Управления дебиторской задолженностью

Глава 1. Разработка политики управления дебиторской  задолженностью.

  Один  из ключевых аспектов политики формирования оборотных активов — управление дебиторской задолженностью. Общая сумма средств, находящихся в конкретный момент времени на счетах дебиторов, определяется двумя факторами:

1. средним периодом между реализацией товаров (услуг) и поступлением выручки от их продажи;
2. объемом реализации товаров в кредит.

  Необходимость правильного управления величиной  дебиторской задолженности определяется не только стремлением к максимизации денежных потоков организации, но и желанием снизить издержки фирмы, возникающие из-за того, что любое увеличение дебиторской задолженности должно быть профинансировано каким-либо способом: за счет прибыли или за счет роста внешних заимствований (средств кредиторов или ссуд банков).

  Дебиторская задолженность — комплексная статья, включающая расчеты:

• с покупателями и заказчиками;
• по векселям к получению;
• с дочерними и зависимыми обществами;
• с участниками (учредителями) по взносам в уставный капитал:

• по выданным авансам; v с прочими дебиторами.

  Дебиторами  являются юридические и физические лица, имеющие задолженность перед данной организацией.

Дебиторская задолженность условно делится  на две группы — нормальная и ненормальная. Нормальной считается задолженность платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты. Ненормальная — задолженность, платежи по которой ожидаются более чем через 12 месяцев после отчетной даты. От возникает вследствие недостатков в работе организации (несвоевременное возмещение материального ущерба, неосмотрительна» кредитная политика по отношению к покупателям, неправильны; выбор партнеров), а также из-за длительных неплатежей и даже банкротства покупателей (клиентов) или слишком высоких темпов -сращивания объема продаж. Наличие значительной дебиторской задолженности, платежи по которой ожидаются более чем через 12 месяцев после отчетной даты, свидетельствует об иммобилизации :оборотных средств и ухудшает финансовое состояние организации.

Сомнительным  долгом признается дебиторская задолженность организации, которая не погашена в сроки, установленные договорами, и не обеспечена соответствующими гарантиями.

Объем дебиторской задолженности зависит  от многих факторов: вида продукта, емкости  рынка, степени его наполняемости данной продукцией, системы расчетов с покупателями и т.д. Последний фактор особенно важен для выбора наиболее рациональных форм расчетов финансовыми менеджерами организации.

К основным видам расчетов относятся:

> предоплата (частичная предоплата);

> оплата  за наличный расчет;

> оплата  в кредит.

В рыночных условиях хозяйствования преимущественной формой расчетов является оплата в кредит, которая осуществляется в виде безналичных расчетов (платежные поручения, аккредитивы, расчеты по инкассо, расчетные чеки). Дебиторская задолженность возникает в случае отсрочки платежа.

С ростом масштабов деятельности организации  растут и разметы торгового кредита — основного источника дебиторской задолженности. Любой вид кредитования требует решения ряда вопросов:

> предоставлять  кредит или нет;

> при  положительном решении возникает  вопрос о размере и условиях  кредита;

  > какой должна быть политика  погашения дебиторской задолженности. 

    В отличие от производственных запасов и незавершенного производства, которые достаточно статичны, не могут быть резко изменены, поскольку в значительной степени определяются сутью технологического процесса, дебиторская задолженность представляет собой весьма вариабельный и динамичный элемент оборотных средств, существенно зависящий от принятой в организации политики в отношении покупателей продукции.       Поскольку дебиторская задолженность представляет собой иммобилизацию собственных оборотных средств, т.е. в принципе она не выгодна организации, то с очевидностью напрашивается вывод о ее максимально возможном сокращении. Теоретически дебиторская задолженность может быть сведена до минимума, тем не менее, этого не происходит по многим причинам, в том числе и по причине конкуренции.

   С позиции возмещения стоимости поставленной продукции продажа может быть осуществлена одним из трех способов:

• предоплата (товар оплачивается полностью или частично до передачи его продавцом);
• оплата за наличный расчет (товар оплачивается полностью в момент передачи товара, т.е. происходит как бы обмен товара на деньги);
• оплата в кредит (товар оплачивается через определенное время после его передачи покупателю).

   В рыночной экономике именно последний  способ является основным и осуществляется обычно в виде безналичных расчетов, основными формами которых являются платежное поручение, аккредитив, расчеты по инкассо и расчетный чек. Последняя схема наиболее не выгодна продавцу, поскольку ему приходится кредитовать покупателя, однако именно она является основной в системе расчетов за поставленную продукцию. При оплате с отсрочкой платежа как раз и возникает дебиторская задолженность по товарным операциям как естественный элемент подобной общепринятой системы расчетов.

