Анализ делопроизводства фирмы

1. Структура и штатная численность

2. Приказ по основной деятельности

3. Приказ по личному составу

4. Докладная записка (приложение 8)

5. Деловое (служебное) письмо (приложение 5)

6.Трудовая книжка (приложение 7)

7. Командировочное удостоверение по форме Т- 10 (приложение 6)   

1. Структура и штатная численность  - организационный документ, в котором указываются все структурные подразделения, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей. Штатное расписание обязательно составляется работодателем по форме № Т-3 утверждается приказом, который пишется в свободной форме. Внесение любых изменений тоже оформляется приказом.

2. Приказы по основной деятельности – приказы по организации работы фирмы, финансированию, планированию, снабжению, реализации продукции и другим производственным вопросам. Дата приказа является дата его подписания руководством.

3. Приказы по личному составу регулируют приём, перемещение, увольнение работников, представление отпусков, присвоение разрядов, вынесение поощрений и взыскания работников. Приказы по личному составу оформляются на бланках предприятия.

4. Докладная записка- это информационный документ, который составляется на имя руководителя компании. Цель докладной записки – информировать руководство о сложившейся ситуации. Докладные записки бывают: внутренние и внешние. Внутренние докладные записки оформляются на бланке формата А4 и подписывает их автор-составитель. Внешние докладные записки оформляются на общем бланке формата А4 и подписываются руководителем предприятия. Датой записи является дата её подписания.

6. Деловое (служебное) письмо.  Деловое письмо имеет определённые правила оформления и составления. Его печатают на стандартных бланках формата А4 и А5. Служебное письмо является носителем определённой информации и является правовым документом.

7. Трудовая  книжка – один из важнейших личных документов гражданина в нашей стране. Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности рабочих и служащих. Все сведения в трудовую книжку заносятся без сокращения – полностью. Фамилия, имя, отчество и дата рождения работника записываются на основании паспорта, образование – на основании соответствующего документа, профессия – тоже на основании документа. По ней  считают общий стаж работника. Трудовая книжка обязательно хранится у работодателя (ст. 66 ТК РФ)

8. Командировочное удостоверение – это документ, выдаваемый сотруднику на время  выполнения им служебных обязанностей вне постоянного места работы. Оно служит оправданием о месте и время нахождения в командировке. Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре на основании приказа о направлении в командировку и передаётся сотруднику. Бланк по форме  №Т-10 является документом, подтверждающим время пребывания в служебной командировке.

2.5. Условия труда в делопроизводственной службе общества

Факторы, формирующие условия труда, можно разделить на 2 группы:

1) Производственные факторы:

• санитарно-гигиенические;
• психофизиологические;
• эстетические;
• организационно-экономические.

2) Социально-психологические.

     Санитарно-гигиенические  условия формируются под влиянием на человека окружающей среды (вредные химические вещества, запыленность воздуха, вибрация, освещение, уровень шума, инфразвук, ультразвук, электромагнитное поле, лазерное, ионизирующее, ультрафиолетовое излучение, микроклимат, микроорганизмы, биологические факторы). Приведение этих факторов в соответствие с современными нормами, нормативами и стандартами является предпосылкой нормальной работоспособности человека. Многочисленными исследованиями гигиенистов и физиологов труда установлено, что на организм человека оказывают значительное воздействие санитарно-гигиенические факторы производственной среды. Некоторые из них  оказывают неблагоприятное влияние на работника, что снижает работоспособность, ухудшает состояние здоровья и иногда приводит к профессиональным заболеваниям. Санитарно-гигиенические условия в ЗАО «КАБО» допустимые. Для поддержания оптимальной температуры летом и исключения возможности перегрева помещения предприятия оснащены кондиционерами, а для поддержания оптимальной для работы температуры зимой используются обогреватели, так как система центрального отопления не удовлетворяет потребностей работников. В кабинетах отдела стоят пластиковые окна, которые препятствует попаданию в помещение холодного воздуха зимой, а также значительно уменьшают уровень шума. Освещенность рабочего места вполне оптимальная: освещение помещений искусственным светом применяется лишь в вечернее время суток, в остальное время суток достаточно дневного света.

     Психофизиологические  факторы обусловлены содержанием труда и его организацией, поэтому их называют иногда трудовыми. Это – физическая нагрузка, которая связана с динамической и статической работой; нервно-психическая нагрузка в виде напряжения зрения (точность работы), нервно-эмоционального напряжения и интеллектуальной нагрузки (объем перерабатываемой информации, число производственно важных объектов единовременного наблюдения и т.д.); монотонность трудового процесса (разнообразие, темп труда). Элементы этой группы, за исключением физических усилий и монотонности, не имеют утвержденных нормативов. Работу в делопроизводственной службе ЗАО «КАБО» можно отнести к легкой категории тяжести, она проходит в оптимальных условиях внешней среды и при оптимальной величине физической и умственной нагрузок. Данная работа требует в основном умственных нагрузок, которые соответствуют возможностям организма. Также при работе с документами идет большое напряжение на зрение, в связи с чем допустимы небольшие перерывы в течение рабочего дня.

