Анализ делопроизводства фирмы

2.3. Анализ основной  документации делопроизводственной  службы

     Оформление  приема. Оформление на работу производится на основании «приказа о приеме» на работу. Поступающие на предприятие предъявляют паспорт, трудовую книжку, диплом или удостоверение /справку об образовании/ и военный билет. Лица, поступающие на работу впервые и не имеющие трудовой книжки, предъявляют справку о своем последнем занятии. Начальник канцелярии,  на основании заявления заполняет на принимаемого «приказ о приеме» на работу /форма Т-1/ (приложение 1) и личную карточку. Начальник канцелярии после приема на работу и отметки о прохождении инструктажей вызывает начальника цеха. Начальник цеха в «приказе о приеме» дает заключение о возможности приема, указывает должность и ее шифр, на которую может быть принято лицо, оформляющееся на работу, на какой оклад, и по какому разряду с указанием вида тарифной ставки и формы заработной платы.

     Лицу, не имеющему специальности, в «приказе о приеме» на строке «профессия (должность)» указывается участок, на котором он будет работать. Затем лицо, оформляемое на работу, учитывают в отделе технического обучения и в «приказе о приеме» по строке «разряд (оклад)» проставляется размер оплаты в период освоения выбранной специальности в соответствие с действующим законодательством. На основании «Приказа о приеме» делают отметку о зачислении на работу в трудовой книжке работника.

     Начальник канцелярии на основании «Приказа о приеме» делает отметки в личной карточке /форма Т-2/, направляет личную карточку Т-2 в отдел и перекладывают ее из раздела оформляемых в основную картотеку, а расчетный отдел бухгалтерии открывает на работника лицевой счет.

     Личная  карточка работающего.  Основным документом учета личного состава является личная карточка работающего –  (форма Т-2), заполняемая на каждого работника предприятия. Учет личного состав осуществляется в картотеке личных карточек. Личная карточка работающего /по форме Т-2/ (приложение 2) заполняется на основании приказа о приеме и соответствующих документов /паспорта, трудовой книжки, диплома или удостоверения и т.п./, предъявляемых поступающим при оформлении на работу на предприятие.

     Все сведения, содержащиеся в личной карточке сгруппированы в четыре основных раздела:

• раздел I – общие сведения;
• раздел II – сведения о воинском учет;
• раздел III – прием на работу и перевод на другую работу;
• раздел IV– аттестация;
• раздел V – повышение квалификации;
• раздел VI -  профессиональная переподготовка;
• раздел VII - поощрения и награды;
• раздел VIII - социальные льготы
• раздел IX – дополнительные требования;
• раздел X - основание увольнения.

       Верхнее поле на лицевой стороне  личной карточки права предназначено  для особых отметок отдела  кадров. Здесь для более быстрого отыскания нужных карт рекомендуется указать в виде условных обозначений некоторые сведения, не подлежащие механизированной обработке, но которые могут быть необходимы в процессе учета кадров.

     Раздел I  – общие сведения:

Заполнение  данных по каждой строке личной карточки производится полностью, без сокращения.

Строки 1-4, 9, 11, 12 заполняются на основании  паспорта работающего.

В строке 6 «Образование» пишется: «высшее», «незаконченное высшее» (указать сколько  курсов закончено), «среднее специальное», «профессионально-техническое», «среднее общее», «неполное среднее». «обязательное восьмилетнее», «начальное».

     Последующие графы заполняются только на специалистов с высшим, средним специальным  и профессионально-техническим образованием, а также окончивших школу мастеров. На основании диплома (удостоверения) об окончании высшего, среднего специального учебного заведения и т.д., в строке указывается полное наименование соответствующего учебного заведения, факультета, № диплома (удостоверения), отделения (дневное, вечернее, заочное) и дата окончания. По строке 10 указывается специальность по образованию, полученная по окончанию высшего или среднего специальных учебных заведений. Также указывается ученая степень, если имеется: «доктор наук», «кандидат наук» (указать каких наук), «младший научный сотрудник», «старший научный сотрудник», «доцент», «профессор».

     По  строке 8: а) «Общий стаж работы» - дата начала трудовой деятельности – указывается условная дата начала трудовой деятельности, определенная путем сложения даты (год, месяц, число) фактического начала работы и времени перерывов (число лет, месяцев, дней), не включаемых в трудовой стаж.

б) «Непрерывный стаж» указывается дата (год, число, месяц) начала непрерывного стажа;

в) «Дающий  право на надбавку за выслугу лет».

     По  строке 7 «Основная профессия (специальность)»  указывается специальность по опыту  работы для инженерно-технических  работников, практиков и инженерно-технических работников с высшим и средним специальным образованием, работающим не по своей специальности. По строке «Другая профессия» указывается вторая профессия, которой владеет рабочий. Если рабочий владеет более чем одной второстепенной профессией, то указывается та, по которой квалификация наивысшая.

     Раздел II - сведения о воинском учете:

Данные  в этот раздел вносятся на основе военного билета или приписного.

     Раздел III - прием на работу и переводы на другую работу:

При оформлении приема на работу на основании приказа о приеме в данном разделе производится соответствующая запись:

• графа 1 – дата приема (перевода) на предприятии;
• графа 2 – структурное подразделение;
• графа 3 – профессия (должность), разряд, класс (категория), квалификация;
• графа 4 – оклад (тарифная ставка), надбавка к основному окладу;
• графа 5 – основание приема (перевода) - № приказа о приеме;
• графа 6 – подпись владельца трудовой книжки.

