Организация документооборота для управления дебиторской задолженностью ФГУП СПЗ

     Поэтому необходимость перечисления денег  по "сверхлимитным" или незапланированным заявкам должна быть документально обоснована.

     Календарь обычно формируют на определенный период - месяц, декаду, неделю. Чтобы его  составить, необходимо все доходы и  расходы компании разделить на группы по видам денежных средств (наличные, на расчетном счете, векселя, облигации и т.д.). Затем надо упорядочить платежи и поступления в зависимости от их сроков.

     Далее работники финансовой службы должны определить, какими суммами (по видам  денежных средств) компания будет располагать  на начало планового периода. Для этого текущие остатки корректируют на суммы, которые должны поступить на фирму. После этого рассчитывают остаток для каждого дня планового периода. Формула расчета выглядит так:

     Остаток на дату = Остаток предыдущего дня + Сумма поступлений за день - Сумма платежей за день (3).

     Итак, календарь сформирован. Если все  значения в нем положительные, финансовое состояние компании можно считать  удовлетворительным. Отрицательные  цифры означают, что в какой-то конкретный день фирме может не хватить  денег.

     Пример  платежного календаря ФГУП СПЗ на 1 полугодие 2007 г. приведен в таблице 11.

     Таблица 11

     Платежный календарь ФГУП СПЗ по месяцам на I полугодие

     (в  тыс. руб.) 

 

     Первоначальный  вариант документа, как правило, "несбалансирован". Например, в  таблице 11 в марте платежи ФГУП СПЗ превышают суммы поступлений. Причина проста. Организации выгодно как можно раньше оплатить счета. А к сумме денег, которые должны поступить на фирму, нужно относиться осмотрительно. Ведь нельзя быть полностью уверенным в том, что контрагенты вовремя оплатят счета. В результате может сложиться ситуация, о которой упоминалось выше: в начале месяца денег на фирме может просто не оказаться.

     Из  календаря нужно исключить даты, денежные остатки на которые получились отрицательными. Сделать это можно  так:

     - "передвинуть" расходы на  более поздние сроки, а поступления - на более ранние;

     - разделить платеж на несколько  частей с разными датами исполнения;

     - рассчитаться с контрагентом  альтернативным способом. Например, заплатить ему товарным векселем  вместо денежного;

     - конвертировать одно платежное  средство в другое. Так, фирма может продать банковский вексель и получить наличные денежные средства;

     - договориться о кредитовании  компании. При этом нужно учитывать  грядущие выплаты по процентам  за пользование заемными средствами.

     Проиллюстрируем сказанное на примере. "Оптимизируем" платежный календарь, который приведен в таблице 11. Для этого перенесем с марта на апрель 1 млн руб., которым фирма рассчиталась за сырье. В результате будет сформирован новый график. Суммы поступлений в нем будут больше платежей (табл. 12).

     Как правило, после окончания "оптимизации" календарь подписывает генеральный  директор. Так документ вступает в  силу.

     Для того чтобы оперативно контролировать расходы организации, финансовому  работнику необходимо ежедневно  уточнять перечень и суммы планируемых на очередную дату платежей. При этом он не должен забывать учитывать остатки денежных средств на предыдущий день.

     Таблица 12

     "Оптимизированный" платежный календарь по месяцам  (в тыс. руб.) 

 

     Если  на фирме недостаточно денег для  оплаты всех счетов, часть запланированных  платежей можно перенести на другие дни. В соответствии с этими изменениями  пересчитывают и платежный календарь. Финансовая служба должна уточнить остатки на текущий день, а также отметить проведенные платежи и поступления. Затем неисполненные обязательства переносят на будущие даты.

     Далее нужно пересчитать остатки денег  на следующие дни планового периода. Для этого к остатку текущего дня прибавляют ожидаемые поступления и отнимают скорректированные платежи. Расчет проводят для каждого дня планового периода.

     Сформированный  таким образом новый вариант  платежного календаря, как и первоначальный, может оказаться несбалансированным - в нем могут появиться дни с отрицательными остатками. В этом случае календарь также необходимо "оптимизировать" по описанной выше схеме.

     Чтобы финансовая служба могла оперативно управлять платежами, ей необходимо каждый день получать информацию об остатках денег на счетах фирмы. Эти сведения не обязательно должны быть подтверждены документами - финансовым работникам компании гораздо важнее вовремя узнавать достоверные суммы остатков.

