Глава 6

Контроль за сроками исполнения документов

Контроль  за исполнением документов и принятых решений - важная функция управления организацией. Работа по контролю за исполнением документов включает в себя проверку и регулирование хода исполнения, анализ результатов исполнения контролируемых документов. Действия по контролю заключаются в обязательном учете определенных категорий документов, в соответствии с разработанным в организации перечнем и по указанию (резолюциям) руководства, в систематическом наблюдении за их фактическим исполнением, в принятии мер, способствующих своевременному исполнению.

Под текущим  контролем понимают ежедневную подготовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня. Секретарь-референт ежедневно в начале рабочего дня докладывает руководителю о фактах неисполнения установленных сроков. Суть предупредительного контроля заключается в своевременном за 2-3 дня предупреждении сотрудника о необходимости решения порученного ему вопроса. Если в ходе контроля выясняется невозможность в оставшееся время исполнить поручение, об этом также докладывается руководителю. Текущий и предупредительный контроль помогает при планировании рабочего дня руководителя.

Документы с длительным сроком исполнения (например, договор) контролируются по промежуточным этапам исполнения с занесением сведений в регистрационную карточку.

Документ  считается исполненным, если решены поставленные в нем вопросы, выполнены поручения, корреспонденту дан ответ по существу дела, в карточке и на документе-запросе сделана отметка об исполнении, удостоверенная подписью ответственного исполнителя, и карточка поступила секретарю-референту или в подразделение службы ДОУ, осуществляющее контроль. В регистрационную карточку при этом вносятся сведения о дате исполнения документа, и указывается номер дела по номенклатуре, в которое подшит исполненный документ.

Что касается итогового контроля, то к нему относят  аналитическую работу по обобщению  исполнительской дисциплины в организации. Формой контроля является составление  раз в месяц (квартал) перечня  неисполненных документов по отдельным  подразделениям или по организации  в целом.

Документы подлежат исполнению в определенный срок, который может быть:

- типовым  (типовые сроки исполнения установлены  для определенных, наиболее часто  создаваемых документов указами  Президента РФ, законами РФ, правительственными  нормативными актами (например, для  передачи документов постоянного  хранения из ведомственных органов  в государственные и др.), а  также ведомственными по законными  актами (например, для предоставления  статистической и финансовой  отчетности, для предъявления претензий  по качеству продукции и др.);

- индивидуальным (индивидуальный срок исполнения  указывается в тексте документа  или устанавливается резолюцией  руководителя учреждения (в случае, если этот срок отсутствует  в составе типовых или отличается  от установленного автором). При  установлении срока исполнения  учитываются практические возможности  учреждения (наличие оргтехники, количество  работников и др.), а также содержание  документа. [9]

Срок  исполнения входящего документа  исчисляется с момента поступления  его в учреждении, а создаваемого – с момента доведения его  до исполнителя (если не оговорен другой срок). Исполнение наиболее важных входящих, исходящих и внутренних документов подлежит контролю, который возлагается  на профессионально организованную службу. На контролируемых документах проставляется штамп «К» или  «Контроль». После исполнения документ снимается с  контроля. Право сделать  это имеет только то должностное  лицо, которое поставило его на контроль.

          Вывод: контроль за сроками исполнения документов осуществляется жестко, но неоднозначно. Для разных документов существуют разные сроки исполнения. Документы, подлежащие постановки на контроль, строго учтены.

Заключение

Как видно  из вышеизложенного, автоматизация  процесса регистрации документов идет по пути включения данной функции  в единые интегрированные программные  комплексы автоматизации делопроизводства и документооборота. Помимо собственно регистрационно–учетных функций, они обслуживают весь процесс прохождения документа в организации, плюс обеспечивают архивное ранение документов, аналитическую обработку содержащихся в документах сведений, информационно – справочное обеспечение деятельности организации, предоставляют возможность поиска любого документа по элементу содержания или по любым реквизитам  максимально короткие сроки.

И между  тем основы информационного обеспечения  закладываются именно на стадии регистрации  документов средствами автоматической системы. Поскольку любой программный  комплекс способен производить лишь обработку веденной в него вручную  информации, при неполном или недостоверном  введении в АС ДОУ реквизитов документов, при использовании в тексте документа  вычурных, малоупотребляемых слов и выражений, наконец, в случае банальных опечаток или грамматических ошибок, система не может самостоятельно исправить недоработку оператора. В ответ на невнимательность при вводе информации даже самая совершенная система автоматизации делопроизводства начнет выдавать неверные сведения, и очень быстро вместо организующего эффекта даст абсолютно противоположный – разрушающий, и, корме того, дискредитирует себя и своих создателей в глазах сотрудников организации.

         Зато использование средств автоматизации делопроизводства способно обеспечить экономию трудовых и материальных затрат на работу с документами; эффект за счет унификации документационной деятельности организации и уменьшение зависимости от индивидуального технологического опыта персонала; сокращение временных циклов работы с документами и создание единого документального пространства.

          В результате проведенного курсового  исследования были получены ответы  на поставленные задачи в начале  работы:

        1. Особенности регистрации документов в организации:

1. Основной принцип регистрации – однократность. 
2. Регистрация осуществляется в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора, содержания. 
3. Составные части индекса документа располагаются в определенной последовательности.

          В практической деятельности, в зависимости от объема документооборота в организации (учреждении) используют две формы регистрации документов: журналы и карточки. Возможна и третья форма регистрации, с использованием персонального компьютера – автоматизированная электронная .

         2. При рассмотрении  справочно - информационной работы  был сделан вывод, что справочно-информационная  работа – это одна из важнейших  стадий в организации работы  с документами. В настоящее  время с развитием технологий  появляются новые способы справочно-информационной  работы. Использование компьютерных технологий ускоряет документооборот, повышает исполнительскую дисциплину сотрудников, совершенствует управление организацией в целом.

        3. В ходе анализа контроля за  исполнением документов было  выявлено, что этот процесс довольно  сложный и проводится в несколько  этапов:

•     постановка документов на контроль;

•     проверка своевременности доведения документов до исполнителей;

•     предварительная проверка и регулирование хода исполнения;

•     снятие документа с контроля;

•     направление исполненного документа в дело;

•     учет, обобщение и анализ результатов контроля исполнения документов;

•     информирование руководства о ходе и результатах исполнения документов.

Кроме того в течение всего срока исполнения служба ДОУ регулярно проверяет ход исполнения документа.

Список использованных источников и литературы

Источники

1. ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"
2. Постановление Правительства от 15 июня 2009 г. № 477 "Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.
3. Постановление Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота» 
4. Методические рекомендации по разработке инструкций по            делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утверждены приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76.
5. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». М., Госстандарт, - 2003.
6. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». М., Госстандарт, - 1998.

                                                       Литература

7. Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – 232 с.
8. Кузнецова, Т.В. Архив начинается с делопроизводства // Делопроизводство 2009, №2. С .13-17.
9. Кузнецова, Т.В. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти  // Делопроизводство, 2009, №3. С.13
10. Быкова, Т. А. Внутренние документы - регуляторы документационного обеспечения управления  // Справочник секретаря и офис-менеджера, 2008,№9. С.37-40.
11. Варламова, Л.Н. Форматы электронных документов, используемые в управлении документацией  // Делопроизводство, 2009, № 3. С. 27-31.
12. Гущина, И.Н. Регистрация документов// Кадровик. Кадровое делопроизводство, 2010, № 10. С.10.
13. Галахов В.В., Корнеев И.К. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. М. 2009. -197 с.
14. Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: Основы документоведения. Виды, функции документов. Технологии делопроизводства: Учебное пособие для вузов - М: ИКЦ МарТ, 2008.-96 с.
15. Басаков М. И. Современное делопроизводство. М. 2008.- 213 с.