Отчет по практике в управлении

     Организация контроля исполнения документов является важнейшей функцией любого учреждения, во многом определяет четкое, оперативное  выполнение его основных задач и совершенствование деятельности аппарата.

     Организация работы по контролю исполнения должна исходить из следующих основных требований:

     • оперативность и своевременность исполнения документов;

     • полнота охвата контролем всех исполненных документов;

     • систематичность контроля;

     • необходимость обобщения и анализа итогов контрольной работы.

     Объектами контроля являются качество и сроки  исполнения документов.

     Контроль  за исполнением документов и содержащихся в них поручений осуществляют руководители учреждения, руководители структурных частей или уполномоченные ими лица. А непосредственный контроль за исполнением документов, т.е. контроль за технической стороной исполнения (сроки подготовки и правильность оформления необходимых документов), является задачей делопроизводственного аппарата.

     Срок  исполнения документа исчисляется  с момента его получения организацией. Сроки исполнения могут быть типовыми или индивидуальными.

     Типовые сроки устанавливаются для наиболее распространенных категорий и видов документов: переписка с вышестоящими органами государственного управления, хозяйственными, плановыми, финансовыми и административными органами; переписка с подведомственными учреждениями, организациями; обращения граждан; телеграммы, телетайпограммы и др. Сроки их исполнения не должны, как правило, превышать 10 рабочих дней. Сроки исполнения предложений, заявлений и жалоб граждан не должны превышать одного месяца, а телеграмм, телетайпограмм – от двух до пяти дней. Срочные телеграммы исполняются в течение суток.

     Типовые сроки исполнения записываются и  закрепляются в "Перечне документов, подлежащих обязательному контролю исполнения".

     Индивидуальные  сроки исполнения устанавливаются  для наиболее важных документов, не включенных в перечень, или в том случае, когда необходимо исполнить их в срок, отличный от типового. При определении срока исполнения, устанавливаемого руководителем учреждения, учитывается содержание документа.

     Если  по каким-либо объективным причинам документ не может быть исполнен в  срок, нужно заранее, до истечения срока исполнения, согласовать вопрос с руководителем об установлении нового, реального срока. Уход в отпуск или отъезд в командировку сотрудника не могут быть уважительными причинами неисполнения документа в срок.

     Для документов, требующих более длительного исполнения, срок может быть увеличен, но не более, чем в два раза первоначально установленного срока.

     Продлевает  этот срок лицо, которое его установило. Срок может быть продлен сразу, при  получении документа исполнителем, или за два-три дня до истечения срока исполнения. Иначе документ считается неисполненным в срок.

     При поступлении в организацию документа, подлежащего контролю, на регистрационной  карточке и документе ставится отметка  о контроле в виде буквы "К". На формуляре-образце отведено специальное место согласно ГОСТ 6.38-90 – на левом поле документа.

     Контрольная (сроковая) картотека формируется  из дополнительных экземпляров регистрационных  карточек. Карточки в контрольных  картотеках, как правило, располагаются  по срокам исполнения. Такая картотека имеет разделы: дни текущего месяца; месяца текущего года; для карточек на просроченные документы. Картотеки могут быть построены на основе комбинации двух или нескольких признаков. Так, в контрольной картотеке между разделителями по дням, которые соответствуют срокам исполнения, можно группировать карточки по структурным подразделениям, а внутри – по исполнителям и т. д. Собственно контрольные операции включают в себя выявление хода исполнения документа, занесение сведений об этом в графу "Контрольные отметки", проверку, если это нужно, структурного подразделения – исполнителя.

     При контроле исполнения приказов, указаний, распоряжений руководителя организации  на каждый пункт приказа заводится  отдельная карточка и помещается в контрольную картотеку в разделы по дням, соответствующим их исполнению.

     Контроль  может осуществляться до истечения  срока исполнения (предварительный) и после истечения срока исполнения (последующий).

     Предварительный контроль предполагает наблюдения за ходом исполнения. Это более эффективная форма ведения контроля.

     Последующий контроль осуществляется тогда, когда  бывает невозможно проконтролировать  все документы до исполнения.

     Предварительному  контролю подлежат документы, имеющие, как правило, индивидуальный срок исполнения, а последующему контролю подлежат документы, имеющие типовой срок исполнения.

     Контрольные карточки заводятся также на распорядительные документы и поручения руководства  организации, отданные в устной форме.

     Специальную форму учета и контроля за исполнением устных поручений руководителей можно наладить в структурных подразделениях. Такие устные поручения обычно связаны с вопросами текущей деятельности аппарата, например: созвать совещание, подготовить материал к заседанию и т. д. На каждое поручение целесообразно заполнять карточку с указанием содержания задания, исполнителя и срока исполнения. Контроль за исполнением текущих поручений обычно проводят секретари руководителей или начальники структурных подразделений.

     Контрольный аппарат может признать исполненными и снять с контроля только те документы, которые имеют типовые сроки. Документы с индивидуальными сроками исполнения снимаются с контроля по указанию должностных лиц, которые поставили их на контроль. Карточки на исполненные документы целесообразно перемещать в картотеку исполненных документов и систематизировать их по исполнителям или по вопросам. Это позволит проследить фактический ход исполнения документа, обнаружить повторяющиеся трудности, носящие организационный характер, определить загрузку и исполнительность отдельных сотрудников, установить средние сроки исполнения однотипных документов.

     Направление писем-запросов в другие организации  для выяснения каких-либо обстоятельств, сбор дополнительных данных, необходимых  для исполнения, не является основанием для снятия документа с контроля.

     Исполнитель, подготовив ответ, согласовывает его  с заинтересованными должностными лицами и передает на подпись руководителю учреждения или структурного подразделения. Дата подписи ответного документа  является датой исполнения входящего документа. На лицевой стороне первого листа документа исполнитель делает пометки, указывающие, когда и каким образом исполнен документ, и заверяет их своей подписью. Если ответный документ не составляется, то исполнитель излагает на входящем документе существо выполненных действий и их результат. Например: "Вопрос решен по телефону, будет отгружено 10 вагонов..." Без этих отметок документ не должен приниматься для снятия с контроля. Это может сделать только то должностное лицо, которое поставило его на контроль, при наличии на нем отметки. В структурном подразделении снятие документа с контроля производит руководитель при подписании ответного документа.

     Данные  об исполнении документа и снятии его с контроля вносятся в контрольную и регистрационную карточку: дата исполнения, пометка о снятии с контроля, индекс документа, фамилия подписавшего документ, фамилия исполнителя.

     Исполненные документы с пометкой "В дело..." должны своевременно группироваться в  дела, а изъятые из контрольной картотеки карточки помещаются в массив карточек на исполненные документы и систематизируются по исполнителям или по вопросам.

     Задача  контролирующих органов не заканчивается  после снятия документа с контроля, ибо одной из его обязанностей является анализ данных по контролю.

     Периодичность отчетности зависит от характера  и особенностей деятельности учреждения.

     Номенклатура  дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

     Номенклатура  дел составляется в целях классификации  документов и формирования дел, обеспечения  сохранности, поиска документов и учета  дел. Она является классификационным  справочником и используется для  построения информационно-поисковой  системы. Составляются номенклатура дел организации в целом и номенклатуры дел каждого структурного подразделения.

     Формирование  дел – группировка исполненных  документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Все документы  организации на бумажной основе группируются в дела.

     Формированием дел в структурных подразделениях занимаются ответственные за делопроизводство лица, назначаемые руководителями структурных  подразделений.

     Контроль  за правильным формированием дел  в организации осуществляется службой  делопроизводства или лицом, ответственным за делопроизводство.

     При формировании дел необходимо соблюдать  следующие правила:

     • помещать в дело только исполненные документы;

     • помещать в дело документы, которые по своему содержанию соответствуют наименованию дела по номенклатуре;

     • помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

     • помещать приложения вместе с основными документами;

     • раздельно группировать в дела документы постоянного и временного хранения;

     • группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

     • в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

     • дело должно содержать не более 250 листов.

     Документы внутри дела располагаются в хронологической  или вопросно-логической последовательности (в их сочетании).

     Распорядительные  документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Приказы по личному составу группируются в  самостоятельные дела в зависимости  от сроков их хранения.

     Протоколы заседаний располагаются в хронологическом порядке, по номерам. Документы к заседаниям, сгруппированные в отдельное дело, систематизируются по номерам протоколов заседаний.

     Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий.

     Предложения, заявления, жалобы граждан и все  документы по их рассмотрению и разрешению группируются в самостоятельные  дела. Документы в этих делах располагаются  в хронологическом или алфавитном порядке. В случае получения повторного предложения, заявления, жалобы или появления дополнительных документов они подшиваются к данной группе документов.

     С момента заведения и до передачи в ведомственный архив дела хранятся по месту их формирования.

     В небольших организациях целесообразно централизованное хранение дел в службе делопроизводства.

     Руководители  структурных подразделений и  сотрудники, отвечающие за работу с  документами, несут ответственность  за сохранность документов и дел.

     Дела  находятся в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в запирающихся шкафах, элеваторных картотеках, обеспечивающих им полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативности поиска документов, дела располагаются в соответствии с номенклатурой. Номенклатура (или выписка из номенклатуры дел) помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются номера дел по номенклатуре. Хранить документы в рабочих столах запрещается.