     В зависимости от способа расчетов оперативный учет можно организовать по-разному. Несколько методов его ведения описаны в таблице 13.

     Таблица 13

     Методы  ведения оперативного учета 

 

     Полученные  данные о движении денег сотрудники финотдела обрабатывают при помощи таких способов:

     - корректируют текущие остатки;

     - вносят изменения в план расходов;

     - фактические платежи распределяют  по плановым, которые затем отмечают как осуществленные;

     - разносят платежи и поступления  по конкретным договорам, суммам  налогов в бюджет, социальные  фонды и т.д. При этом состояние  взаиморасчетов с контрагентами  корректируют на уже уплаченные  суммы.

     Таким образом, в отличие от других разновидностей финансовых планов, не существует раз и навсегда утвержденного варианта платежного календаря. Это постоянно корректируемый прогноз поступлений и расходов на каждый день планового периода. Организации он помогает поддерживать ликвидность, а финансовым работникам - эффективно контролировать денежные потоки фирмы.

     3.2. Организация документооборота  для управления  дебиторской задолженностью  ФГУП СПЗ

 

     Дефицит денежных средств негативно сказывается  на платежеспособности многих предприятий, порождая кризис неплатежей. Первое, на что следует обратить внимание при решении вопроса о ликвидации дефицита бюджета любого предприятия, - это улучшении управления дебиторской и кредиторской задолженности.

     Традиционными и наиболее значимыми источниками  финансирования оборотных средств являются заемные средства, среди которых выделяются кредиторская задолженность и краткосрочные банковские ссуды. Однако в целях совершенствования управления финансовым потоком предприятия рассмотрим мероприятия, связанные с привлечением денежных средств в оборот ФГУП СПЗ путем улучшения использования дебиторской задолженности.

     В связи с ростом дебиторской задолженности  на конец отчетного периода в  ФГУП СПЗ рассмотрим один из методов управления дебиторской задолженностью - с помощью совершенствования документооборота.

     Эффективность финансового менеджмента определяется состоянием дебиторской задолженности, которая в свою очередь состоит  из двух частей — дебиторской задолженности  поставщиков и подрядчиков и  дебиторской задолженности покупателей. Во многом успешность работы с дебиторской задолженностью зависит от правильности оформления договоров с контрагентами, организации взаимодействия финансового менеджера с другими подразделениями аппарата управления и информированности высшего руководства о текущем состоянии финансовых ресурсов организации.

     К основным задачам организации документооборота относятся: определение видов договоров  поставки; организация контроля за их исполнением; установление порядка  контроля правильности, целесообразности и эффективности оформления и выполнения договоров поставки; составление графика документооборота; определение обязанностей и ответственности сторон договора и должностных лиц организации.

     Договор поставки — договор, по которому поставщик (продавец), осуществляющий предпринимательскую деятельность, обязуется передать в обусловленный срок (сроки) производимые или закупаемые им товары покупателю для использования в процессе деятельности организации или в иных целях, не связанных с личным или другим подобным использованием.

     В процессе исполнения договора поставки и управления дебиторской задолженностью выделяют три этапа подготовки и  движения документов:

     1) распределение функций в процессе  выбора поставщика и сбора  информации;

     2) составление договора и юридический контроль;

     3) определение ответственных исполнителей.

     Рассмотрим  содержание каждого этапа в ФГУП СПЗ.

     1. Распределение функций в процессе  выбора поставщика и сбора  информации.

     Коммерческий  отдел:

     а) согласовывает годовые потребности  организации с потребностями торговли;

     б) определяет потребность в товарах  и сырье на год;

     в) конкретизирует номенклатуру и объемы поставок;

     г) согласовывает потребности организации  на данном этапе с финансовой службой;

     д) налаживает контакт с должностными лицами фирмы-поставщика;

     е) собирает подробную информацию о  поставщике;

     ж) представляет в юридическую службу изложение типовых ситуаций, возникающих  при заключении договоров.

     Бухгалтерия:

     а) согласовывает потребности организации  в товарах и сырье с отделом  снабжения;

     б) определяет потребность в оборотных  средствах и составляет план платежей в зависимости от ожидаемых поставок;