В дальнейшем в этом разделе на основании приказа  о переводе указываются все перемещения по работе, изменения квалификации, оклада и т.д.

     Раздел IV – аттестация:

Данный  раздел заполняется на основании  сведений, полученных в результате проведения определенного вида мероприятий, в данном случае – аттестации.

     Разделы V-VI:

Данный  раздел заполняется в результате обучения работника, на основании документа, выданного в образовательном учреждении.

     Раздел  VII - поощрения и награды:

В данном разделе указывается наименование награды и наименование, номер  и дата документа, на основе которого выдана награда.

     Раздел  VIII - отпуск:

В данном разделе указывается вид отпуска (ежегодный, учебный, без сохранения заработной платы и т.д.), количество дней, дата начала и окончания, а  также основание отпуска.

     Раздел IХ  - социальные льготы:

В данном разделе указывается наименование льготы и основание, на основе которого она присваивается.

     Раздел  Х – дополнительные сведения:

В этом разделе осуществляются служебные  пометки ОК.

     Раздел  ХI - основание увольнения:

Данный  раздел заполняется на основании  приказа о прекращении трудового договора при увольнении работника с предприятия. В случае увольнения работника по собственному желанию, указывается причина увольнения, выясненная в результате собеседования с увольняющимся работником.

     Оформление  переводов и других изменений. Перевод работника из одного подразделения в другое производится на основании «приказа о переводе» (форма Т-5) (приложение 3). Данный приказ выписывает начальник канцелярии на основании заявления работающего. В приказе указываются личные данные работника (фамилия, имя, отчество), на каких условиях переведен (временно или постоянно), а также данные о прежнем месте работы и новом (отдел, участок, профессия, должность, размер тарифной ставки, оклада, надбавки к окладу), основание для перевода (заявление, докладная), вид перевода форма и система оплаты труда и продолжительность рабочего дня. Соответствующие изменения вносят в личную карточку переводимого работника, а также производится запись в лицевом счете или карточке- справке в отделе бухгалтерии и личная карточка с изменениями передается из отдела, где он работал в отдел, где будет работать.

     Порядок учета отпусков. Очередные и дополнительные, а также учебные и прочие отпуска предоставляются работникам в соответствии с трудовым законодательством и коллективным договором.

     На  работника, уходящего в отпуск, оформляется  «Приказ о предоставлении отпуска». В нем указывается вид отпуска, количество рабочих дней по каждому  виду отпуска, общее число отпускных  дней, за какой период предоставляется  отпуск, дата ухода в отпуск и возвращения, а затем делается соответствующая запись в имеющейся в отделе личной карточке (форма Т-2).

     Оформление  увольнений. Увольнение работников с предприятия производится в соответствии с действующим законодательством. Начальник канцелярии выписывает на увольняющегося «Приказ о прекращении трудового договора» (форма Т-8) (приложение 4), который затем визирует начальник отдела, где непосредственно проходила работа, и финансовый директор. Данный приказ содержит: личные данные увольняющегося, сведения о работе (отдел, участок, профессия, должность, размер тарифной ставки), условия труда, причину увольнения и основание для увольнения. «Приказ о прекращении трудового договора» хранится в бухгалтерии как основание для контроля произведенных расчетов.

2.4. Документооборот  общества

     Движение документов с момента  их получения (создания) и до  момента завершения их исполнения  образует документооборот общества.  Документооборот предполагает взаимосвязанное и взаимосогласованное движение документированной информации по трем основным каналам: для входящих, исходящих и  внутренних документов. В ЗАО «КАБО» документооборот общества находится под ответственностью  делопроизводителя.

     Порядок работы с входящими  документами включает прием корреспонденции, проверку целостности упаковки и  вложений, правильность адресации, вскрытие конверта, систематизацию документов, заполнение регистрационных карточек, простановку штампов, распределение документов на подлежащие передаче генеральному директору для рассмотрения и  вынесения резолюции и на подлежащие передаче на исполнение в структурные подразделения общества.

     Порядок работы с исходящими  документами включает получение исполненных  документов, проверку правильности оформления документов наличие приложений, указанных  в основном документе, регистрацию  документов в регистрационно-контрольной форме, сортировку отправляемых документов по адресатам и видам почтовых отправлений, написание адреса на конверте, фальцовку и вложение документов в конверты, заклеивание конвертов, составление реестра на заказную почту, упаковку писем для отправки на почту.

     Порядок  работы с внутренними документами включает получение распоряжения на подготовку документа, изучение материалов в освещаемом документе, составление  проекта (чернового и уточненного) документа (набор текста и печать),согласование проекта документа, представление документа на подпись, передачу на регистрацию, передачу документа должностным лицам общества для руководства в повседневной работе, помещение   дело.

     Значение при документировании, имеют средства документирования - орудия, используемые человеком для создания документов. Так, средства для обработки документов присутствуют, как вручную, так и технологическими средствами (компьютеры, факсы, ксерокс, сканер). 

2.5. Перечень  документов, с которыми приходилось сталкиваться во время практики. 

Во время  прохождения практики в ЗАО «КАБО» и занимая должность – делопроизводителя, я познакомилась со стадиями текущего делопроизводства в обществе. За время практики я рассмотрела следующие документы (все рассмотренные мною документы приложены ниже в качестве приложения):