Рекомендации по совершению организации хранения документов отдела кадров ООО "Строитель"

 

Содержание

 

Введение...............................................................................................................3

1. Теоретические основы организации хранение документов кадровой службы...................................................................................................................5

1.1 Понятие и характеристика  деятельности кадровой службы  и документации........................................................................................................5

1.2 Требование к документации  хранения документов кадровой службы….9

2. Анализ организации  хранения документов отдела кадров  ООО"Строитель"

2.1 Характеристика отдела  кадров ООО "Строитель".....................................11

2.2 Организация хранения  документов отдела кадров ООО"Строитель".....13

3. Рекомендации по совершению  организации хранения документов отдела кадров ООО "Строитель"..................................................................................17

Заключение.........................................................................................................23

Список используемых источников................................................................26

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Большой удельный вес в  общем, комплексе делопроизводственных процессов имеют действия по хранению документов. Это связано с тем, что документы предприятий участвующих  в делопроизводстве, в дальнейшем либо оставляют на длительное архивное хранение, либо хранят краткие сроки, а затем выделяют к уничтожению.

Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями  и нередко служат письменным доказательством  при возникновении имущественных, трудовых и иных споров.

Актуальность выбранной  темы обуславливается недостаточной  проработкой проблемы документационного  обеспечения управления в организации. Решение проблемы управления документацией  в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а  также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими  затратами времени, труда и средств.

В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и  конкурентной экономики своевременное  и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.

Информация, содержащаяся в  документах, необходима для стабильной деятельности любой организации. На ее основе принимаются соответствующие  решения. Документы во многих случаях  являются главным аргументом в спорных  ситуациях, подтверждая тем самым  первичное определение «документ» как «способ доказательства». Беспорядок в хранении документов может обернуться риском потери ценной информации, что  может негативно отразиться на деятельности организации. Руководители предприятий  несут персональную ответственность  за правильное оформление, состав и  сохранность документов.

Важной частью документационного  обеспечения управления (ДОУ) является учет и обеспечение сохранности  документов на стадии оперативного хранения в структурных подразделениях до передачи дел в архив.

При работе с документами  необходимо руководствоваться нормативными актами Российской Федерации, которые  предусматривают составление документов по определенным правилам, ведение  номенклатуры (списка) дел, создание архива организации для обеспечения  сохранности наиболее ценных документов.

Значение и ценность образующихся в деятельности организаций документов различны. Некоторые документы необходимы только для оперативной работы с ними в течение ограниченного времени, другие, отражая научно-технические достижения, государственное устройство и общественную жизнь страны, имеют историческое значение и как памятники истории и культуры должны быть сохранены максимально долго, в идеале – постоянно.

Таким образом, цель данной курсовой работы - проанализировать особенности организации хранения документов в делопроизводстве. Цель работы предопределяет следующие задачи:

1.изучить литературу по данной теме;

2.четко определить понятие оперативного хранения документов;

3.описать современные средства оперативного хранения;

4.выяснить каким образом обеспечивается сохранность документов в структурных подразделениях;

Предметом соответственно организация  хранения его документов в делопроизводстве.

Можно выделить несколько  групп источников, используемых в написании курсовой работы.

Это законодательная база, например, Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» - Закон № 125-ФЗ;

нормативно-методическая база:

·          ГОСТ Р. 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

·          ГОСТ Р. 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

В основе данной темы лежит  ряд нормативных актов, регламентирующих деятельность организаций, хранящих документы  в делопроизводстве. Основным документом в данной области являются и "Основные правила работы ведомственных архивов".

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Теоретические основы организации хранение документов кадровой службы.
1. Понятие и характеристика деятельности кадровой службы и документации

Деятельность кадровой службы организации – неотъемлемая часть  такого важного и крайне ответственного направления, как документационное обеспечение управления (ДОУ). Существует определенная нормативно-методическая база (система государственных и  отраслевых стандартов, постановлений  и распоряжений Правительства РФ, инструктивных писем министерств  и ведомств, пособий и др.), регламентирующая правильность оформления документов, построение документооборота в организации  и т.д.

Кадровая документация (документация по личному составу) организации  имеет большое значение, поскольку  и при оперативном (в отделе кадров организации), и при архивном (в  архиве самой организации или  в государственном архиве) хранении она является первоисточником информации о трудовом стаже граждан и  в связи с этим непосредственно  связана с обеспечением их конституционных  прав.

Кадровая документация относится  к категории документов долговременного  хранения. Сроки хранения различных  видов документов по личному составу  установлены Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, утвержденные Руководителем  Федеральной архивной службы России.

