Рекомендации по совершению организации хранения документов отдела кадров ООО "Строитель"

Описи дел составляются по установленной форме в трех экземплярах.

С момента заведения и  до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования.

Часть документов, образовавшихся и образующихся в деятельности предприятия, подлежат передаче в ведомственный  архив.

Для временного (свыше 10 лет) хранения документов, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение, ведомства  образуют центральный архив.

Центральный архив ведомства  хранит документы центрального аппарата, организаций – предшественников ведомства и при необходимости  других организаций в соответствии со списком организаций – источников комплектования архива, утвержденным руководителем ведомства.

В центральный архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения по личному составу. Их передача производится только по описям.

Дела временного (до 10 лет  включительно) хранения передаче в  центральный архив не подлежат, они  хранятся в структурном подразделении  и по истечении сроков хранения и  подлежат уничтожению в установленном  порядке.

Организация ООО «Строитель»  может сократить срок хранения документов в своем ведомственном архиве до передачи их на государственное  хранение в случаях:

– прекращения деятельности;

– нестабильности деятельности;

– отсутствия условий для  хранения документов;

– желания самого предприятия.

Соблюдение правил ведения  и хранения кадровой документации, а также своевременная сдача  этой документации в архив - профессиональный долг работника кадровой службы. Постоянный контроль за деятельностью кадровой службы, оперативное устранение недостатков – одна из важнейших задач организации.

Архив ООО «Строитель»  находится в отдельном, изолированном  помещение. Документы размещаются на стеллажах в коробках или связках. Помещение архива содержится в чистоте, систематически там проводится влажная уборка. Для хранения научно-справочного аппарата и учетных документов в организации установлен сейф.

В соответствии со ст.15 Федерального закона от 22.10.04 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» государственные  органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью  без образования юридического лица, обязаны обеспечивать финансовые, материально-технические  и иные условия, необходимые для  комплектования, хранения, учета и  использования архивных документов, предоставлять для создаваемых  ими архивов здания и (или) помещения, отвечающие нормативным требованиям  хранения архивных документов и условиям труда работников архивов.

Практика проверок постановки архивного дела в организациях показывает, что лишь немногие организации имеют  социально выделенные изолированные  помещения для хранения архивных документов, оборудованные надлежащим образом. Как правило, документы, законченные  делопроизводством, годами хранятся в  структурных подразделениях организации  в необработанном виде, что затрудняет их использование, в т. ч. для исполнения запросов граждан о подтверждении  трудового стажа и размера  заработной платы за отработанный в  данной организации период.

Несвоевременное упорядочение документов нередко ведет к невосполнимой  утрате сведений, затрагивающих социально-трудовые интересы граждан.

Кроме того, помещения, выделенные доля хранения архивных документов, зачастую не соответствуют требованиям обеспечения  их сохранности. Некоторые организации  в помещении архива складируют отработанную оргтехнику, оборудование, чистые бланки документов и другие посторонние  предметы, не имеющие никакого отношения  к архивным документам.

В соответствии со ст.17 Закона об архивном деле организации всех форм собственности обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в  т. ч. документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных  Федеральным архивным агентством.

Ведомственный срок хранения документов по личному составу – 75 лет. В связи с несоблюдением  законодательства об архивном деле УК РФ установлены меры ответственности  за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов.

Недостатком ООО «Строитель»  является:

Проблема работы с электронной  информацией

Помещение, для хранения документов, не соответствует требованиям.

Службе отдела  кадров ООО «Строитель» необходимо разработать автоматизированную систему хранения документов кадровой службы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Рекомендации  по совершению организации хранения  документов отдела кадров "Строитель".

В отличие от ручного оформления документов, для большей мобильности  и точности весь документооборот  в организации и в отделе кадров ООО «Строитель» нужно производить  на автоматизированном рабочем месте. Системы обработки данных на базе концепции АРМ получили широкое  развитие в последние годы. Автоматизированное рабочее место – это система  обработки данных, оборудованное  средствами, обеспечивающими участие  человека в реализации автоматического  заполнения и обработки документов. Время заполнения документов на АРМ  в отличие от ручного заполнения, уменьшается в несколько раз. Ошибки при работе на АРМ так же сокращаются в несколько раз, а производительность увеличивается.

В ООО «Строитель» автоматизированное рабочее место оснащено программами  с набором различных инструментов. Так, к примеру, это 1С: Бухгалтерия  и AvtoCad. 2007. С этого года организация приобрела два новых персональных компьютера, что позволило ускорить работу кадровой службы, а также выделили для интернета отдельную линию.

Для усовершенствования работы службы кадров ООО «Строитель», можно предложить:

1. Установить программное  обеспечение «Консультант плюс»; 

2. Выписывать за счет  предприятия журнал «Справочник  кадровика», чтобы быть в курсе  последних изменений в законодательстве.

В настоящее время в  организацию часто поступает  документация в электронном виде. Хранить такие документы в  компьютере очень рискованно, ведь можно ее потерять.

Кадровая документация, всегда играет существенную роль в жизни  каждого трудоспособного человека, так как служит документальным подтверждением прав работника на социальное обеспечение  по старости и инвалидности, предоставляется  в суд при трудовых конфликтах, сдается в государственные архивы на длительное хранение, используется в справочных целях при обращении  граждан в архивные учреждения.

Хранение документов в электронном виде

 

Практическими аспектами  внедрения новых требований являются разработка Положения о хранении документов в электронном виде, автоматизация  хранения и архивации документов, создание технического задания.

Документы и документооборот  в электронном виде

Организация системы документооборота определяет и рациональность хранения необходимых данных. Поэтому в  первую очередь нужно определить перечень документов, являющихся первичными, отделить их от производных и тогда  выбирать систему организации их хранения.

Переход на хранение документов в электронном виде обостряет  проблему применения мемориально-ордерной системы учета, которая практически  используется в кадрах и в учетной  политике и называется автоматизированной. При хранении информации в электронном  виде система приобретает сущность журнально-ордерной.

Итак, в систему документооборота  входит:

- документы первичные  — (договоры, акты,);

Обеспечение архивного  хранения документов

Архив важен сам по себе уже потому, что переговоры, сделки, решения трансформируются в документы, по которым могут определяться достоверность  и законность ведения бизнеса. В  настоящее время уровень технологий и совершенствование законодательной  базы позволяют регулятору настаивать на практическом внедрении электронного хранения документов, что и нашло  свое отражение в Указаниях № 2343-У, № 2346-У.

Впервые особое внимание уделяется  информационной безопасности архива, которую должны обеспечить следующие  подразделения организации:

— архивные работники (регистрация  действий с фондами документов);

— служба безопасности —  в части организации мер охраны объектов хранения;

— служба внутреннего контроля (организация и проведение проверок архива);

— хозяйственный отдел (обеспечение  территориально удаленных друг от друга  мест хранения основных и резервных  копий документов, хранящихся в электронном  виде);

Организации предложено не только организовать свой архив документов, но и обеспечить внутренний контроль за его состоянием, наличием и состоянием документов, оформлением результатов проверок.

Таким образом, в организации  и ведении архива задействованы  все основные подразделения организации.

Автоматизация хранения документов

Организация разрабатывает  свою систему документооборота, на основе которой происходит автоматизация  учета и соответственно строится своя система хранения документации.

Организация, пересмотрев  свой документооборот, его автоматизацию  и систему хранения документов в  электронном виде, может внести необходимые  изменения в свои нормативные  документы, а также создать новые, которые позволят определить основные понятия — терминологию, порядок  хранения документов на бумажных носителях  и первичных документов.

Автоматизированные  архивные системы, позволяющие оптимально использовать архивные площади. Спроектированные и полностью соответствующие документам, их типологии и размерам.  
Посредством программного обеспечения, автоматизированные архивные системы  постоянно обновляют информацию, связанную с архивом.  
Автоматизированные архивы, увеличивают производительность, гарантируя Клиенту лучшее решение с точки зрения организации и эффективности работы.

Архивные системы состоят  из модулей. Такая гибкая система  полностью приспосабливается к  типологии документов предназначенных  для архивации, кроме того, в любой  момент может быть доукомплектована дополнительными модулями.

Основные характеристики систем архивирования документов:

• Существенное увеличение вместимости архива по отношению к занимаемой площади
• Быстрая и точная доступность документов
• Порядок и ясность в организации архива
• Возможность архивирования документов различного формата
• Улучшение условий труда персонала
• Доступность документов только авторизованному персоналу
• Защита документов
• Условия эксплуатационной безопасности благодаря постоянному технологическому обновлению

Продукция:

• Вертикальные автоматизированные системы хранения карусельного типа  позволяют оптимально использовать полезную высоту помещений. Вертикальные карусели оснащены полками, которые по запросу оператора передвигаются в вертикальном направлении. По запросу оператора, выбранная полка автоматически перемещается к рабочему столу, позволяя выбрать необходимый документ.
• Раздвижные стеллажи - это система, перекатных, раздвижных стеллажей с возможностью легкого расширения (доукомплектовки). Благодаря своей плавности передвижения, достаточно легкого движения для перемещения стеллажей. Открытие рабочего коридора осуществляется по необходимости, тем самым возможно создать практичный и инновационный архив.

 

 

Правовым актом, определяющим структуру, функции и права учреждения является Устав ООО «Строитель», который принят собранием учредителей  и утвержден 20.03. 2002 года. Заложенное в уставе организационное построение дает возможность определить комплексы  документов, которые будут использоваться в управленческой деятельности.

В ООО «Строитель» документом, регламентирующим работу организации является «Правила внутреннего трудового распорядка». Эти правила устанавливают взаимные права и обязанности работодателя и работников, ответственность за их исполнение.

В ООО «Строитель» должностные  инструкции разработаны на всех работников кроме: кассира, инженера по проектно-сметной  работе, инженера по охране труда. Также  в ООО «Строитель» не разработаны  и инструкции по делопроизводству. Проведенный анализ управленческих документов организации показал, что  все документы по наименованию, форме  и составу реквизитов соответствуют  ГОСТ Р 6.30-2003. УСД.

Организационно-правовые документы ООО «Строитель» содержат положения строго обязательные для исполнения, они являются правовой основой деятельности организации. Эти документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения руководителем организации.

Цель разработки организационных  документов – наиболее рациональное разделение и кооперация труда между  организацией и работниками.

Порядок внесения изменений  и дополнений и их пересмотра зависит  от вида организационно-правовых документов. Например, изменения в штатное  расписание вносятся по мере необходимости  приказами руководителя.

Одна из важнейших функций  организации работы с документами  – функция учета документов. Учет документов обеспечивается их регистрацией – записью учетных данных о  документе по установленной форме, фиксирующей факт создания документа, его отправки или получения. Наряду с функцией учета документов регистрация  позволяет осуществлять контроль исполнения документов, вести поиск документов работников ООО «Строитель».