Рекомендации по совершению организации хранения документов отдела кадров ООО "Строитель"

Учетные документы на работников хранятся в специально оборудованных  шкафах, картотечных ящиках. На время  прекращения работы помещения, где  хранятся учетные документы, опечатываются  или сдаются под охрану. Личные дела размещаются в несгораемых шкафах в порядке номеров, проставленных на корешках и лицевой стороне личного дела.

Часть документов, образовавшихся и образующихся в деятельности предприятия, подлежат передаче в ведомственный  архив.

Для временного (свыше 10 лет) хранения документов, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение, ведомства  образуют центральный архив.

Центральный архив ведомства  хранит документы центрального аппарата, организаций - предшественников ведомства  и при необходимости других организаций  в соответствии со списком организаций - источников комплектования архива, утвержденным руководителем ведомства.

В центральный архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения по личному составу. Их передача производится только по описям. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в центральный  архив не подлежат, они хранятся в структурных подразделениях и  по истечении сроков хранения и подлежат уничтожению в установленном  порядке.

Соблюдение правил ведения  и хранения кадровой документации, а также своевременная сдача  этой документации в архив - профессиональный долг каждого работника кадровой службы. Постоянный контроль за деятельностью кадровой службы, оперативное устранение недостатков - одно из важнейших задач директора предприятия.

1.2 Требование к документации  хранение документов кадровой  службы.

Желательно, чтобы помещение, в котором хранятся документы, было изолировано от других помещений. Из числа помещений для  хранения документов следует исключить  чердачные и цокольные помещения, а также помещения, имеющие магистральные  трубопроводы (газовые, водопроводные, канализационные и др.). Находящиеся  в хранилищах трубопроводы следует  изолировать.

 В целях  защиты документов от хищения,  на окна подвальных помещений  и цокольных этажей устанавливаются  откидные металлические решетки.  Помещение архива оборудуют пожарно-охранной  сигнализацией. Никаких печей  и дымоходов в помещении не  должно быть.

В помещении, где хранят документы, должна быть проложена  скрытая электропроводка. В хранилищах допускается электропроводка в  газовых трубах. Осветительная арматура применяется полугерметическая. Светильники, электрощиты и распределительные устройства в помещении должны быть закрытого исполнения. Распределительные электрощиты, предохранительные пробки и отключающие рубильники устанавливаются только вне хранилища.

В хранилищах предпочтительно использование  ламп накаливания, допускается использование  люминесцентных ламп определенных марок  с укороченным ультрафиолетовым участком спектра. Светильники должны быть удалены от коробок с документами  не менее чем на 50 сантиметров. Розетки  должны быть снабжены крышками или  установлены в закрытых коробках. Шнуры пылесосов и переносных светильников заключаются в резиновые  шланги.

Переносные  светильники должны быть оборудованы  защитными стеклянными колпаками  и сетками.

Освещенность  на вертикальной поверхности стеллажа на высоте 1 м от пола – 20-30 лк; на рабочем  месте для просмотра делопроизводственной документации – 100 лк.

Хранилища рекомендуется располагать в  зданиях с окнами, выходящими на северную сторону.

Хранилища должны размещаться в зданиях  не ниже второй степени огнестойкости. Основным противопожарным оборудованием  архивов являются углекислотные  огнетушители новейших конструкций, которые  устанавливаются из расчета не менее  одного на каждые 50 кв.метров площади, но не менее двух на каждое отдельное помещение. Между сотрудниками заранее распределяются обязанности на случай пожара, составляется план эвакуации документов. В целях пожарной защиты все электрооборудование обеспечивается заземлением.

Расчет  необходимых площадей архивохранилища  делается по достаточно простой схеме. За основу расчета берется количество дел, умещающееся на данной полке  стеллажа длинной в 1 метр.

Высота  стеллажа не должна превышать 2,2 м. Стеллажи следует устанавливать на расстоянии 10-15 см от стен. Расстояние от пола до нижней полки должно быть не менее 10-15 см. Ширина главных проходов между стеллажами может быть 1-1,2 м, остальных проходов – не более 70-80 см.

В архивном помещении рекомендуется поддерживать постоянную температуру (в пределах 14-20ºС), а относительную влажность  воздуха – 45-60%. Контроль за состоянием температурно-влажностного режима проводят с помощью контрольно-измерительных приборов: термометров, гигрометров и психрометров.

В нерабочее  время архивное помещение закрывается, опечатывается или пломбируется. Категорически запрещается выносить из помещения ключи от внутренних дверей, шкафов и столов.

Сроки хранения дел в архивах  предприятия устанавливаются в  соответствии с Перечнем документальных материалов, номенклатурой дел организации.

 

2. Анализ организации  хранения документов отдела кадров "Строитель".

2.1 Характеристика  отдела кадров "Строитель"

Кадровое делопроизводство ООО «Строитель» начиналось с составления штатного расписания, затем, менеджером по персоналу, были составлены должностные инструкции на всех специалистов и руководителей. Были введены формы служебных записок, которые контролируют передачу соответствующей информации. Кроме того, мастер ежемесячно составляет итоговый табель учета рабочего времени, в соответствии с которым происходит начисление заработной платы.

Параллельно были составлены стандартизированные анкеты для  приема на работу, созданы архивы личных дел сотрудников и кандидатов на вакансии. Анкеты позволяют получать информацию о соискателях, необходимую  для формирования внешнего кадрового  резерва.

Персонал организации  представлен его кадрами. Состав и структура кадров постоянно  меняется в соответствии с изменением техники, технологии, организации производства и управления. Состав кадров характеризуется  следующими показателями: образовательный  уровень, специальность, профессия, квалификация, стаж работы, возраст, соотношение отдельных  категорий работников.

В штатном расписании ООО «Строитель» численный состав работников - 30 человек. Среди них ИТР: директор, главный бухгалтер, бухгалтер, менеджер по персоналу, офис-менеджер, кассир, инженер по охране труда, инженер по проектно-сметной работе, мастер (2 ставки), экспедитор. На данный момент в организации имеются четыре вакантные должности: офис-менеджер, кассир, инженер по охране труда и инженер по проектно-сметной работе. Общая численность работников кадровой службы ООО «Строитель» составляет 2 человека: менеджер по персоналу и офис-менеджер (на него также возложены обязанности по кадровой работе).

Текучесть кадров составляет 6 - 7% в месяц. С появлением объема работ, возникает потребность в  работниках по специальностям: кровельщик и каменщик. В связи с тем, что  численный состав организации небольшой  главный бухгалтер и менеджер по персоналу работают в организации  по совместительству.

Деятельность всех работников ООО «Строитель» регламентируется должностными инструкциями, разработанными в соответствии с Тарифно-квалификационными  характеристиками (требованиями) по общеотраслевым должностям служащих, и утвержденными  руководителем организации.

Требования должностной  инструкции являются обязательными  для сотрудника с момента его ознакомления с инструкцией под расписку и до перемещения на другую должность или увольнения, о чем проставляется отметка, об ознакомлении самой должностной инструкции. Согласованную и утвержденную должностную инструкцию нумеруют, шнуруют, заверяют печатью организации и хранят в отделе кадров организации в соответствии с установленным порядком делопроизводства.

Функции отдела кадров ООО «Строитель»:

изучение движения и причины  текучести кадров, разработка мероприятий  по их устранению;

оформление приема, перевода, увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями  и приказами руководителя организации;

формирование и ведение  личных дел работников, внесение в  них изменений, связанных с трудовой деятельностью;

заполнение, учет и хранение трудовых книжек;

ведение учета предоставления работникам очередных отпусков;

контроль за составлением и ведением графика очередных отпусков;

подготовка документов к  сдаче в архив;

составление установленной  отчетности.

Важнейшей функцией отдела кадров является документирование процесса движения кадров на предприятии. К этому  виду деятельности можно отнести  повышение по службе, понижение, перевод, прекращение трудового договора. С этой целью разработана инструкция, которая определяет порядок оформления при приеме на работу, переводе, увольнении и учете работников предприятия, а также порядок издания, учета  и рассылки приказов по личному составу.

Продвижение по службе помогает организации, поскольку позволяет  ей заполнять вакансии служащими, которые  проявили уже свои способности.  Оно помогает и служащим, поскольку удовлетворяет их стремление к успеху, достижениям, и самоуважению. Перевод можно использовать, чтобы расширить опыт работника, а так же в тех случаях, когда руководство считает, что работник будет работать более эффективно на другой должности. Работники ООО «Строитель» по специальностям кровельщик и каменщик, имеющие специальное профессиональное образование, занесены в кадровый резерв. При необходимости заполнения вакансии мастера, будут рассматриваться их кандидатуры в первую очередь. Иногда перевод используется и в тех случаях, когда человек работает неудовлетворительно, но в связи с его большим стажем или прошлыми заслугами руководство считает, что прекращение трудового договора с ним было бы неэтичным. В данном случае, перевод представляет собой понижение в должности, выполняя, полезную работу и не блокирует карьеру способному молодому работнику. И поэтому мастеру, не справляющемуся со своими обязанностями, может быть предложена вакансия кровельщика или каменщика.

2.2 Организация  хранения документов отдела кадров "Строитель"

Дела кадровой службы ООО «Строитель» подлежат оформлению при их заведении, при отсутствии надобности в них и по завершении календарного года. Оформление дел представляет собой комплекс работ по их технической обработке и проводится менеджером по персоналу организации.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное  оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного

(свыше 10 лет) хранения  и по личному составу. Полное  оформление дела предусматривает: 

подшивку или переплет дела, нумерацию листов в деле, составление  заверительной надписи дела;

составление в необходимых  случаях внутренней описи документов дела, внесение необходимых уточнений  в реквизиты обложки дела.

Дела временного (до 10 лет  включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается хранить  их в скоросшивателях, не проводить  пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

В целях обеспечения сохранности  и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все  его листы, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами сплошной нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом или нумератором.

Обложка дел постоянного  и временного (свыше 10 лет) хранения оформляется по установленной форме.

По окончании года в  надписи на обложках дел постоянного  и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения, проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых  случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения.

На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с предъявляемыми требованиями, ежегодно составляются описи. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу.

При составлении описи  дел соблюдаются следующие требования: заголовки дел вносятся в опись  в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел. Каждое дело вносится в опись  под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том  или часть вносятся в опись  под самостоятельным номером). Порядок нумерации в описи сплошной, графы описи заполняют в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела, при внесении в опись нескольких дел подряд с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью), графа описи «Примечания» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния.