ГОУ ВПО

ВСЕРОССИЙСКИЙ ЗАОЧНЫЙ

ФИНАНСОВО- ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ 
 
 

КАФЕДРА РЕГИОНАЛЬНОЙ ЭКОНОМИКИ  И УПРАВЛЕНИЯ

ФАКУЛЬТТ  МЕНДЖМЕНТА И МАРКЕТИНГА 
 
 
 
 
 
 
 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

По дисциплине «Документационное обеспечение  управления»

Тема: Организация  работы с документами 
 
 
 

Исполнитель 
 
 
 

. 
 

                                  

                                         
 

Владимир, 2008

    Содержание

    Введение…………...…………………………………………………………3

1. Значение документации в бухгалтерском учете……………………….6
2. Оформление первичной учетной документации……………………....8
1. Требования, предъявляемые к первичной учетной документации
2. Классификация первичных учетных документов………………....14
3. Права по подписанию первичных учетных документов……….....16
4. Организация документооборота…………………………………....18

Заключение…………………………………………………………………21

Список  используемой литературы…………………..…………………….23

Приложения 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

       Введение

       Документы являются информационной основой деятельности организации, поскольку именно в  них сосредоточено более 80% ее информационных ресурсов. Документооборот является, по существу, упорядоченным обменом этой информацией между работниками и подразделениями.

    Можно сказать, что документооборот в  организации- это сложная система, требующая постоянного контроля и регулирования и оказывающая значительное влияние на эффективность деятельности организации.

    Применительно к бухгалтерскому учету понятие "документооборот" определено в  Положении о документах и документообороте, согласно которому под документооборотом  следует понимать создание или получение от других организаций первичных документов, их принятие к учету, обработка и передача в архив. Таким образом, как следует из определения, документооборот в бухгалтерском учете организации включает все стадии движения первичных документов. Эффективный документооборот в организации - это залог обеспечения полноты и достоверности бухгалтерской информации, ее безопасности.

    Организация документооборота подразумевает разработку форм первичных документов, учетных  регистров и форм отчетности, отличных от унифицированных, создание графика документооборота, определение механизма принятия документов к учету, выбор системы обработки документов и порядок их хранения.

    При этом принятая система документирования хозяйственной деятельности должна обеспечивать:

• во-первых, полноту отражения в бухгалтерском учете всех фактов хозяйственной деятельности. Каждый факт хозяйственной деятельности должен быть зафиксирован в первичном бухгалтерском документе, поскольку именно первичные учетные документы, с одной стороны, являются подтверждением самого факта совершения хозяйственной операции, а с другой - на основании первичных учетных документов формируются бухгалтерская отчетность предприятия и данные о его финансовом положении, осуществляется планирование и прогнозирование деятельности предприятия;
• во-вторых, выявление на предприятии скрытых резервов. Целесообразно построить систему документирования хозяйственных операций на предприятии таким образом, чтобы уже в процессе оформления первичных учетных документов и тем более при составлении синтетических учетных регистров производился анализ эффективности использования ресурсов на предприятии. Этого можно достичь, в частности, введением в первичные учетные документы и учетные регистры специальных граф, содержащих контрольные показатели. Таким образом, уже в процессе документирования хозяйственных операций будет существенно облегчена возможность предварительного анализа их эффективности и целесообразности;
• в-третьих, отражение в бухгалтерском учете фактов хозяйственной деятельности должно быть построено таким образом, чтобы оно исходило не только из их правовой формы, но и из экономического содержания фактов и условий хозяйствования. При организации документирования хозяйственных операций большое значение имеет соблюдение принципа приоритета содержания перед формой. На каждом предприятии периодически возникают нестандартные хозяйственные ситуации, которые очень часто связаны с фактом поступления на предприятие ненадлежащим образом оформленных документов, изменить которые предприятие уже не имеет возможности;
• в-четвертых, тождественность данных аналитического и синтетического учета. При организации системы документирования хозяйственных операций необходимо предусмотреть систему взаимного контроля работников бухгалтерии. Обязанности должны быть распределены таким образом, чтобы бухгалтеры вынуждены были сверять данные, формируемые ими в учетных регистрах, с данными первичных учетных документов и данными учетных регистров, формируемых другими бухгалтерами. Организует эту работу непосредственно главный бухгалтер либо бухгалтер, отвечающий за составление и представление бухгалтерской отчетности внешним пользователям;
• в-пятых, рациональное и экономное ведение бухгалтерского учета исходя из условий хозяйственной деятельности и величины предприятия. При организации системы документирования хозяйственных операций и документооборота необходимо стремиться к тому, чтобы каждая хозяйственная операция оформлялась только одним документом, а ряд однотипных операций - одним сводным документом.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Значение документации в бухгалтерском учете

       В соответствии с Законом об информации документированная информация (документ)- это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать [2, ст. 2].

       Применительно к бухгалтерскому учету можно  сказать, что документ- это закодированное определенным образом и зафиксированное  на специальном носителе информационное сообщение (свидетельство), удостоверяющее, что факт хозяйственной жизни  или существует, или совершен, или должен быть совершен [14; с. 48].

       Документация- это способ оформления хозяйственных  операций с помощью документов в  момент их совершения [13; с. 61].

       Документирование  хозяйственных операций является одной  из отличительных особенностей бухгалтерского учета, так как позволяет осуществлять сплошное наблюдение за хозяйственными процессами.

       Основными задачами, стоящими перед бухгалтерской  службой любой организации, являются [15; с. 57]:

• формирование полной и достоверной информации о хозяйственных процессах и финансовых результатах деятельности организации, необходимой для оперативного управления, а также для ее использования инвесторами, кредиторами, налоговыми и финансовыми органами, банками и иными заинтересованными лицами;
• обеспечение контроля за наличием и движением имущества, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;
• своевременное предупреждение негативных явлений в финансово - хозяйственной деятельности, выявление и мобилизация внутрихозяйственных резервов.

       Выполнение  этих задач напрямую зависит от полноты  и своевременности отражения  на счетах бухгалтерского учета хозяйственных  операций, осуществляемых организацией в процессе своей деятельности, что, в свою очередь, является следствием документального оформления совершенных операций. От правильности его выполнения зависит достоверность учетной информации, представляемой бухгалтерией организации ее пользователям. Поэтому в организациях процессу документирования хозяйственных операций должно уделяться большое внимание со стороны не только работников бухгалтерских служб, но и работников других структурных подразделений, поскольку эффективность ведения бухгалтерского учета в организациях зависит от правильной организации работы с документами, являющимися письменным подтверждением факта совершения хозяйственной операции (их юридическая доказательность).

       2. Оформление первичной учетной документации

       2.1. Требования, предъявляемые к первичной учетной документации

       Основанием  для отражения информации о совершенных  хозяйственных операциях в регистрах  бухгалтерского учета являются первичные  документы. Первичные документы  фиксируют факт совершения хозяйственной  операции.

       К учету принимаются только те документы, которые составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной документации. В процессе осуществления финансово- хозяйственной деятельности для оформления совершенных хозяйственных операций организациям необходимо применять типовые межведомственные формы первичных документов. Если для целей оформления тех или иных хозяйственных операций не предусмотрена типовая форма первичного оправдательного документа, бухгалтерия организации использует самостоятельно разработанные формы первичных учетных документов (например, бухгалтерскую справку), в которой кроме обязательных реквизитов, предусмотренных действующим законодательством, отражается непосредственно корреспонденция по дебету и кредиту счетов бухгалтерского учета. Формы таких документов могут являться отдельным приложением к учетной политике организации на соответствующий год и утверждаться отдельным приказом (распоряжением) руководителя организации.

       На  каждую отдельную хозяйственную  операцию оформляется отдельный  первичный документ. При этом для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов согласно Закону о бухучете могут составляться сводные учетные документы.

       Непосредственно, создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете организации организуется в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота (пункт 15 Положения по ведению бухгалтерского учета).

       В соответствии с п.2 ст.9 Федерального закона "О бухгалтерском учете" первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

• наименование документа;
• дату составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции;
• измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
• наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• личные подписи должностных лиц.

       В п.13 Положения по ведению бухгалтерского учета к обязательным реквизитам первичных учетных документов наряду с перечисленными отнесены также:

• код формы;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• расшифровки подписей должностных лиц, подписавших данный документ, включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники.

       Перечислим  несколько примеров у четных документов и какая информация должна в них  содержаться:

       Например, на выдаваемом покупателю кассовом чеке в соответствии с пунктом 4 "Положения по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением", утвержденным постановлением Совмина- Правительства РФ от 30 июля 1993 года N 745 (в редакции изменений и дополнений), должны отражаться следующие обязательные реквизиты:

       - наименование организации;

       - идентификационный номер организации-налогоплательщика;

       - заводской номер контрольно-кассовой  машины;

       - порядковый номер чека;

       - дата и время покупки;

       - стоимость покупки (услуги);

       - признак фискального режима.

       Счета-фактуры, служащие основанием для зачета сумм НДС по полученным от поставщиков и подрядчиков товарам (продукции, работам, услугам), в соответствии с пунктом 5 статьи 169 части второй НК РФ, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

       1) порядковый номер и дата выписки счета-фактуры;

       2) наименование, адрес и идентификационные  номера налогоплательщика и покупателя;

       3) наименование и адрес грузоотправителя  и грузополучателя;

       4) номер платежно-расчетного документа  в случае получения авансовых  или иных платежей в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг);

       5) наименование поставляемых (отгруженных)  товаров (описание выполненных  работ, оказанных услуг) и единица измерения;