Графы «Фонд  №», «Опись №», «Дело №» заполняются  в архиве, куда регистрационные карточки сдаются вместе с документами  по истечении срока их хранения в  текущей работе. [8]

          Для достижения информационной  совместимости регистрационных  данных и создания условий  перехода к автоматизированной  регистрации ГСДОУ установлен обязательный состав реквизитов, помещаемых на карточке:

автор документа;

название  вида документа;

дата  документа;

индекс  документа (дата и индекс поступления  документа) – для документов, поступающих  в организацию;

заголовок документа или его краткое  содержание;

резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

срок  исполнения;

отметка об исполнении (краткая запись решения  вопроса по существу), дата фактического исполнения и индекс документа-ответа;

номер дела по номенклатуре дел. [4]

Организациям  предоставлено право при необходимости  увеличить состав реквизитов карточки, включая в нее следующие графы:

исполнители;

расписка  исполнителя в получении документа;

ход исполнения;

приложения  и др.

Состав  и расположение реквизитов карточки обязательно должны быть указаны  в Инструкции по делопроизводству.

Количество  экземпляров карточек, заполняемых  для регистрации одного документа, определяется организацией. Обычно их число определяется количеством справочных и контрольных картотек. В некоторых организациях документ передается с одним экземпляром карточки. В этом случае количество карточек увеличивается на одну. Например, в организации ведут две картотеки: контрольную и справочную. Тогда на один документ заполняют три карточки. Справочных картотек может быть три, тогда количество карточек будет равно пяти: одна – для контрольной картотеки, три – для справочных, одна – для исполнителя.

Применение  карточек для регистрации заметно  повысило оперативность поиска документа  и одновременно сократило трудоемкость процесса регистрации по сравнению  с журнальной формой.

Компьютеризация делопроизводственных процессов позволила  заменить ручную карточную форму  регистрации документов на современную  автоматизированную. При этом большинство  программ построено на занесении  в электронную карточку, выводимую  на экран компьютера, как традиционных реквизитов, так и ряда дополнительных.

Компьютерная  регистрация документов позволяет:

- внести  значительно больше сведений  о документах, учитывающих специфику  организации;

- организовать  децентрализованную (на рабочих  местах) регистрацию документов  непосредственно в структурных  подразделениях с объединением  сведений о документах в единой  базе данных организации;

- организовать  на основе базы данных информационно-справочную  работу;

- организовать  эффективный контроль за исполнением  документов.

Регистрация документов с применением компьютерных технологий обеспечивает сбор и хранение необходимых данных о всех документах, циркулирующих в организации, позволяет  внедрить автоматизированный контроль исполнения документов, подготовить  их внутреннюю опись, дать любую справку  о состоянии движения документов. [11]

В крупных  организациях регистрация документов в основном проводится децентрализованно – в местах их создания и исполнения. Например, документация, фиксирующая деятельность организации по материально-техническому снабжению, регистрируется в управлении (отделе) снабжения; протоколы, постановления (решения) коллегии, распорядительные документы по основной деятельности, письма на имя руководства и ответы на них – в делопроизводственной службе. В таких случаях места регистрации документов должны быть зафиксированы в Инструкции по делопроизводству. В небольших организациях регистрация ведется в канцелярии, а если ее нет – все документы регистрирует секретарь.

Регистрация осуществляется в пределах групп, в  зависимости от названия вида документа, автора, содержания. Например, следует отдельно регистрировать приказы, поступившие из вышестоящих организаций, приказы по основной деятельности и приказы по личному составу, создаваемые в организации, акты ревизии финансово-хозяйственной деятельности, бухгалтерские сводки, заявки на материально-техническое снабжение и др. [10]

Порядковые  регистрационные номера присваиваются  документам каждой группы в течение  календарного года. 

Секретарь должен знать особенности регистрации  организационных документов, номенклатуры дел, совместных документов.

К организационным  документам, как известно, относятся  положение о структурных подразделениях, должностные инструкции, инструкции, правила, создаваемые внутри организаций. Все перечисленные документы оформляются на общих бланках, на которых после даты проставляют порядковый (регистрационный) номер созданного документа.

Входящие  и создаваемые документы регистрируются отдельно.

Если  организация получает и отправляет факсограммы, их рекомендуется регистрировать в журналах входящих и исходящих  факсограмм независимо от наименования вида документа.

