Рекомендации по совершению организации хранения документов отдела кадров ООО "Строитель"

Проблема работы с электронной  информацией становится актуальной. Поэтому первым шагом в целях  совершенствования службы кадров ООО  «Строитель» является внедрение  информационных технологий в управленческий процесс, что позволит создать архивы электронных баз данных и объединить потоки электронных документов.

Руководитель организации  должен учитывать, что документы  по личному составу, отражающие трудовую деятельность работников и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии, играют особую роль в жизни человека. Недопустимо отсутствие этой документации в организации, а также ведение кадрового делопроизводства с нарушением требований Трудового кодекса Российской Федерации.

Необходимо учитывать, что  сведения о численности, составе  работающих, их заработной плате, условиях труда, а также о наличии свободных  мест не являются сведениями конфиденциального  характера. Вместе с другими документами  организации, например, годовыми отчетами о финансово-хозяйственной деятельности, документация по личному составу  подлежит передаче в государственные  архивы для длительного хранения.

Залог успеха организации  – эффективный персонал, поэтому  востребованы специалисты. Зачастую менеджер по персоналу становится проводником  новых идей, знакомит руководителя с передовыми методами управления персоналом.

Для менеджера по персоналу  важно правильно оформить документы: при приеме на работу, переводе и  особенно при увольнении. Потому, что  увольнение работника, к примеру, может  быть признано незаконным и организации  придется ему оплачивать время вынужденного прогула. В результате лишения работника  возможности трудиться у него возникает вынужденный прогул, который  в одних случаях приводит к  тому, что работник не получит заработка, в других – может привести к  этому. ¹

На сегодняшний день отделу кадров ООО «Строитель» важно  не только правильно заполнять кадровую документацию, но и добиваться своевременного заполнения вакансий, чтобы поддерживать на должном уровне объем производства. Система работы с кадрами должна быть спланирована таким образом, чтобы  постоянно добиваться увеличения в  составе рабочей силы предприятия  тех людей, кто обладает хорошими знаниями, навыками и следить за тем, чтобы таких работников становилось  все больше.

Таким образом, кадровая документация, всегда игравшая существенную роль в  жизни каждого трудоспособного  человека в нашей стране, продолжает оставаться актуальной и в условиях развития рыночных отношений, так как  служит документальным подтверждением прав работника на социальное обеспечение  по старости и инвалидности, предоставляется  в суд при трудовых конфликтах, сдается в государственные архивы на длительное хранение, используется в справочных целях при обращении  граждан в архивные учреждения.

Отделу кадров ООО «Строитель»  постоянно приходится что-то изучать, осваивать новое, отслеживать изменения  в Трудовом кодексе РФ. И пока человек зависим от документации, пока без документа как бы нет человека, надо понимать роль документа. Люди, которые работают в ООО «Строитель» очень зависят от того, что напишет отдел кадров. Менеджер по персоналу понимает, что документация во многом касается судьбы человека.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение.

 

Таким образом, в заключение  можно сделать  следующие выводы.

Во-первых, оперативное хранение документов является тем инструментом, который определяет как срок, так  и средства хранения документов.

Во-вторых, целесообразность использования традиционных средств  оперативного хранения документов должны определяться объемами хранящихся документов и частотой обращения к ним.

В-третьих, порядок выдачи документов во временное пользование при хранении в структурных подразделениях предотвращает несанкционированный доступ пользователей к документам.

В-четвертых, основные требования к хранению документов в организации  обеспечивают технология хранения и  защиты информации от преждевременных  разрушений.

В ООО «Строитель» рационально  используются средства для документооборота. Следует отметить что, внедрение  персональных компьютеров, обеспечение  свободного доступа к сети Интернет эффективно для повышения работы документационной службы предприятия  в целом и организации хранения документов в делопроизводстве.

В ООО «Строитель» имеются  документы в электронной форме, создаваемые сотрудниками организации  на компьютерах, полученные по электронной  почте, переведенные в электронную  форму (путем сканирования) с традиционного  бумажного вида. Но вопрос об их упорядочении и организации хранения еще до конца не решен.

Электронное хранение документов позволяет обеспечить сохранность  документов, их централизованное хранение, быстрый поиск и распределенный доступ к документам, как с помощью  локальной сети, так и с использованием удаленного доступа (по телефону и через  Internet).

Таким образом, если ООО «Строитель», полностью перейдет на безбумажный документооборот, то имеется возможность сэкономить значительные площади, занимаемые ранее под хранилища. Автоматизированные технологии позволят существенно ускорить делопроизводственные операции по подготовке дел к архивному хранению.

В данной работе проанализировано, каким образом в ООО «Строитель»  достигается организация хранения документов в делопроизводстве. Выяснено, что текущее хранение дел ООО  «Строитель» осуществляется по месту  их формирования. Документы текущего и двух предыдущих лет хранятся в структурных подразделениях в соответствии с номенклатурой дел. Персональную ответственность за хранение документов несут начальники структурных подразделений ООО «Строитель».

Номенклатура дел ООО  «Строитель» предназначена для  организации группировки исполненных  документов в дела, систематизации и учёта дел, определения сроков их хранения и является основой для  составления описей дел постоянного  и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учёта дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел составляется на основе положения , его структуры, штатного расписания, перечня типовых документов, перечня документов, образующихся в деятельности налоговых органов, с указанием сроков их хранения, а также анализа видов, состава и содержания документации ООО «Строитель».

Номенклатура дел структурного подразделения ООО «Строитель» составляется делопроизводителем данного подразделения, согласуется с архивом ООО «Строитель» и подписывается начальником структурного подразделения.

На основе номенклатур  дел структурных подразделений  отдел общего обеспечения составляет сводную номенклатуру дел ООО «Строитель».

Но в ООО «Строитель»  отсутствует электронный вариант  номенклатуры дел. При наличии соответствующей  технической базы целесообразно  наряду с традиционной бумажной формой номенклатуры иметь ее электронный  вариант. Это обеспечивает ее быструю  корректировку и оформление в  конце года, подготовку ее к новому делопроизводственному году.

Исполненные документы ООО «Строитель» формируются в дела в соответствии с заголовками дел по номенклатуре.

Дела ООО «Строитель» формируются, децентрализовано, то есть в структурных подразделениях ООО «Строитель». Формированием дел занимаются делопроизводители структурных подразделений.

Делопроизводство в структурном  подразделении ведёт один из работников подразделения.

Делопроизводство  в ООО «Строитель», независимо от типа носителя документированной информации, ведётся с использованием системы  автоматизированного ведения делопроизводства, предназначенной для учёта и  сопровождения документов.

Основное внимание в делопроизводстве ООО «Строитель»  сосредоточили на повышении научного уровня, эффективности и качества работы, укреплении материально-технической  базы, внедрении технических достижений в практику.

С научно-технической точки  зрения рассмотрены: понятие и форма  составления номенклатуры дел, правила  и требования к оформлению дел, современные средства и методы хранения документов, обеспечение сохранности документов, организацию справочной работы, порядок выдачи документов во временное пользование, основные требования к хранению документов.

Обеспечение организации  хранения документов в делопроизводстве является научно-технической проблемой, включая вопросы научно-исследовательского, организационного и методического  характера.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список используемых источников

   1.Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» - Закон № 125-ФЗ

   2. Федеральный закон от 20.02.1995 г. «Об информации, информатизации и защите информации»

        3. Приказ Росархива от 27.11.2000 № 68 «Об утверждении «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»

       4.Основные правила работы архивов организаций. М., 2002.

       5.Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства РФ по налогам и сборам, его территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения,2004

6.Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. М., 2000.

7. Андреева, В.И. «Делопроизводство» (Издание 10-е, переработанное и дополненное): Практическое пособие/ В.И. Андреева. – М.: ООО «Управление персоналом», 2005 – 200 с.
8. Стенюков, М.В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия/ М.В. Стенюков. - М.: “ПРИОР”, 2004.
9. Кадровая служба и управление персоналом предприятия [Текст] : ежемес. журн.  /  учредитель:  ООО «Источник-книга».  – М.  :  ООО «Бизнес-Арсенал», 2002
10. Делопроизводство и документооборот на предприятии [Текст] : ежемес. журн.  /  учредитель:  ООО «Бизнес-Арсенал».  – М.  :  ООО «Бизнес-Арсенал», 2002
11. Рогожин, М. Ю. Делопроизводство в кадровой службе [Текст] : учебно-практическое пособие / М. Ю. Рогожин .- 2-е изд. - М. : Проспект, 2008
12. Кузнецова, Т. В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) [Текст]  / Т. В. Кузнецова .- 5-е изд., испр. и доп. - М. : Управление персоналом, 2007
13. Янкович, Ш. А. Делопроизводство в кадровой службе : учебник для студентов вузов, обучающихся по специальности 062100 "Управление персоналом" и 061100 "Менеджмент организации" / Ш. А. Янкович . - М. : ЮНИТИ-ДАНА, 2006
14. Вестник архивиста [Текст]: практический журнал / учредитель «Российское общество историков-архивистов».
15. Делопроизводство и документооборот на предприятии [Текст] : ежемес. журн.  /  учредитель:  ООО «Бизнес-Арсенал».  – М.  :  ООО «Бизнес-Арсенал», 2002

 

 

 

Приложение А

 

Наименование

структурного подразделения

 

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

___________ № ___________

__________________________

(место составления)

на 20__ год

 

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во дел Единиц хранения	Срок хранения и   № статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

 

 

Наименование должности  руководителя структурного подразделения

 

 

 

 

Подпись                                                             Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

 

Протокол ЭК структурного подразделения

 

от ______________ № ________________

 

Наименование должности  руководителя архива

(лица, ответственного за  архив)

 

Подпись                                                             Расшифровка подписи

Дата