     Эстетические  факторы - это те факторы, воздействие которых может вызывать у человека соответствующее отношение к условиям труда с точки зрения художественного восприятия окружающей среды (имеется в виду использование цвета, формы, музыки в трудовой деятельности человека). В окраске помещений отдела доминируют светло-коричневый и светло-желтый цвета. Данные цвета считаются наиболее благоприятными для человека, они оказывают влияние на утомляемость, а также на напряженность глаз. В отделе работает радио, что способствует снятию эмоционального напряжения. Помещения отдела весьма просторные и уютные, здесь много цветов, присутствуют картины, удобно расставлены столы.

     Организационно-экономические условия в ЗАО «КАБО» допустимые. Рабочие места хорошо оборудованы: в кабинетах много столов, которые удобно и правильно расставлены, имеется большое количество шкафов для хранения документов, а также сейф. Рабочие места оснащены компьютером, принтером и другими необходимыми для работы принадлежностями. Однако, на компьютерах не стоит защитного слоя, щадящего зрение, что весьма опасно для специалистов, часто работающих за ним.

     Социально-психологические  факторы характеризуют взаимоотношения в трудовом коллективе и создают у работника соответствующий психологический настрой.

     Под социально-психологическим климатом трудового коллектива понимают систему  социально-психологических отношений, отражающих интеграцию отдельных работников и социальных групп для осуществления общих производственных целей. Это внутреннее состояние коллектива, сформировавшегося как результат совместной деятельности его членов, их межличностных взаимодействий. На мой взгляд, на предприятии царит оптимистическое настроение, добросовестное, инициативное отношение членов коллектива к выполняемым обязанностям, низкий уровень конфликтности в межличностных отношениях, незначительная текучесть кадров. В целом условия труда можно охарактеризовать как допустимые.

2.6 Общая оценка организации  делопроизводства на предприятии и  рекомендации по ее улучшению 

     Оперативность и надежность управления документооборота на предприятии связана с быстротой  прохождения и обработки документов. Ускорение документооборота достигается за счет сокращения количества инстанций, проходимых документами, сокращения и убыстрения операций, производимых с ними, сокращения объема документооборота. Сокращению документооборота способствует более четкое распределение функций между сотрудниками подразделения и исполнителями, конкретное и оперативное руководство.     

       В настоящее время наличие  успешно действующей системы автоматизации делопроизводства и документооборота говорит о благополучии предприятия и его руководства. Это означает полную управляемость подчиненных руководству аппарата, их компетентность, солидарность и дисциплину.   

Заключение

В период прохождения производственной практики я проделала следующую работу:

• изучила структуру управления организацией;
• ознакомилась с организационной структурой,  задачами и функциями делопроизводственной службы;
• ознакомилась   с     системой     профессиональных     обязанностей и должностными инструкциями специалистов делопроизводственной службы;
• активно    участвовала в хозяйственной деятельности предприятия, оказывала помощь специалистам;
• изучила  технические,   социально-экономические   условия   труда   в отделе;
• изучила основную документацию, обеспечивающую функционирование отдела.

     ЗАО «КАБО» на сегодняшний день_, с моей точки зрения, можно отнести к стабильному предприятию. Высокий уровень заработной платы, отсутствие текучести кадров, высокий спрос на выпускаемую продукцию.

Предприятие успешно конкурирует с другими  производителями. Основная задача предприятия - удовлетворение запросов потребителей, что подразумевает производство исключительно качественной продукции, удержание стабильной цены.

Список  литературы 

1. Гражданским кодексом РФ

2. Федеральный  Закон РФ "Об акционерных обществах",

3. Федеральный Закон РФ "О рынке ценных бумаг"

4. ГОСТ  Р 6.30-2003 Унифицированные системы  документации. Система организационно-распорядительной  документации. Требования к оформлению  документов. М.: Изд-во стандартов, 2003.

5. Устав  ЗАО «КАБО»

6. Парова Л.М. Документирование  управленческой  деятельности:  Учебное пособие. – М.: МГИУ, 2007. – 83 с.

7. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: учеб. пособие для вузов. - М.-Новосибирск.: ИНФРА-М.Сибирское соглашение, 2005

8. Крылова И.Ю. Документирование управленческой деятельности. С-Пб.: Питер, 2005