Важнейшей функцией кадровой службы является правильное и полное документирование трудовых отношений в организации.

При разрешении трудовых конфликтов в судебном порядке, которые всегда сопровождаются представлением в суд  документов, подготовленных в кадровой службе, важнейшую роль играет не только правильное составление содержательной части каждого документа, но и  его оформление в соответствии с  действующими требованиями законов, иных нормативных актов Например, в  соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", принятым Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65.. Ошибки, допускаемые при подготовке документов, отсутствие в них отдельных реквизитов или неверное их оформление нередко приводят специалистов кадровой службы к неудаче в судебных спорах с работником даже при хорошем знании положений Трудового кодекса Российской Федерации.

Руководители организаций несут  персональную ответственность за правильную организацию делопроизводства Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию  работы с официальными документами. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 N 28.

Под обобщающими понятиями «кадровая  документация» или «документация  по личному составу» подразумевают  широкий круг документов, содержащих сведения о работниках предприятия  и деятельности самой кадровой службы: персональные и учетные документы, плановые и отчетно-статистические, организационно-распорядительные.

Разновидности документов по функциям и задачам управления кадрами  включены в Общероссийский классификатор управленческой документации (документы по приему, переводу и увольнению работников, по оформлению отпусков, поощрений, дисциплинарных взысканий и др.). Именно они и определяют основные направления деятельности кадровой службы по документированию трудовых отношений.

В каждой организации издаются приказы  о приеме и увольнении, подписываются  трудовые договоры с работниками, вносятся записи в трудовые книжки, ведутся  личные карточки работников. Подобные документы составляют минимально обязательный объем документов отдела кадров.

Приказами по кадрам оформляются также  предоставление отпуска, объявление поощрений  и взысканий, изменение условий  труда, присвоение разрядов, классности, установление размеров оплаты труда, командирование сотрудников и др.

Номенклатура дел отдела кадров

Номенклатура дел предназначена  для формирования дел, их группировки, систематизации и учета, определения  сроков их хранения и является основой  для составления описей дел постоянного  и временного (свыше 10 лет) хранения.

Номенклатура дел отдела кадров составляется его руководителем, согласовывается с архивом и  утверждается его руководителем.

При составлении номенклатуры следует руководствоваться типовыми и примерными номенклатура дел, типовым  и ведомственным перечнями документов со сроками хранения, Основными правилами  работы ведомственных архивов.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые  участки работы отдела кадров. Заголовки  дел формируются на основе определений  документируемых участков работы. Заголовок  дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается  употребление в заголовке дела не конкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка», «переписка по разным вопросам» и т.д.), а также вводных  слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящим» и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.

Заголовок дела состоит из элементов располагаемых в следующей последовательности:

· название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности  документов (протоколы, приказы и  т.д.);

· название организации или  структурного подразделения (автор  документа);

· название организации, которой  будут адресованы или от которой  будут получены документы (адресат  или корреспондент документа);

· краткое содержание документов дела;

· название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

· даты (период), к которым  относятся документы дела.

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то формулируется общий заголовок  дела, а затем при необходимости  составляются заголовки каждого  тома (части), уточняющие содержание заголовка  дела.

При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс проставляется  на каждом томе с добавлением «т.1.». «т.2» и т.д.

 Формирование личных  дел

Основным документом персонального  учета работника является его  личное дело, которое является документом «Для служебного пользования». Личное дело включает в себя следующие документы, пронумерованные и подшитые в  хронологическом порядке:

· опись документов, имеющихся  в личном деле;

· анкета;

· личное заявление о приеме на работу (в конце трудовой деятельности -- об увольнении);

· личный листок по учету  кадров с наклеенной на него фотографией  размером 4х6 см (фотографии обновляются  при достижении возраста 25 и 45 лет);

· автобиография;

· копии документов об образовании, присвоении ученой степени, ученого  звания;

· характеристики;

· копии приказов о приеме (в дальнейшем о переводе, увольнении);

· трудовой договор;

· карточки учета поощрений  и взысканий;

· материалы аттестации;

· представления о назначении, освобождении, переводе, уволь-нении, направлении на учебу;

· копии наградных листов и представлений к присвоению почетных званий;

· другие документы, характеризующие  работника.

В личные дела не должны входить  документы второстепенного значения, имеющие временные (до 10 лет включительно) сроки хранения. К таким документам относятся справки с места  жительства, о жилищных условиях, о  состоянии здоровья и т.д.

Хранение дел

С момента заведения и  до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования.