ify">       6) количество (объем) поставляемых (отгруженных)  по счету-фактуре товаров (работ, услуг) исходя из принятых по нему единиц измерения;

       7) цена (тариф) за единицу измерения  по договору (контракту) без учета  налога, а в случае применения  государственных регулируемых цен  (тарифов), включающих в себя налог, с учетом суммы налога;

       8) стоимость товаров (работ, услуг)  за все количество поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре  товаров (выполненных работ, оказанных  услуг) без налога;

       9) сумма акциза по подакцизным  товарам;

       10) налоговая ставка;

       11) сумма налога, предъявляемая покупателю товаров (работ, услуг), определяемая исходя из применяемых налоговых ставок;

       12) стоимость всего количества поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре  товаров (выполненных работ, оказанных  услуг) с учетом суммы налога;

       13) страна происхождения товара;

       14) номер грузовой таможенной декларации.

       Пример  первичного учетного документа (расходного кассового ордера) приведен в Приложении № 1.

       Перед передачей в архив первичные  документы, относящиеся к определенному  учетному регистру, комплектуются в  хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива, которая содержит:

• наименование учетного регистра, к которому относятся данные первичные документы;
• период, за который скомплектованы документы;
• перечень скомплектованных первичных документов;
• дату комплектации и передачи документов в архив;
• подпись ответственного лица.

       Уничтожение документов оформляется актами (на управленческую документацию составляется один экземпляр, на научно - техническую - два), утверждаемыми руководителем  организации.

       Организации, документы от которых не подлежат приему в государственные архивы, уничтожают дела (практическая надобность в которых отпала и сроки хранения которых по Перечню истекли) без согласования с архивными органами. Однако если имеется указание соответствующего ведомства о согласовании уничтожения документов с вышестоящей организацией, то акты на документы, подлежащие уничтожению, направляются на рассмотрение в эту организацию.

       Отобранные  к уничтожению и включенные в  акты документы передаются организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья, с целью переработки на бумажных фабриках. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено. Сдача документов оформляется приемо - сдаточными накладными.

       В связи с тем что хранению подлежит не вся документация организации, а лишь указанная в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, а также с учетом того, что разные виды документов имеют разные сроки хранения, организация неизбежно несет расходы, связанные с архивной обработкой документов, отбором документов с истекшим сроком хранения для их уничтожения, а также ряд других расходов.

       В соответствии с гражданским законодательством  при преобразовании юридического лица одного вида в юридическое лицо другого  вида (изменении организационно- правовой формы) к вновь возникшему юридическому лицу переходят права и обязанности реорганизованного юридического лица в соответствии с передаточным актом. Таким образом, правопреемник реорганизованной организации обязан хранить его документы.

       Согласно  Положению об Архивном фонде Российской Федерации в случае ликвидации негосударственных  объединений, учреждений, организаций  и предприятий при отсутствии правопреемников их архивные документы  поступают в собственность государства  и передаются на постоянное хранение в учреждения Росархива (Федеральной архивной службы России).

       Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой  полицией на основании их постановлений  в соответствии с законодательством  Российской Федерации.

       Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

       2.2. Классификация первичных учетных документов

       Существует  общая классификация документов, которая приведена в приложении № 2. И классификация первичных  учетных документов, которая приведена  ниже.

       Все документы, применяемые в настоящее  время в хозяйственной деятельности, можно классифицировать по следующим основным признакам [8; с. 101].

       По  своему назначению документы подразделяются:

       - на распорядительные документы,  предписывающие совершить какое-либо  действие или ряд действий, содержащие  разрешение на совершение определенной хозяйственной операции (например, приказ на выплату премии, распоряжение руководителя на выдачу денежных средств под отчет, платежное поручение на перечисление денежных средств с расчетного счета и т.д.). Такие документы разрешают проведение операции, но содержащаяся в них информация не отражается в учетных регистрах;

       - на оправдательные документы,  подтверждающие факт совершения  определенных хозяйственных операций  и обоснованность их совершения, содержащие информацию об исполнении  распоряжения (например, накладные, авансовый отчет, квитанция к приходному кассовому ордеру и т.д.). Информация, содержащаяся в этих документах, заносится в учетные регистры;

       - на комбинированные документы,  заключающие в себе функции  распорядительных (разрешительных), оправдательных документов и документов бухгалтерского оформления (например, расчетно - платежная ведомость или расходный кассовый ордер, являющиеся, с одной стороны, распоряжением на выплату денежных средств из кассы определенным лицам, а с другой, - подтверждением получения указанными лицами соответствующих денежных сумм);

       - на документы бухгалтерского  оформления, предназначенные исключительно  для целей бухгалтерского учета,  конкретизирующие или поясняющие  отражение в бухгалтерском учете  тех или иных фактов хозяйственной деятельности либо их последствий (например, бухгалтерская справка, расчет амортизации основных средств и т.д.). Эти документы нужны для оформления бухгалтерских записей с целью дальнейшего использования в учетном процессе. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2.3. Права по подписанию первичных учетных документов

       В соответствии с пунктом 3 статьи 9 Закона о бухгалтерском учете и пунктом 14 Положения по ведению бухгалтерского учета перечень лиц, имеющих право  подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

       Документы же, которыми оформляются хозяйственные  операции с денежными средствами, подписываются исключительно руководителем  организации и главным бухгалтером  или уполномоченными ими на то лицами (приказом или письменным распоряжением руководителя организации).

       При этом необходимо учитывать, что в  соответствии с пунктом 14 Положения  по ведению бухгалтерского учета  без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства (документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту) считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению (за исключением документов, подписанных руководителем федерального органа исполнительной власти, особенности оформления которых определяются отдельными указаниями Минфина РФ).

       В случае разногласий между руководителем  организации и главным бухгалтером  по осуществлению отдельных хозяйственных операций первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность.

       Примерная форма приказа (распоряжения) приведена в приложении № 3.

       Необходимо  учитывать, что ответственность  за достоверность содержащихся в  первичных документах (счетах, накладных, актах и т.п.) сведений возлагается на лиц, составивших и подписавших их (пункт 4 статьи 9 Закона о бухгалтерском учете, пункт 5.6 Положения о документообороте).

       2.4. Организация документооборота

       В процессе осуществления хозяйственной деятельности организация имеет дело со многими первичными документами.

       Документооборот- это система, оказывающая значительное влияние на эффективность деятельности организации. Для целей бухгалтерского учета понятие "документооборот" определено в Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР 29.07.1983 № 105, согласно которому под документооборотом следует понимать создание или получение от других организаций первичных документов, их принятие к учету, обработку и передачу в архив.

       Порядок их обработки и движения в организации  с момента их создания или получения  до сдачи в архив осуществляется на основании утвержденного в  организации документооборота. Правила  документооборота и технология обработки учетной информации утверждаются в составе принятой организацией учетной политики.

       Для рациональной организации документооборота в организации должен быть утвержден  приказом (распоряжением) руководителя график документооборота.

       Отсутствие  графика документооборота не влечет за собой административной или финансовой ответственности, но значительно усложняет работу сотрудников бухгалтерии.

       Ответственным за осуществление работ по составлению  графика документооборота является главный бухгалтер организации.

       График может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением организации, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. При этом график должен устанавливать рациональный документооборот, то есть предусматривать оптимальное количество подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.

       По  каждому документу график документооборота содержит, как правило, следующие примерные разделы:

- порядок  создания документа: количество экземпляров; ответственный за выписку; ответственный за оформление; ответственный за исполнение; срок исполнения;

- порядок  проверки документа: ответственный за проверку; кто представляет на проверку; порядок представления; срок представления;

- порядок  обработки документа: исполнитель; срок исполнения;

- порядок  передачи документа в архив: исполнитель; срок передачи.

       На  начальном этапе работы по составлению графика документооборота главный бухгалтер устанавливает круг лиц, которые обращаются с первичными документами (менеджеры по продажам, коммерческие агенты и др.). В обязанности всех этих работников организации включаются положения о создании и представлении первичных оправдательных документов, относящихся к сфере их деятельности, в строгом соответствии с графиком документооборота.

       Для этого каждому исполнителю вручается  выписка из графика, в которой  перечисляются документы, относящиеся  к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения организации, в которые представляются указанные документы. В официальном порядке до их сведения доводятся правила оформления первичных документов и сроки представления данных документов в бухгалтерию (нередко на практике это положение не включается в общий график документооборота, в результате чего задержка в приеме счетов - фактур составляет несколько месяцев).