Анализ делопроизводства фирмы

ВВЕДЕНИЕ 

Делопроизводство – это ведение документации организации, предприятия,  фирмы, приём, заполнение, оформление, отправка документов, учёт и контроль за их  движением и исполнением, обновления документов. 

Не  нужно доказывать, что знание делопроизводства, умение документально оформить управленческое решение, для любого специалиста стало неотъемлемым признаком профессионализма. Делопроизводство составляет полный цикл обработки  и движение документов с момента их создания до завершения. 

     В федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации»  закреплено следующее определение  понятия «документ»:

Документ –  это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать.      

В документоведении документ рассматривается как результат закрепления фактов, событий. Документы, зафиксировав информацию, тем самым обеспечивают её сохранение и накопление, возможность передачи  другому лицу, многократное использование, повторное и неоднократное возвращение к ней во времени.

Основной целью прохождения практики является закрепление и углубление знаний, приобретение практических навыков  работы. Практические навыки играют определенную роль в профессионально  деятельности  любого специалиста.   

Во  время практики студент должен:

- приобрести  навыки практической реализации  теоретических знаний при решении  задач документирования в управленческой  и экономической деятельности;

- изучить  по месту практики организационную  структуру базового предприятия,  структуру  своего подразделения, организацию  рабочего места;

- изучить  особенности и специфику процесса  производства, установление внешних  и внутренних взаимосвязей, организацию  документооборота;

- изучить  используемые информационные технологии  и вычислительную технику в организации процесса документооборота.

- научиться  оформлять документы в соответствии  с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003; Перечень типовых документов прилагается  ниже.

- изучить  методы и приобрести навыки  работы с управленческой и  технической документацией.    

     Отчет состоит из двух разделов. В первом разделе дана общая характеристика общества: юридический статус общества, цели и предмет деятельности, организационная структура управления и т.д. В качестве наглядного примера приведена схема структуры управления предприятия.

     Второй  раздел полностью посвящен делопроизводственной службе предприятия. Здесь рассматриваются общие положения и основные задачи, организационная структура и функции службы предприятия, представлены должностные права и обязанности специалистов, а также рассмотрены условия труда и проанализирована основная документация отдела.

 

Глава 1. Общая характеристика предприятия места  практики

1.1 Характеристика предприятия  относительно формы собственности. 

Закрытое  акционерное  общество «КАБО» располагается по адресу:г. Смоленск, ул. Бабушкина, д.1,

Контактная информация: (4812) 21-47-85 , kabo2002@rambler.ru

Почтовый адрес:214031,г. Смоленск,  ул. Бабушкина, д.1

     Закрытое  акционерное общество «КАБО», именуемое в дальнейшем "Общество" учреждено решением учредительного собрания ЗАО «КАБО» 28.12.1998 года   и действует в соответствии с Гражданским   Кодексом   РФ,   Федеральным   законом  РФ "Об акционерных обществах" (далее по тексту - Федеральный закон), иными нормативными актами Российской Федерации.

Полное  фирменное наименование общества на русском языке: Закрытое акционерное общество «КАБО».

Сокращенное фирменное наименование общества: ЗАО «КАБО».

Полное  фирменное наименование общества на английском  языке: Joint-stock company "KABO"

Место нахождения общества определяется местом его государственной регистрации – город Смоленск ул. Бабушкина, д. 1.

     Закрытое  акционерное общество "КАБО" - коммерческая организация, уставный капитал которой разделен на определенное число акций, удостоверяющих обязательственные права участников общества (акционеров) по отношению к обществу. Общество имеет круглую печать, содержащую полное фирменное наименование и указание на место нахождения общества. Общество создано без ограничения срока действия.

     Закрытое  акционерное общество "КАБО" является юридическим лицом и имеет в собственности обособленное имущество, учитываемое на его самостоятельном балансе, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, нести обязанность, быть истцом и ответчиком в суде.

     Акционеры общества не отвечают по обязательствам общества и несут риск убытков, связанных  с его деятельностью, в пределах стоимости принадлежащих им акций. Акционеры общества, не полностью  оплатившие акции, несут солидарную ответственность по обязательствам общества в пределах неоплаченной части стоимости принадлежащих им акций. Акционеры общества вправе отчуждать принадлежащие им акции без согласия других акционеров и общества.

     Акции закрытого акционерного общества "КАБО" распределяются только среди его учредителей или иного, заранее определенного круга лиц. Такое общество не вправе проводить открытую подписку на выпускаемые им акции либо иным образом предлагать их для приобретения неограниченному кругу лиц.

     Акционеры закрытого общества пользуются преимущественным правом приобретения акций, продаваемых другими акционерами этого общества. Уставом закрытого общества может быть предусмотрено преимущественное право приобретения обществом акций, продаваемых его акционерами, если акционеры не использовали свое преимущественное право приобретения акций.

