Оперативное хранение документов

 

ВВЕДЕНИЕ 

     Оперативное хранение документов подразумевает хранение и использование документов с момента их заведения до сдачи в архив. Все документы имеют разные сроки хранения, которые определяются по перечням типовых документов с указанием сроков их хранения. Таким образом, в задачи оперативного хранения документов входит также мониторинг сроков хранения документов и уничтожение документов с истекшими сроками хранения.

     Рассмотрим  основные принципы оперативного  хранения документов

     Быстрый  доступ.

     Одна  из основных функций оперативного  хранения документов – это скорость поиска нужного вам документа.

     Условия  хранения документов.

     Необходимо  создать приемлемые условия хранения  документов. Сохранность документов  обеспечит правильный температурный и влажностный режим (17-19 °C и относительная влажность 50-55%).     Размещение документов в архиве.

     Юридическая  ценность документов, хранящихся  в архиве организации, неодинакова.  А поскольку мы выяснили, что  одна из основных целей оперативного хранения документов – быстрый их поиск, нужно заполнять архив исходя из этого. Более важные документы нужно хранить более тщательно, а также ограничить доступ к ним.

     Уничтожение  документов 

     Как  уже было сказано выше, функцией  оперативного хранения документов является уничтожение документов с истекшими сроками хранения. Для выявления таких документов нужно периодически производить экспертизу ценности документов.

     Окончанием оперативного хранения документов служит передача документов на хранение в архив. Это означает полную передачу всех де долговременного хранения в государственный, ведомственный или другие архивы.

     Оперативное хранение документов играет очень важную роль в жизнедеятельности организации. Компании, которые уделяют оперативному хранению документов должное внимание, не имеют проблем с архивным законодательством. Найти документ в архиве для такой организации – дело нескольких минут. 
 
 
 
 
 
 

ОСНОВНАЯ  ЧАСТЬ 

1. Понятие документального  и архивного фонда  организации

 

     Документальный фонд объединяет в своем составе всю документацию организации:

  -  документы текущего управления;

  -  документы, отобранные для постоянного или длительно хранения, в том числе и передаваемые на хранение в  Архивный фонд Российской Федерации;

    - собранные в справочных целях коллекции копий документов, в том числе и других организаций, присланные для сведена и исполнения.

     Архивный фонд лишь часть документального фонда. Архивный фонд не включает в себя документы с краткими сроками хранения и имеет в основном стабильный состав, который должен только пополняться. В состав архивного фонда включаются  документ имеющие политическое, экономическое, научное, социально* культурное, историческое или иное важное значение для государства и (или) для конкретной организации.

     В архивный фонд организаций включают и часть документе научно-технического характера и по личному составу в соответствии с их важным научно-техническим и социальным характером и длительными сроками хранения. С течением времени  аналогии с другими государствами в России будет возрастать количество и значение комплексов документов (коммерческих или экономических) долговременного и постоянного сроков хранения, важных для негосударственных организаций, авторов документов и их собственников.

     Основные правила работы архивов организаций' содержат значительное количество положений, направленных на регламентацию оперативного хранения документов в документационном обеспечении организаций, и среди них:

   - требования к номенклатурам дел, их виды, порядок составления, согласования, утверждения, заполнения, ведения и хранения;

   -  правила формирования дел в делопроизводстве;

   -  организация и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве;

   - подготовка дел к передаче в архив: оформление дел (нумерация, подшивка, оформление обложки и т.д.), составление и оформление описей, передача дел в архив;

   -  порядок выделения документов к уничтожению;

   - оформление уничтожения документов с истекшими сроками хранения;

   -  порядок передачи дел из структурных подразделений в архив.

     Весьма существенные дополнения современного норматива связаны с включением в нормативно-методические основы проведения экспертизы ценности управленческих документов наряду с бумажными и электронными документами.

     В состав Основных правил включены и унифицированные формы документов (номенклатура дел, опись, обложка дела, акты и др.), которыми оформляется хранение документов в делопроизводстве организации и осуществляется их учет, выделение к уничтожению или передача в архив. Они являются обязательными при документировании конкретного этапа систематизации документов и дел. 

1.2. Общие принципы формирования дел  

     Документы, не находящиеся на руках у исполнителей, должны группироваться в таком порядке, который обеспечит прежде всего быстрый поиск необходимых документов и закрепленной в них информации. Эта работа по группировке документов носит название формирование дел, хотя основной единицей организации учета и хранения только для бумажных документов является дело, а для небумажных — единица хранения, для документов на компьютерных носителях — файл данных. 

     Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

     - распределение исполненных документов по делам;

     - расположение документов внутри дела;

     - оформление обложки дела.

     В организациях формирование дел может осуществляться централизованно только секретарем фирмы или делопроизводственной службой или децентрализовано — структурными подразделениями. На практике оба варианта сосуществуют параллельно. Так, распорядительные и организационные документы формируют, как правило,, в дела централизованно, а бухгалтерские, кадровые дела, переписка, договоры и другие документы концентрируются на конкретных рабочих местах в структурных подразделениях.

     Формирование дел в структурных подразделениях осуществляется либо исполнителями, ведущими определенный круг вопросов в своем структурном подразделении, либо централизованно специально выделенным сотрудником (ответственным за ДОУ подразделения, секретарем).

     Во втором случае легче обеспечить методическое единство и качество формирования дел, контроль за ним со стороны руководствам службы ДОУ.

     Правильность формирования дел достигается, а при проверках оценивается органами Архивной службы, другими контролирующими органами (в своей сфере деятельности) посредством соблюдения ряда правил. Хотя систематизация документов для их оперативного хранения и использования в текущей работе имеет прикладное значение и может определяться негосударственными организациями во многом самостоятельно, но игнорировать накопленный десятилетиями опыт работы было бы нецелесообразно.

     Архивной службой давно сформулированы опробованные в многочисленных организациях устоявшиеся правила группировки документов в дела. Так, в дела группируются в большинстве случаев документы одного календарного года. Исключение составляют: личные дела, документы выборных органов, которые группируются за период их созыва, судебные дела, дела с научно- техническими проектами и др. При этом не противоречит правилам и собирать в одно дело при небольшом их количестве документы за ряд лет, оформляя дело как  переходящее.

     Документы постоянного и временного сроков хранения следует группировать в дела раздельно. Например, следует хранить в различных делах годовые и квартальные планы работы, текущие и перспективные бизнес-планы, поскольку эти документы имеют различные сроки хранения.        Допускается временная группировка в одном деле документов различных сроков хранения, если они относятся к одному вопросу. По окончании календарного года и решения вопроса такие документы рекомендуется перегруппировать в самостоятельные дела. 
 
 
 

1.3. Систематизация и  учёт документов  организации  

     С организацией систематизированного хранения документов технологически тесно связаны система их регистрации (структура индексов) и сроки хранения, так как эти показатели являются основными факторами выбора и закрепления системы накопления документов в процессе оперативной работы. Закрепление сроков хранения и системы индексов для комплексов документов (дел, единиц хранения) производится в номенклатуре дел.

     Номенклатура дел — это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел — важнейший элемент не только информационно-поисковой системы, но и экспертизы ценности, определения сроков хранения, обеспечения сохранности документов организации.

     Уже в течение нескольких десятилетий  и в соответствии с Государственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ) составление номенклатуры дел стало обязательным для всех государственных организаций; в негосударственном секторе экономики этот методически отработанный и полезный инструмент контроля за составом, систематизацией и поиском документов также необходим для обеспечения их сохранности на должном уровне.

     Назначение номенклатуры дел  состоит в следующем. Она:

     1)  закрепляет классификационную схему группировки исполненных документов в дела;

     2)  устанавливает единую для всей организации обязательную индексацию документов и дел, сроки их хранения;

     3)  служит основным учетным механизмом в текущей работе с делами и документами;

     4)  является единственным средством учета переходящих дел, т.е. дел, наполнение документами которых продолжается в течение нескольких лет;

     5) является учетно-справочной системой для последующего поиска дел со сроками хранения до 10 лет включительно.

     В номенклатуру дел при ее  заведении должны включаться  все документы, картотеки, регистрационно-справочные и документные массивы всех структурных подразделений и должностных лиц организации без исключения, независимо от вида носителя, степени конфиденциальности и способа фиксации документной информации.

     В номенклатуру дел организации включаются дела и временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности, например ликвидационной комиссии, а также не законченные делопроизводством дела, которые поступают из других организаций правопреемникам для их продолжения.

1.4. Оценка значимости  документов и определение  сроков их хранения 

     Экспертиза осуществляется на  основе общих критериев оценки  происхождения, содержания, внешних особенностей документов и специфических критериев, имеющих на практике различное, но от этого не менее важное значение.

     Критериями оценки происхождения являются роль и место организации, деятеля науки, культуры, политики в системе государственного управления, экономики, политики, социальной жизни общества, значимость ее (его) деятельности, время и место образования документов.

     С точки зрения значения и  ценности можно выделить следующие  группы документов:

     1) документы, необходимые только для оперативной работы с ними в течение ограниченного времени, пока в них имеется практическая надобность. Долговременное хранение таких документов нецелесообразно не только из-за ограниченных площадей практически в любой организации, но и в связи с тем, что никому и никогда не будет интересно их содержание;