8. Современное делопроизводство [15] - в учебном пособии представлены необходимые сведения о порядке разработки и оформления широкого круга управленческих документов, обращающихся в организациях, о структуре и функциях делопроизводственной службы, технологии регистрации, учета, контроля исполнения и хранения документации. Особое внимание уделено оформлению реквизитов организационно-распорядительных документов в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003. Приводятся тщательно отработанные образцы важнейших видов управленческих документов, в том числе по личному составу организации. Излагаются основные положения по оформлению деловой корреспонденции на английском и немецком языках. Значительное место в пособии занимает раздел механизации и компьютеризации процессов документационного обеспечения управления, задача которого отразить основные тенденции перехода от традиционного к электронному документообороту. Содержание пособия отвечает требованиям дисциплины «Документирование управленческой деятельности» согласно Государственному образовательному стандарту Министерства образования Российской Федерации по специальности 060800 «Экономика и управление предприятием». Книга предназначена студентам и преподавателям вузов, а также слушателям курсов подготовки и повышения квалификации секретарей, секретарей-референтов и всем тем практическим работникам, кто по роду своей деятельности связан с оформлением управленческой документации.

        

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1

Регистрация документов как один из элементов документационного обеспечения деятельности организации

В последние годы наряду с термином «делопроизводство» употребляется и синонимичный ему термин «документационное обеспечение деятельности организации». Возникновение его связано с изменением организационно-технической основы делопроизводства и подходов к его совершенствованию, ставшее возможным благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и современных информационных технологий создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и использования информации.

Одна  из важнейших функций систем документационного обеспечения - функция учета документов. Учет документов обеспечивается их регистрацией-записью учетных данных о документе по установленной форе, фиксирующей факт создания документа, его отправки или получения. Наряду с функцией учета документов регистрация позволяет осуществлять контроль исполнения документов, вести поиск документов по запросам подразделений и работников учреждения.

Как правило, регистрации подлежит не вся документация, поступающая в организацию. Регистрируют документы, поступающие из вышестоящих федеральных и местных государственных органов и направляемые им в их адрес. Регистрируют также письма депутатов Государственной Думы, важнейшие внутренние документы, предложения, заявления и жалобы граждан, договоры, корреспонденция от других организаций, требующая решения или ответа, материалы постоянного срока хранения. Регистрируется ценная и заказная корреспонденция.

Регистрация документа – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. [6] 

Регистрация – подтверждение факта  создания или получения документа  в определенное время (день) путем  внесения его в регистрационную  форму с присвоением номера и записью основных данных о документе, что позволяет создать базу данных о всех документах организации для последующего контроля и информационно-справочной работы. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует. Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, организация за него не отвечает, т.к. факт получения не подтвержден.

В процедуре регистрации  можно выделить три цели:

• учет документов
• контроль за их исполнением
• справочная работа по документам 

Регистрации подлежат все  документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые  и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации; поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных  лиц. 

Однако существуют и нерегистрируемые документы, к которым обычно относят:

• рекламные письма;
• поздравительные письма и телеграммы;
• приглашения;
• программы семинаров, совещаний и конференций;
• печатные издания (книги, брошюры, журналы);
• пакеты с пометкой "лично";
• копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов;
• информационные материалы. [7]

            В организации должен быть список документов, не подлежащих регистрации. Он помещается в виде приложения к инструкции по делопроизводству и обновляется по мере необходимости.

            Перечень документов, не подлежащих регистрации, составляет секретарь-референт или начальник канцелярии, и утверждает руководитель организации.

        На практике в настоящее время находят применение три системы регистрации документов:

- централизованная, при которой регистрация всех документов организации производится в журналах в службе ДОУ или у секретаря-референта;

- децентрализованная, при которой регистрация документов  осуществляется в журналах в  структурных подразделениях секретарями подразделений;

- смешанная,  сочетающая в себе элементы  централизованной и децентрализованной систем. [15]

Практика  показывает, что наиболее эффективной  среди рассматриваемых выше является последняя, смешанная система. При этом централизованно регистрируется документация, поступающая из федеральных и местных органов власти или направляемые в их адрес, важнейшие внутренние документы (приказы по основной деятельности и личному составу, протоколы, акты, докладные записки и др.), а также предложения и жалобы граждан.

Важнейшим принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться в организации только один раз.

В практической деятельности служб документационного  обеспечения наибольшее распространение  получили две формы регистрации  документов - журнальная и карточная.

Вывод: без регистрации документов организация не сможет взаимодействовать с ее подразделениями и тем более с другими организациями. Кроме того документы, подлежащие регистрации, в противном случае считаются не действительными.

Глава 2

Формы и порядок регистрации документов

В практической деятельности делопроизводственных служб  наибольшее распространение получили две формы регистрации документов – журнальная и карточная. В настоящее  время начинает внедряться автоматизированная форма регистрации. [2]

Журнальная  форма может быть использована эффективно в организациях с небольшим объемом  документооборота – до 1000 документов в год, а также для учета  специальных видов документации, требующей особого внимания к  их сохранности. Ее отличительной особенностью является то, что запись сведений о документах ведется в хронологической последовательности. [12]

Назовем основные виды журналов, необходимых  для полноценного учета документов. Это журналы: входящих документов; исходящих  документов; внутренних документов; документов конфиденциального характера.

При все  надежности и простоте журнальной формы  учета документов, она имеет целый  ряд недостатков. Нарушен основной принцип регистрации – ее однократность, так как возникает необходимость  повторной регистрации документа  в процессе его регистрации при  журнальной форме усложнен, поскольку  инициативный документ, например, зарегистрирован  в одном журнале, а ответ на него в другом. Журнальная форма  негибка для справочной работы в  архиве.

При количестве учетных единиц документов свыше  тысячи целесообразно использовать карточную форму регистрации.

Карточная регистрация всех категорий документов осуществляется на единой форме регистрационной  карточке. Бланки карточек желательно изготавливать типографским способом на плотной бумаге формата А5 (148х210 мм) или А6 (105х148 мм). Допускается цветовое различие карточек. [13]

Все графы  лицевой стороны карточки по содержанию соответствуют содержанию реквизитов документов. На оборотной стороне  регистрационной карточки в графе  «контрольные отметки» фиксируют отметки  о контроле, которые должны содержать  дату проверки и конкретные причины  задержки исполнения документа. В ней также делают записи, отражающие движение (передачу) документов.

На карточках  регистрации входящих и внутренних документов в данной графе указывают  должность и фамилию сотрудника, подготовившего документ, и лиц, завизировавших его.