     Основной  целью Общества является производства  продукции,  выполнения  работ  и  оказания   услуг   в   целях удовлетворения  общественных потребностей и получения  прибыли. 

Основными видами деятельности общества являются:

- производство и сбыт продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления,

- производство, переработку, хранение и реализацию сельскохозяйственной продукции;

- производство, переработку и хранение продовольственных товаров;

- оптовая и розничная торговля продовольственными и потребительскими товарами;

- оказание консультационных, юридических, маркетинговых, агентских, информационных, торгово-закупочных, представительских, организационных, посреднических услуг;

- организация и проведение семинаров, конференций, курсов повышения квалификации;

- выполнение научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ;

- внедрение результатов научно-технических работ, новой техники и технологий;

- сборка, эксплуатация, комплектация, тестирование, и сервисное обслуживание оборудования различного класса и технических систем, в том числе вычислительной техники, аудио- и видеотехники, автотранспорта и других систем;

- рекламная, издательская и полиграфическая деятельность;

- проектирование, строительство, эксплуатация административных зданий, предприятий, гостиниц, кемпингов, мотелей, коттеджей, жилых домов и поселков;

- организация купли - продажи жилых помещений, оказание услуг по оценке стоимости жилых помещений, деятельность по сдаче в аренду жилых помещений, находящихся в собственности как юридических, так и физических лиц;

- приобретение и сдача в аренду производственных помещений;

- осуществление охранной деятельности;

- организация грузовых и пассажирских перевозок;

- оказание транспортно-экспедиционных услуг;

- ремонт и техническое обслуживание автотранспортных средств;

- организация проката автотранспорта и автотранспортных средств;

- приобретение, аренда и эксплуатация легкового, грузового, пассажирского транспорта и техники сельскохозяйственного назначения;

- оказание лизинговых услуг

     Отдельными видами деятельности, перечень которых определяется законом, общество может заниматься только на основании специального разрешения (лицензии). Если условиями предоставления специального разрешения (лицензии) на осуществление определенного вида деятельности предусмотрено требование осуществления такой деятельности как исключительной, общество в течение срока действия специального разрешения (лицензии) вправе осуществлять только виды деятельности, предусмотренные специальным разрешением (лицензией), и сопутствующие виды деятельности.

Достоинства.

Ответственность акционера ограничена суммой вклада.

Управляет обществом Генеральный директор.

Недостатки.

Участников не более 50.

Забрать свою долю имущества в капитале общества можно только путем продажи акций  кому-либо из акционеров (преимущественное право покупки акций), которые  выступают абстрактным эквивалентом оценки капитала обществ.

Необходимость регистрации проспекта эмиссии акций.

Целесообразное  применение.

Бизнес  с привлечением участников, который  может сильно пострадать при их выходе.

1.2. Организационная  структура управления  общества

     Высшим  органом общества является общее собрание акционеров, которое проводится ежегодно не ранее чем через два и не позднее чем через шесть месяцев после окончания финансового года (начинается с первого января и заканчивается тридцать первого декабря каждого года). Решение на общем собрании акционеров принимается открытым голосованием.

В компетенции  общего собрания акционеров, находится  решение таких вопросов, как:

- внесение  изменений и дополнений в Устав  Общества или утверждения его  в новой редакции;

- реорганизация  Общества;

- ликвидация  Общества;

- избрание  членов Совета директоров и досрочное прекращение полномочий его членов;

- избрание  ревизора Общества и досрочное  прекращение полномочий;

- утверждение  годовых отчетов, бухгалтерских  балансов, распределение прибылей  и убытков;

- утверждения порядка ведения общего собрания акционеров Общества;

- определение  количества, номинальной стоимости,  категорий  объявленных акций  и прав, предоставляемых этими  акциями;

- увеличение  и уменьшение уставного капитала  Общества;

- дробление  и консолидация акций Общества;

- принятие  решений об одобрении сделок предусмотренных статьей 83 ФЗ РФ «Об акционерных обществах».

-  принятие решений об одобрении крупных сделок предусмотренных статьей 79 ФЗ РФ «Об акционерных обществах»;

- решение иных вопросов, предусмотренных ФЗ РФ «Об акционерных обществах».

Помимо  годового общего собрания, могут проводиться внеочередные собрания.

     Общее руководство деятельностью Общества осуществляет Совет директоров Общества. Совет директоров Общества осуществляет свою деятельность в соответствии с Уставом Общества. Избирается общим собранием акционеров пять человек сроком на один год. Избранные лица могут быть переизбраны неограниченное количество раз. Совет директоров возглавляет Председатель Совета директоров, который организует работу Совета директоров, созывает заседания Совета директоров ведение протокола, председательствует на общем собрании акционеров. К исключительной компетенции Совета директоров относят: