке и внедрению модуля «Управление документацией»; Метод изучения документов позволил получить общее представление о структуре, задачах и уровне отдела делопроизводства.

     Был изучен и проанализирован федеральные закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации», где даются основные понятия, связанные с информацией и их определения - информационных систем, технологий и средствах их обеспечения; федеральный закон «Об электронной цифровой подписи», на основании которого определяются правовые условия использования электронной цифровой подписи (далее - ЭЦП), использование средств ЭЦП. При анализе делопроизводства Брянского филиала ОАО «СОГАЗ», видов существующей документации проверялось соответствие ГОСТу Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации, и соответствие  Государственной системе документационного обеспечения управления (ГСДОУ). В данных источниках закреплены требования к оформлению документов, составу реквизитов документов; требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами. Данные требования и правила создают условия для эффективного применения технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации. При анализе существующих систем автоматизации делопроизводства и правил их внедрения были изучены: рекомендации по выбору автоматизированных систем и руководства для пользователей автоматизированных систем делопроизводства в организациях, где описываются системы автоматизации, их функции, основные подходы при выборе, предлагаются критерии их оценки, характеризуется отечественный и зарубежный рынок АС делопроизводства.

     При изучении структуры и функций  отдела делопроизводства были рассмотрены стандарты компании: «Управление документацией в подразделении», «Управление документацией внешнего происхождения»; должностная инструкция делопроизводителя Брянского филиала              ОАО «СОГАЗ». В качестве дополнительных источников информации по данной теме послужили статьи в журнале «Делопроизводство и документооборот», где рассматривается теория и практика электронного документооборота, решаются вопросы параллельного функционирования бумажного и «безбумажного» документопотоков; даются практические советы по вопросам выбора и внедрения систем автоматизации делопроизводства; проводится информационное обследование в рамках внедрения автоматизированных систем делопроизводства; изучается и описывается документооборот в территориально-распределенных компаниях. Соответствующие сайты в Интернет содержат необходимую информацию об интересующих системах: демонстрационные материалы, руководства по внедрению и использованию, информацию о создателях систем, о достоинствах систем. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1.Анализ  делопроизводства  в условиях организации  Брянского филиала  ОАО «СОГАЗ».

1.1.Технико-экономическая  характеристика Брянского  филиала ОАО «Согаз».

1.1.1. Общие сведения  о Брянском филиале ОАО «СОГАЗ».

     Образован 22 июля 2008 года.

     Полное  фирменное наименование: Открытое акционерное  общество «Страховое общество газовой  промышленности» Брянский филиал Открытое акционерное общество «Страховое общество газовой промышленности».

     Сокращенное наименование: Брянский филиал ОАО «СОГАЗ».

     Место нахождение Общества и почтовый адрес: Россия, 241037, г.Брянск, ул.Крахмалева, д.39.

     Регион  осуществления страховой деятельности: город Брянск и Брянская область.

     Задачей деятельности Общества является минимизация рисков и предоставление нашим клиентам высококачественной страховой защиты в любой точке мира.

     Цель  Общества – построение эффективного и стабильного бизнеса, работающего  на благо наших клиентов, акционеров и партнеров.

     Приоритетные  направления деятельности филиала:

1. Страхование от несчастных случаев и болезней.
2. Добровольное медицинское страхование граждан.
3. Страхование средств транспорта и гражданской ответственности.
4. Страхование прав собственности и иных вещных прав (титула).
5. Страхование ответственности перед третьими лицами при перевозке опасных грузов.
6. Обязательное страхование гражданской ответственности владельцев транспортных средств.
7. Страхование линейной части технологического оборудования и оснастки магистральных трубопроводов.
8. Страхование имущества предприятий.
9. Страхование имущества граждан.
10. Страхование строительно-монтажных рисков.
11. Страхование гражданской ответственности организаций, эксплуатирующих ОПО, за причинение вреда жизни, здоровью или имуществу третьих лиц, окружающей среде в результате аварии или инцидента на опасном производственном объекте.
12. Страхование при ипотечном кредитовании.

   Список  ключевых клиентов и партнеров:

1. ОАО «Брянскоблгаз».
2. ЗАО «Брянск Терминал М».
3. ЗАО «Брянскнефтепродукт».
4. ОАО «Газпромбанк».
5. ООО «Брянскрегионгаз».

   Список  банков, где филиал имеет аккредитацию:

1. «Газпромбанк» ОАО.
2. Сбербанк России ОАО.
3. ОАО «ВБРР».
4. КИТ Финанс Инвестиционный банк (ОАО).
5. (ОАО) Банк ВТБ (ОАО).
6. ОАО «Транскредитбанк».
7. ОАО «Промсвязьбанк».
8. ОАО «МДМ–Банк».
9. ОАО АКБ «Пробизнесбанк».
10. АКБ «Транскапиталбанк» (ЗАО).
11. ВТБ 24 (ЗАО).
12. ОАО «Россельхозбанк».
13. ОАО «Уралсиб».
14. ОАО «МИнБ».

   Размер  Уставного капитала – 3 085 884 450 (Три  миллиарда восемьдесят пять миллионов  восемьсот восемьдесят четыре тысячи четыреста пятьдесят) рублей.

   Количество  обыкновенных акций: 9 351 165 (Девять миллионов триста пятьдесят одна тысяча сто шестьдесят пять) штук.

   Номинальная стоимость акции: 860 (Восемьсот шестьдесят) рублей.

   Государственный выпуск ценных бумаг – 1-03-00013-Z от 07.12.2009год.

1.1.2. Организационная  структура Брянского филиала ОАО «СОГАЗ».

     Организационная структура предприятия приведена на рисунке (приложение 1).

     Отдел Имущественного страхования и Отдел Личного страхования являются структурными подразделениями Брянского филиала                    ОАО «СОГАЗ» и подчиняются директору филиала. Основными задачами отделов являются:

     1. Подготовка проектов договоров страхования.

2. Проведение работы по поиску и организации новых каналов продаж, совершенствованию работы с действующими каналами продаж.
3. Подготовка отчетов и аналитических справок по заключенным договорам страхования.
4. Подготовка счетов на оплату страховой премии и контроль ее оплаты страхователем.

5. Специалист обеспечивает надлежащее ведение, учет и хранение следующей документации:

  - Договоров страхования;

     - Заявлений Страхователей;

  - Счетов на оплату премии;

- Прочих документов, являющихся неотъемлемой частью договоров страхования.

6. Осуществляет планирование своей деятельности в соответствии с должностными обязанностями, задачами и функциями Подразделения, заданиями и распоряжениями руководства в рамках выполнения общего плана деятельности Центрального филиала.
7. Регулярно предоставляет непосредственному руководству плановую и отчетную информацию о своей деятельности.
8. Повышает свой профессиональный уровень в предусмотренном в Обществе порядке.
9. Соблюдает нормы охраны труда, правила противопожарной безопасности.
10. Выполняет другие распоряжения руководства.

   Отдел делопроизводства является структурным подразделением Брянского филиала ОАО «СОГАЗ» и подчиняются начальнику отдела и директору филиала. Основными задачами Отдела являются:

1.  Организация общего делопроизводства в компании.