   Вырабатывая политику кредитования покупателей  своей продукции, организация должна определиться по следующим ключевым вопросам:

• срок предоставления кредита (чаще всего в организации существует несколько типовых договоров, предусматривающих предельный срок оплаты продукции);
• стандарты кредитоспособности (критерии, по которым поставщик определяет финансовую состоятельность покупателя и вытекающие отсюда возможные варианты оплаты);
• система создания резервов по сомнительным долгам (предполагается, что, как бы ни была отлажена система работы с дебиторами, всегда существует риск неполучения платежа, хотя бы по форс-мажорным обстоятельствам; поэтому, исходя из принципа осторожности, необходимо заранее создавать резерв на потери в связи с несостоятельностью покупателя);

система сбора платежей (сюда входят процедуры  взаимодействия с покупателями в случае нарушения условий оплаты, совокупность критериальных значений показателей, свидетельствующих о существенности нарушений в оплате, система наказания недобросовестных контрагентов и др.);

   ■ система предоставляемых скидок (в рыночной экономике является обычной практика предоставления скидок в случае оговоренного 
и достаточно короткого периода оплаты поставленной продукции).

   Эффективная система установления взаимоотношений  с покупателями подразумевает:

• качественный отбор клиентов, которым можно предоставлять кредит;
• определение оптимальных условий кредитования;
• четкую процедуру предъявления претензий;

■ контроль за тем, как клиенты исполняют условия договоров. 
Как бы ни была эффективна система отбора покупателей, в ходе

взаимодействия с ними не исключаются всевозможные накладки, поэтому организация вынуждена создать некоторую систему контроля за исполнением покупателями платежной дисциплины.

   Эта система, называемая системой администрирования  взаимоотношений с покупателями, подразумевает:

• регулярный мониторинг дебиторов по видам продукции, объему задолженности, срокам погашения и др.;
• минимизацию временных интервалов между моментами завершения работ, отгрузки продукции, предъявления платежных документов;
• направление платежных документов по надлежащим адресам;
• аккуратное рассмотрение запросов клиентов об условиях оплаты;
• четкую процедуру оплаты счетов и получения платежей.

   Наиболее  употребительными способами воздействия  на дебиторов с целью погашения задолженности являются направление писем, телефонные звонки, персональные визиты, продажа задолженности специальным организациям.

   Управление  дебиторской задолженностью подразумевает  также обязательное проведение сравнительного анализа величины дебиторской задолженности с величиной кредиторской задолженности. Для финансового положения организации очень важно, чтобы дебиторская задолженность не превышала кредиторскую.

   Если  балансовые остатки дебиторской  задолженности превышают остатки кредиторской задолженности, это может быть отражением следующих обстоятельств:

   1) дебиторы платят реже, чем организация  должна платить кредиторам, т.е. оборачиваемость дебиторской задолженности в днях превышает оборачиваемость кредиторской задолженности в днях;

   2) средняя однодневная дебиторская задолженность превышает среднюю однодневную кредиторскую задолженность;

   3) на балансе организации находится  большая просроченная дебиторская задолженность, а просроченная кредиторская задолженность или меньше, или вообще отсутствует.

   Сам по себе факт превышения дебиторской задолженности над кредиторской способствует росту платежеспособности организации, но одновременно влияет на увеличение потребности в собственных оборотных средствах. В зависимости от уровня платежеспособности и обеспеченности собственными оборотными средствами названный факт может быть как благоприятным, так и неблагоприятным для финансового состояния организации.

   Управление  дебиторской задолженностью заключается  также в создании резервов по сомнительным долгам и анализе фактических  потерь, связанных с непогашением дебиторской задолженности.

   Сомнительной  признается дебиторская задолженность, которая не погашена в установленный  срок, а если он не установлен, то в  течение необходимого для этого времени, а также задолженность, которая не обеспечена соответствующими гарантиями. Резервы по сомнительным требованиям создаются в конце года на основании данных инвентаризации дебиторской задолженности.

   Организации создают резервы по сомнительным требованиям по расчетам с другими  организациями, а также с отдельными физическими лицами. Размер резерва определяется по каждой сумме сомнительного требования с учетом финансового состояния (платежеспособности) должника и оценки вероятности погашения им долга в полном размере или частично.

   При образовании резерва по сомнительным требованиям организация вправе по своему усмотрению выбирать в учетной политике один из следующих методов:

• метод процента от объема реализации, выполненных работ (оказанных услуг);
• метод учета счетов по срокам оплаты.

   Метод процента от объема реализации, выполненных работ (оказанных услуг). Сущность данного метода заключается в определении процента сумм безнадежных долгов в общем объеме реализации. Для того чтобы определить процент образования резерва по сомнительным требованиям, необходимо проанализировать объем реализации товаров, выполненных работ (оказанных услуг) и сумму неоплаченных счетов.

Метод учета по срокам оплаты заключается в определении процента сомнительных требований по сроку оплаты задолженности. Для определения этого процента, необходимо классифицировать все счета к получению по следующим категориям:

• счета, срок оплаты которых еще не наступил;
• счета со сроком оплаты от 1 до 30 дней;
• счета со сроком оплаты от 31 до 60 дней;
• счета со сроком оплаты от 61 до 90 дней;
• счета со сроком оплаты более 90 дней.

   Для каждой категории определяется прогнозируемый процент сомнительных долгов.

   Формирование  политики управления дебиторской задолженностью организации (или ее кредитной политики по отношению к покупателям продукции) осуществляется по следующим основным этапам (рис. 1) .