Индекс регистрируемого  документа включает порядковый регистрационный  номер, который, исходя из задач поиска документов в организации, может  дополняться индексами дел по номенклатуре дел, по классификаторам корреспондентов, исполнителей и др. Организация вправе самостоятельно решать вопрос о составляющих частях индекса документа, а также последовательность их расположения. 

        Вывод: регистрация должна осуществляться строго по установленным правилам и с обязательным соблюдением всех реквизитов. При этом следует руководствоваться такими документами как: Инструкция по делопроизводству организации,  ГОСТ Р 6.30-2003, Методическими рекомендациями по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. 2009 г. и др.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 3

Индексация  документов

               Индексация - проставление при регистрации порядковых номеров и необходимых условных обозначений, указывающих место составления или хранения документа. В качестве условных обозначений могут использоваться порядковые номера (коды) из классификатора постоянных корреспондентов, структурных подразделений или должностных лиц, вопросов деятельности и т.д. Например: 02-12/156, где:

02 - должное  лицо - адресат;

12 - корреспондент;

156 - порядковый  регистрационный номер.

               Наиболее оптимальной принято считать индексацию с использованием номера дела по номенклатуре дел, поскольку номер дела одновременно указывает и на место хранения, и на авторство, и на содержание документа. Например: 01-20/156, где:

01-20 - номер  дела по номенклатуре дел;

156 - порядковый  регистрационный номер. [5]

                При индексации входящих, исходящих и внутренних документов следует использовать единообразную систему условных обозначений (индексов), в основе которой лежат следующие правила: расположение составных частей индекса должно быть постоянным; система индексов, применяемая в организации, должна оставаться неизменной в течение длительного промежутка времени.

           Исключения составляют индексы распорядительных документов (постановлений, распоряжений, приказов по основной деятельности, по личному составу), протоколов, а в отдельных случаях – предложений, заявлений и жалоб граждан. Их индексами являются регистрационные номера, которые присваиваются особо в пределах каждого вида документов. Индексы предложений и жалоб граждан могут быть дополнены первой буквой фамилии автора документов. К индексам приказов по личному составу допускается добавления буквы «л/с» (по личному составу) или «к» (кадры). Порядковый регистрационный номер присваивается начиная с номера 10, с 1 января до 31 декабря каждого года .

Вывод: индексация – один из главных этапов при регистрации документов. Каждый документ должен иметь собственный номер, иначе регистрация невозможна.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 4

Формы автоматизации регистрации  документов

В последние  годы произошло переосмысление роли электронного документооборота. Если раньше он воспринимался преимущественно  как средство автоматизации делопроизводства, то теперь его все чаще рассматривают  как инструментарий управления знаниями и как средство интеграции бизнес-процессов, в ходе выполнения которых создаются и движутся документы. Иными словами, это организация и управление процессами регистрации документов на основе последовательной обработки различными пользователями других ранее существовавших документов. Но для функционирования систем такого класса делопроизводственные процессы организации должны быть строго структурированы и формализированы, что встречается далеко не всегда. Поэтому большинство универсальных систем управления имеют функцию, позволяющую организовать и спланировать выполнение работ с документами, как по заранее предопределенным маршрутным технологическим схемам, так и с предоставлением исполнителям определенной свободы в принятии решения на своем уровне.

Автоматизированные  системы регистрации документов делятся на два класса. К первому относятся системы управления электронными архивами. Их основные функции: регистрация новых документов, хранение, поиск и их извлечение с целью передачи в приложения, умеющие с ними работать.

Ко второму  классу относятся системы управления электронным документооборотом (СУЭД, DMS (Document Management System)). На них возложены  функции управления документами  на пути прохождения от одного пользователя - должностного лица к другому с  возможностью контроля за их перемещением с фиксацией всех изменений и  сопровождающих резолюций. В готовых  системах одного класса могут встречаться  функции другого класса.

Из важнейших  характеристик СУЭД наиболее значимыми  для пользователя являются следующие:

- программная  платформа (система, обеспечивающая  хранение и поиск документов, а также система обмена сообщениями). В настоящее время используется архитектура «клиент /сервер»);

- поддержка  распределенной обработки информации;

- возможности  масштабирования (набор поддерживаемых  платформ; максимальное число пользователей;  число уровней вложенности структур);