Анализ делопроизводства Брянский филиал ОАО «СОГАЗ» и выбор автоматизированной системы, которая интегрируется с «1С: Предприятие» версии 8.1.

Рис.1Блок-схема  компьютерной сети аппарата управления в Брянском филиале ОАО «СОГАЗ». Локально-вычислительная сеть. 
 

1.2.1. Описание автоматизированной системы «1С: Предприятие» версии 8.1, внедренной в Брянском филиале ОАО «СОГАЗ».

            Система "1С:Предприятие" версии 8.1 предназначена для автоматизации управления и учета в компании различных отраслей, видов деятельности и типов финансирования, продукты для ведения бухгалтерского учета ("1С:Бухгалтерия"), для учета в бюджетных организациях расчета зарплаты и управления кадрами, разнообразные отраслевые и специализированные решения, разработанные как самой фирмой "1С", так и ее партнерами.

     Ключевым  направлением развития системы программ является развитие нового поколения  управленческих и учетных решений  на технологической платформе «1С:Предприятие 8.1.» и реализация в них мощной функциональности, предназначенной для организации управления современной страховой компанией.

1.2.1.Комплексное решение «Управление страховой компанией».

 

     Автоматизированная  система «1С: Предприятие 8.0»- 1С:Управление страховой компанией версии 1.0 в Брянском филиале ОАО «СОГАЗ» содержит два прикладных решения:

• «Управление Страховой компанией»;
• «Зарплата и управление кадрами»: с данным решением работает Бухгалтерия (оформляется кадровая документация, содержатся сведения о персонале, о его перемещении, содержатся сведения о заработной плате, выполняются расчетные операции, составляются служебные записки и оформляются приказы о работе в выходные дни и сверхурочное время.

     "1C:Управление  страховой компанией 8.1." является комплексным прикладным решением, охватывающим основные контуры управления и учета в компании. Решение позволяет организовать комплексную информационную систему.

     «1С:Управление страховой компанией 8.1." предоставляет:

     - директору филиала, отвечающему за развитие бизнеса, - широкие возможности анализа, планирования и гибкого управления ресурсами компании для повышения ее конкурентоспособности;

     - начальнику отдела - инструменты, позволяющие повысить эффективность ежедневной работы по своим направлениям;

     - специалистам отделов - средства для автоматизированного ведения учета в полном соответствии с требованиями законодательства и корпоративными стандартами компаний.

      В настоящее время IT – специалисты Центрального филиала предложили директору филиала осуществить разработку «модуля управления документацией, который рассчитан на автоматизацию делопроизводства.

1.2.2. Этапы разработки модуля «Управление документацией»

 

           Первый  этап: процесс разработки модуля начался с создания справочников: «Контрагенты», «Общефирменные документы»

                 Справочник «Контрагенты»  представляет собой единую информационную базу, необходимую для работы с  клиентами и организациями, все  сотрудники компании имеют доступ к справочнику.

                 Справочник содержит следующие закладки:

     - Общие сведения о контрагенте (вид деятельности: застрахованный/незастрахованный);

     - учетные данные (документ удостоверения личности, дата рождения, пол, категория контрагента: физ./юр.лицо);

     - договоры, контактные лица (номера  договоров, вид оказываемых услуг и проводимых работ, срок действия договора).

           Для удобства пользования  данным справочником, контрагенты объединены в группы: контрагенты, банки, брокеры, выгодоприобретатели, страхователи, прочие. 

           Справочник «Общефирменная документация» содержит следующие закладки:

     - бланки документов;

     - документы компании (приказы, распоряжения, инструкции, стандарты предприятия и т.д.);

     - справочники номеров телефонов  работников ОАО «СОГАЗ»;

     - инструкции по работе с системой.

     В данный справочник регулярно включают новые закладки и сведения.

     Второй  этап начался с распределения обязанностей и назначения лиц, ответственных за ведение документооборота в электронном виде в подразделениях.

     Третий  этап: был автоматизирован процесс создания и регистрации документа, созданы регистрационные карточки документов.

           На данном этапе  возникли проблемы в работе исполнителей с документами:

1. И входящие, и исходящие документы находятся в одной закладке, т. е., объединены, и в случае для установления отбора по виду документа при создании новой карточки, проставляются ошибочно регистрационные номера;
2. регистрационный номер автоматически не проставляется, приходится набирать вручную, что тоже приводит к дублированию, ошибкам и сбою в нумерации;
3. регистрационная карточка входящего и исходящего документа содержат одинаковые реквизиты и лишние данные, например в исходящих документах: номер контрагента, дата контрагента, что вызывает трудности в заполнении;
4. нет взаимосвязи документов и регистрационных карточек, например: «в ответ», «во исполнение»;
5. при регистрации необходимо сканирование.

     После регистрации документа делопроизводитель (при работе с входящим документом) или лицо, ответственное за делопроизводство устанавливает доступ к данному документу и отправляет по электронной почте исполнителю уведомление о том, что необходимо рассмотреть документ.

     Разработка  занимает много времени, реквизиты  регулярно меняются. Дальнейшие операции с документами не автоматизированы.

1.2.3. Предложения по организации разработки модуля «Управление документацией»

 

Внедрение должно начинаться с решения организационных вопросов:

1. Необходимо сформировать рабочую группу по автоматизации делопроизводства из числа специалистов  компании (директор филиала, начальник отделов, делопроизводитель) и специалистов, оказывающих консультационные услуги по системе «1С: Предприятие», необходимо назначить ответственных за отдельные виды работ.
2. Разработать организационный проект с составлением схем и алгоритмов движения документов и работы с документами (Приложение 4), с составлением табеля и форм документов. Проводится работа по выявлению типовых управленческих операций, создаются  шаблоны. Эти мероприятия  позволят грамотно определить исполнителей и ответственных, сократить время на создание регистрационных карточек, справочников, обеспечить взаимосвязь процессов работы с документами.

При разработке алгоритмов необходимо проводить  интервьюирование основных пользователей, включая руководителей подразделений.

3. Необходимо проводить обучение работников, ответственных за ведение делопроизводства в подразделениях.

После решения организационных вопросов решаются технологические и стоимостные вопросы:

4. Необходимо сначала разработать модуль, провести «пилотный» запуск технологии и только после положительных результатов вводить в эксплуатацию.
5. Необходимо оценить затраты по разработке и внедрению модуля, на обучение специалистов предприятия, на оплату консультационных услуг специалистов.
6. Необходимо приобрести соответствующие технические средства (например, сканеры), обеспечить качественную и бесперебойную работу исполнителей с системой.

     Все перечисленные методы позволят рассчитать затраты на разработку модуля «Управление  документацией» и эффект от внедрения. Но, как правило, самостоятельная  разработка предприятием модуля –  очень длительный и дорогостоящий процесс, в результате которого возникают  ошибки, в случае которых приходится возвращаться на начальные этапы разработки.

     Есть  альтернативный вариант решения  проблемы совершенствования делопроизводства Брянского филиала ОАО «СОГАЗ» - выбрать и внедрить уже разработанный модуль по автоматизации делопроизводства и бизнес-процессов на базе существующей системы «1С: Предприятие» версии 8.0., известных и зарекомендовавших себя на российском рынке компаний-разработчиков. Это позволит сократить временные и трудовые затраты, к тому же стоимость готового программного продукта не намного выше стоимости разработки.

     Для выбора соответствующей системы, модуля или приложения необходимо провести анализ существующих систем, рассчитать затраты и эффективность.

     Вывод: необходимо полностью отказаться от традиционных форм работы с документами, доработать и внедрить готовое разработанное приложение соответствующей автоматизированной системы, которая обладает возможностью интегрироваться с системой «1С: Предприятие». Выбираемое приложение должно соответствовать предъявляемым требованиям: функциональным и системно-техническим.

1.3.Предварительное  технико-экономическое  обоснование проектных  решений и постановки  задач.

1.3.1. Составление перечня предъявляемых основных функциональных и системно - технических требований к системе автоматизации делопроизводства.

 

           Функциональные и  системно-технические  требования ориентированы  на соответствие предлагаемой технологии государственным нормативным актам и корпоративным нормам делопроизводства, обеспечение удобства пользования системой, качественного и бесперебойного ее функционирования.

           Степень соответствие разрабатываемого модуля «Управление  документацией» заданным критериям отражена в таблице: