Организация документооборота для управления дебиторской задолженностью ФГУП СПЗ

     в) проводит экспертизу финансовой отчетности новых контрагентов.

     г) перед заключением договора с  новой фирмой-поставщиком изучает  информацию о ней.

     2. Составление договора и юридический  контроль.

     Ответственность за составление договора и юридический  контроль правомерности заключения сделки полностью ложится на отдел производства и сметно-договорной работы ФГУП СПЗ.

     Приведем  примерный перечень его функций.

     а) уточняет наиболее важные моменты, связанные  с оформлением контракта, подписанием  и исполнением, в частности:

     - условия оплаты;

     - финансовую ответственность;

     - сроки выполнения обязательств;

     - сроки действия договора;

     б) прогнозирует риски.

     в) разрабатывает проекты всех типовых договоров на основе данных, представленных отделом снабжения;

     г) при отсутствии типового договора под  конкретный случай разрабатывает новый  проект предстоящего договора;

     д) проверяет наличие доверенности, если организация контактирует с представителем контрагента:

     е) проверяет доверенность (реквизиты, подписи, печать, дату выдачи, срок действия, юридическое право и объем  полномочий представителя и т.д.)

     3. Определение ответственных исполнителей.

     Коммерческий  отдел:

     а) контролирует исполнение поставщиком его обязанностей согласно всем пунктам контракта;

     б) своевременно принимает установленные  договором поставки и установленные  действующим законодательством  меры по предотвращению или минимизации  потерь по сделке;

     в) организует погрузку, доставку и разгрузку товаров и сырья, когда согласно действующему договору поставки доставлять товары обязана организация,

     г) контролирует своевременность, надлежащее качество и количество поставки согласно контракту;

     д) в случаях нарушения условий контракта одной из сторон направляет в отдел производства и сметно-договорной работы служебное письмо с просьбой о принятии необходимых мер.

     Бухгалтерия:

     а) осуществляет расчеты с поставщиками за поставляемые товары;

     б) контролирует правильность оплаты;

     в) следит за соблюдением сроков оплаты;

     г) оформляет соответствующие документы.

     Организационно-технологическая  схема реализации договора поставки включает следующие этапы.

     Этап  I: оформление договора.

     1. Отдел производства и сметно-договорной работы оформляет проект договора, присваивает договору номер, оформляет его в двух экземплярах, организует подписание договора контрагентом, делает необходимое количество копий договора и передает договор с визами, подписями и печатями другой стороны на подпись руководителю организации.

     5. Отдел производства и сметно-договорной работы передает после подписания руководителем полностью оформленный договор в бухгалтерию и торговый отдел — исполнителю.

     Этап  II: контроль за исполнением договора поставки.

     1. Исполнитель (уполномоченное организацией лицо на контакт с контрагентом) при наличии в договоре условия о предоплате организует получение с поставщика счета на предоплату.

     2. Исполнитель передает полученный  счет в бухгалтерию на визу.

     3. Бухгалтерия удостоверяется в  наличии договора, свободных оборотных средств, определяет возможность оплаты, визирует счет и передает его на подпись к оплате руководителю.

     4. Подписанный руководителем счет  передается в бухгалтерию для  оплаты, где регистрируется в  журнале представленных на оплату документов (таблица 14).

     Таблица 14

     Журнал  учета документов, поступивших для  оплаты 

 

     5. Бухгалтерия проводит оплату  и передает копии платежных  поручений исполнителю.

     6. Исполнитель уведомляет поставщика  об оплате по данным бухгалтерии.

     7. Бухгалтерия еженедельно (по пятницам) представляет в отдел производства и сметно-договорной работы данные о дебиторской и кредиторской задолженности (таблица 15).

     Таблица 15

     Журнал  учета дебиторской и кредиторской задолженности 

 

     8. Отдел производства и сметно-договорной работы на основании данных бухгалтерии анализирует дебиторскую и кредиторскую задолженность по каждому поставщику, а также определяет, по каким договорам превышены предельные сроки поставки, и еженедельно (по понедельникам) представляет отчет о просроченной дебиторской задолженности руководителю для принятия необходимых мер (таблица 16).

     Таблица 16

     Журнал  учета просроченной дебиторской  задолженности 

 

     Как показал проведенный в ФГУП СПЗ анализ, в большинстве случаев причиной просрочки платежей становится не сложное финансовое положение клиента, а желание использовать средства продавца для финансирования собственной деятельности. При этом сотрудники компании могут ссылаться на неэффективную работу казначейства, а также на забывчивость и отсутствие ключевых сотрудников. В большинстве случаев избежать подобных ситуаций можно, направив клиентам письмо с уведомлением о необходимости погасить задолженность.

     В ФГУП СПЗ были разработаны типовые формы писем, сроки отправки и содержание которых зависят от категории клиента (новый, надежный, VIP), а также от длительности просрочки оплаты. Письма рассылаются по требованию руководителя торговой организации, но при этом учитывается мнение главного бухгалтера. Письма могут направляться клиентам до наступления срока платежа (за 3 дня - напоминание), через 3 и через 5-10 дней после наступления срока оплаты и контроля оплаты счетов (рисунок 4).  

 

      Главному бухгалтеру _______________ (или финансовому директору)

     Уважаемый (ая)___________________! Уведомляем, что за Вашей  компанией числится просроченная задолженность  на общую сумму ________, в том числе  по следующим счетам:

     Счет  №________ дата погашения_______Счет № ________ дата погашения_______Просим незамедлительно произвести оплату вышеуказанных счетов и направить копию платежного поручения по факсу: ______________ для кредитного инспектора.

     С уважением,

     Руководитель  завода 

     Этап 111: оформление закрытия договора.

     1. Исполнитель проверяет наличие  доставленных товаров по данным  бухгалтерии, их соответствие  условиям контракта.

     2. Исполнитель проверяет соответствие  качества доставленных товаров  характеристикам и качеству товаров,  оговоренным в контракте с  фирмой-поставщиком.

     3. Исполнитель составляет в случае  окончания срока действия договора  акт о закрытии договора и  передает его на визу в бухгалтерию.

     4. Исполнитель присваивает акту  номер, оформляет его в двух  экземплярах, организует подписание  акта с контрагентом, делает необходимое количество копий и передает акт с подписями и печатями другой стороны и визами необходимых служб на подпись руководителю.

     5. После подписания руководителем  предприятия полностью оформленный  акт о закрытии договора и  его копии передаются в бухгалтерию и отдел производства и сметно-договорной работы.

     Для управления дебиторской и кредиторской задолженностью ФГУП СПЗ, а также для анализа спроса на товары и их предложения необходимые данные могут быть представлены в таблице 17.

     Таблица 17

 

     

     Дебиторы  и кредиторы ФГУП СПЗ на 01 июля 2006 г.