Развитие и совершенствование информационного и документационного обеспечения деятельности региональных публичных библиотек

      Все отделы, участвующие в компьютеризации освоили текстовые редакторы «Мульти-эдит», «Лексикон», в настоящее время «Word», а также пакет Microsoft Office (1998, 2000, XP). С 1999 г. СОУНБ подключена к сети Интернет, в библиотеке создана также локальная компьютерная сеть.

      В настоящее время в Самарской областной универсальной научной библиотеке имеются следующие базы данных (представлены в таблице 1) (46).

      Таблица 1-Электронные базы данных СОУНБ

 

      В каждом отделе СОУНБ используется свое программное обеспечение. Например, в Центре правовой и патентно-технической  информации имеются электронные справочно-правовые системы:

      -«Консультант  плюс»;

      -«Гарант»;

      -«Эталон»;

      -«Банк  правовых актов».

      Создана и ведется база данных «Читатели Центра правовой информации» (Exsel) (см. Приложение  1).

      Бухгалтерия СОУНБ использует специальную программу «1С Бухгалтерия». Администрация использует пакет Microsoft Office. В отделе кадров ведется БД «Сотрудники».

      Информационное  обеспечение СОУНБ находится  на стадии совершенствования, из последних планов руководства перейти на MARC SQL. 

2.3 Подготовка документов, отражающих организационно-управленческую и специфическую деятельность СОУНБ.  

       Современная мировая библиотечная практика документационного обеспечения управления оперирует достаточно устойчивой системой документов, которые можно рассматривать как максимально и минимально допустимые по номенклатуре. Выход за пределы максимально допустимого перечня документов, используемых в ДОУ конкретной библиотеки может привести к «бумаготворчеству».

       В настоящее время в деятельности Самарской областной универсальной  научной библиотеке применяются  следующие основные системы документации:

       -организационно-распорядительная УСД ;

       -первичная  учетная документация;

       -бухгалтерская  документация 

       -кадровая  документация;

       -технологическая  документация.

       По  функциям управления ведется также:

       -плановая  документация;

       -учетно-отчетная  документация;

       -справочно-информационная  и справочно-аналитическая документация;

       Отдельного  изучения требует специфическая  документация библиотеки, связанная  с организацией и ведением основной деятельности. Документы, входящие в указанные системы документации представлены в Приложениях.

       Организационно-распорядительная документация представлена:

• документацией по созданию организации (библиотеки) (устав, учредительный договор и др.)
• документацией по распорядительной деятельности организации (библиотеки) (приказ, указание и др.);
• документацией по организационно-нормативному регулированию деятельности организации (библиотеки) (должностная инструкция, положение о структурном подразделении, правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание и др.);
• документацией по оперативно-информационному регулированию деятельности организации (библиотеки) (акт, письмо, справка и др.);
• документацией по приему на работу (заявление о приеме на работу и др.);
• документацией по переводу на другую работу (приказ о переводе на другую работу и др.);
• документацией по увольнению с работы (приказ об увольнении и др.);
• документацией по оформлению отпусков (график отпусков и др.);
• документацией по оформлению поощрений (приказ о поощрении и др.)
• документацией по оформлению дисциплинарных взысканий (объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины и др.).

      Часть организационно-распорядительной документации, связанная с функционированием  организации в правовом поле называют организационно-правовой – это устав, положения о структурных подразделениях, регламенты работы персонала, штатной расписание, учредительный /или коллективный договор.

      Устав – правовой акт, определяющий структуру, функции и права библиотеки. В настоящее время устав Самарской областной универсальной научной библиотеки находится на редакции и не был предоставлен для анализа. Типовой устав публичной библиотеки включает в себя разделы:

 1.Общие  положения (отдельными пунктами  прописывается полное наименование  библиотеки, учредитель библиотеки, место нахождения библиотеки, сведения о том, что библиотека – некоммерческая организация, юридическое лицо и т.п.);

   2.Цели, функции и виды деятельности  библиотеки;

   3.Имущество  и финансовые средства библиотеки;

   4.Порядок  управления деятельностью библиотеки;

   5. Учет, отчетность, контроль;

   6.Воинская  обязанность и гражданская оборона;

   7. Порядок реорганизации и ликвидации

   8.Внесение  изменений и дополнений в устав.

      В СОУНБ существует такой документ как Коллективный договор администрации и трудового коллектива Самарской областной универсальной научной библиотеки (в Приложении 2 представлен его вариант за 2002-2003 гг.).  Коллективный трудовой договор – это правовой акт, регулирующий трудовые, социально-экономические, профессиональные отношения между работодателем в лице директора библиотеки и работниками, представленными профсоюзным комитетом (ПК). Он разрабатывается в соответствии с Законом Российской Федерации «О коллективных договорах и соглашениях» от 11 марта 1992 г. № 2490-1, с изменениями от 24 ноября 1995 г. Главное назначение коллективного договора – защита интересов работников, решение проблем условий и охраны труда, предоставление различных социальных льгот. Положения договора не должны противоречить действующему законодательству, он должен закреплять отношения конструктивного сотрудничества между договаривающимися сторонами, отражать реальность выполнения принятых обязательств в конкретной библиотеке.

      Коллективный  договор СОУНБ имеет титульный лист (где должны быть проставлены подписи директора СОУНБ и председателя ПК СОУНБ). Договор содержит разделы:

   Общие положения (отсутствие нумерации в разделе следует признать неверным);

   1. Производственно-экономическая деятельность  библиотеки;

   2.Обеспечение  занятости сотрудников и социальные  гарантии;

   3. Заработная плата;

   4.Рабочее  время и время отдыха;

   5. Улучшение условий и охрана  труда;

   6. Охрана здоровья и социальное  страхование;

   7. Социальные гарантии и льготы;

   8. Порядок внесения изменений в  коллективный договор. Контроль  за выполнением договорных обязательств.

      К коллективному договору также приложено  Соглашение по улучшению условий и охране труда Самарской областной универсальной научной библиотеки на 2002-2003 гг.

      Штатное расписание – правовой акт, устанавливающий штатную численность организации, состав должностной и размер оплаты труда (в государственных библиотеках – с указанием разряда по Единой тарифной сетке). Форма штатного расписания утверждена постановлением Госкомстата от 6 апреля 2001 г. № 26 (Форма Т-3 в Альбоме первичной учетной документации). В штатном расписании фиксируются сведения:

      -структурное  подразделение (наименования и код);

      -профессия  (должность);

      -количество штатных единиц;

      -оклад  ( ЕТС);

      - надбавки;

      -месячный  фонд заработной платы;

      - примечания.

      Штатное расписание СОУНБ не представлено в  Приложении.

      Положение о структурном  подразделении  – правовой акт, устанавливающий статус, функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений. Положения о подразделениях оформляются на общем бланке организации, утверждаются руководителем организации, подписываются руководителем подразделения. Обязательными реквизитами положения о структурных подразделениях являются: наименование организации, гриф утверждения, место издания, наименование вида документа с заголовком  к тексту, текст, подпись, визы.

      Текст положения о структурном подразделении  состоит из разделов:

      1.Общие положения;

      2.Основные  задачи;

      3.Функции;

      4.Права  и обязанности;

      5.Отвественность;

      6.Взаимоотношения.

      В Приложении 3 представлено Положение о Центре правовой информации. Положение включает разделы:

      1.Обшие  положения;

      2.Основные  задачи;

      3.Содержание  работы;

      4.Струткура  ЦПИ. Организация работы.

      В Положении отсутствуют разделы  «Права и обязанности» и «Взаимоотношения». Предложен краткий вариант Положения  о структурном подразделении, фиксирующий  основные организационные моменты.