Министерство  образования и науки

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

Нижегородский государственный технический университет

им. Р.Е. Алексеева

Факультет коммуникативных  технологий

Кафедра истории  и документоведения

 

 

 

 Организация регистрации документов

 

 

 

 

 

 

 

                                                                    Выполнил: студент 3 курса,

                                                                     Группа 08-ДОУ

                                                                     Буцын Александр Александрович

                                                                     Проверил: доцент

                                                                     Александрова А.Я. 

 

 

 

Нижний Новгород

2011

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

Введение…………………………………………………………………............ 3

Глава 1. Регистрация документов как один из элементов документационного   

обеспечения  деятельности  организации…………………………………….. 8

Глава 2. Формы  и порядок регистрации документов ………………….......... 11

Глава 3. Индексация документов……………………………………………... 16

Глава 4. Формы  автоматизации регистрации документов…………………... 18

Глава 5. Организация  справочно-информационной работы………………… 23

Глава 6. Контроль за сроками исполнения документов……………………... 25

Заключение……………………………………………………………………... 27

Список использованных источников и литературы………………………….    29

Приложение  А. Образец заполнения регистрационной карточки-заявления

судовладельца (для физического лица)……………………………………… .   31

Приложение  Б. Журнал регистрация входящих документов………………..     32

Приложение  В. Журнал регистрация исходящих  документов………………   33

Приложение  Г. Журнал регистрация внутренних документов………………  34

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

В любой  сфере общественной деятельности особое значение для целей управления имеет  информация, носителем которой является документ, и то, насколько она  оперативно оформляется и перерабатывается.

Система документооборота является технологической  основой деятельности компании по принятию и исполнению решений. Поэтому всякое повышение эффективности работы с документами непосредственно  сказывается на эффективности выполнения организацией своих функций, будь то улучшение обслуживания граждан  государственным либо муниципальным  учреждением или повышение конкурентоспособности  коммерческого предприятия.

Сегодня организация, которая хочет получить современное решение для создания автоматизированной технологии документооборота, имеет достаточно широкий выбор - от отдельных частных технологий до готовых комплексных систем.

Отечественная практика предполагает обязательную регистрацию  каждого документа с момента  его появления в организации, а также регламентированное (и  контролируемое) движение документа  вплоть до его исполнения. Сама идея подобного учета, регламентации  и централизованного контроля вполне адекватна современным мировым  реалиям управления с использованием компьютерных сетей.

Использование компьютерных технологий ускоряет документооборот, повышает исполнительскую дисциплину сотрудников, совершенствует управление организации в целом.

Компьютеризация делопроизводственных процессов позволяет  отказаться от ручных форм учета и  перейти на современную форму  регистрации документов с помощью ПЭВМ. Тем более что постоянно возрастает объем регистрируемых документов на любых предприятиях, внедряются системы автоматизации в смежных областях, и в связи с этим целесообразно использовать новые технологии для автоматизации регистрации документов.

Задачи  курсовой работы:

1. Разобрать  порядок осуществления регистрации документов ( формы, порядок, индексация) и формы автоматизации регистрации.
2. Рассмотреть организацию справочно-информационной работы.
3. Проанализировать  осуществление контроля за исполнением документов.

Историографический обзор использованной литературы.

           1. Современные технологии документационного  обеспечения управления [7] – в книге рассматриваются современные принципы и правила организации делопроизводства с учетом использования современных компьютеризированных технологий: организация работы делопроизводственной службы, составление и оформление документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочная работа, хранение документов в электронной форме. Подробно рассмотрены законодательные, нормативные и правовые акты в области ДОУ. Книга предназначена для студентов вузов, обучающихся по специальности "Документоведение и документационное обеспечение управления", и широкому кругу специалистов-управленцев разного уровня, занимающихся подготовкой и оформлением документов, секретарей, секретарей-референтов.

            2.Архив начинается с делопроизводства [8] - Освещены вопросы современной регламентации делопроизводства, составления и оформления управленческих документов. Дана характеристика законодательных актов и нормативно-методических документов, регламентирующих работу с документами. Рассмотрены организация делопроизводственной службы, ее структура, задачи, функции, должностной и численный состав. Особо выделены вопросы документирования управленческой деятельности: понятие документа, виды и разновидности документов, требования к составлению бланков документов, оформлению всех реквизитов документов, а также правила составления организационных, распорядительных и информационно-справочных документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации. Освещены вопросы организации работы с документами, включая организацию документооборота, технологии регистрации документов, контроля за сроками их исполнения, информационно-справочной работы. Рассмотрены правила хранения документов в делопроизводстве и подготовки их к сдаче в архив. Для студентов и преподавателей вузов, а также для руководителей предприятий и организаций, работников делопроизводственных служб.

           3.Внутренние документы – регуляторы документационного обеспечения управления [10] - в этой статье описаны виды внутренних организационных документов, которые могут использоваться в организации. Основополагающие и наиболее часто разрабатываемые локальные акты. Основные правила организации документооборота.

           4. Форматы электронных документов, используемые в управлении документацией  [11] – в статье подробно рассматриваются такие понятия как: документационное обеспечение; информационные технологии; компьютерные технологии; управленческая деятельность; форматы электронных документов; электронные документы. Особое внимание автор обращает на роль специалистов службы документационного обеспечения управления (ДОУ) при внедрении информационных технологий в управлении. Форматы электронных документов, используемые в ДОУ.

            5. Регистрация документов [12] - Автор подробно рассказывает о том, как правильно регистрировать входящие и исходящие документы, в т.ч. конфиденциальные. Кроме того она подробно описывает проблемы современного документооборота, а также высказывает свое мнение по поводу этих проблем.

            6.  Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы[13] - в книге освещены все вопросы грамотной и эффективной организации современного делопроизводства. Подробно рассмотрены особенности подготовки, оформления и ведения всех видов внутренних документов, кадровой документации и внешней деловой переписки, приведены примеры. Раскрыты способы и методы оптимизации документооборота, обеспечения конфиденциальности информации и повышения эффективности деятельности любой организации. Приведены рекомендации по подготовке текстовых и табличных документов с учетом возможностей компьютерных технологий. Для руководителей предприятий и организаций, секретарей руководителей, секретарей-референтов, офис-менеджеров, работников служб делопроизводства, студентов, преподавателей вузов, а также всех других специалистов, деятельность которых связана с постоянным потоком информации и работой с документами.

            7. Документоведение и делопроизводство. Основы документоведения. Виды, функции документов. Технологии делопроизводства [14] - в учебном пособии изложены основные теоретические основы документоведения. Документ рассматривается в контексте исторического развития, в его видах и функциях. Приводятся современные технологии делопроизводства. Пособие рекомендовано студентам при изучении дисциплин: «Документоведение и делопроизводство», «Делопроизводство и его автоматизация», «Документационное обеспечение управления», «Делопроизводство и деловая корреспонденция». Может быть использовано работниками, связанными с документационным обеспечением управления на предприятиях и в организациях.