Развитие и совершенствование информационного и документационного обеспечения деятельности региональных публичных библиотек

       В делопроизводстве современной библиотеке ведется  активная переписка, что подразумевает использование различных писем, сообщений, в том числе по электронной почте. Образцы их представлены в Приложениях  32, 33. Общий вывод, который можно сделать в результате анализа, в целом сотрудники СОУНБ стараются соблюдать ГОСТ на организационно-распорядительную документацию, но по незнанию или спешке допускают ошибки в реквизитах. Можно высказать замечания и по стилю писем и сообщений, особенно электронных сообщений.

       Специфическая документация библиотеки, главным образом, представлена первичными учетными формами (см. выше), документацией по отельным видам библиотечных работ (например, по учету библиотечного фонда), актами, паспортами на каталоги.

       Документация  по учету библиотечных фондов включает:

       -книги  и ведомости учета библиотечного  фонда

       -учетный  каталог

       -описи  инвентарных номеров

       -сопроводительные документы (накладные, описи, счета, списки на поступившую литературу)

       -акты  на книги, журналы, брошюры и другие материалы, полученные без сопроводительного документа

       -заявления,  докладные записки о получении  в дар

       -акты  о покупке книг и других  материалов у частных лиц

       -книги  /тетради/ учета изданий, принятые  от читателй взамен утерянных

       -акты  списания изданий и другие  материалы

       -акты  проверки библиотечных фондов, карточки учетного каталога на полностью выбывшую литературу.

       Специфическая документация представлена в основном справочно-информационными и справочно-аналитическими документами. Ведущее место среди них отводится также различным актам. Акт – это документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий. Существуют различные разновидности актов:

       -сдачи-приемки  (работ, материальных ценностей,  документов)

       -обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий  труда, результатов деятельности)

       -испытания  (образцов, систем, технологий)

       -приема-сдачи  или приема-передачи (дел)

       -ревизии,  инвентаризации, расследования аварий, происшествий, несчастных  случаев

       -ликвидации  организации

       -списания (материальных ценностей, например, книг и других материалов из фонда или имущества библиотеки).

       Основное  условие применения актов в библиотеке заключается в том, что следует  строго придерживаться формы акта, установленной «библиотечной техникой»  для данной библиотеки. В случае отсутствия в перечне или табеле документов необходимой формы рекомендуется применять типовую форму, установленную для государственных учреждений и включенную в последнюю редакцию ГСДОУ (64).

       Существует  ряд требований к составлению  актов:

       -акты  проверок, ревизий, обследований должны выводы, рекомендации и предложения

       -акты  составляются коллегиально, комиссией/инициативной  группой (не менее 2-х человек)

       -главное  – добиться установление фактического  составления дел и правильного  отражения их  в акте

       Обязательными реквизитами акта являются:

       -название  вида документа (акт)

       -дата  и номер документа

       -место  составления

       -заголовок  к тексту

       -отметка  от наличии приложений

       -подписи

       -гриф  утверждения.

       Спецификой  библиотечных актов является наличие  объемных по количеству листов приложений (акты списания), которые тоже подписываются. Акт считается принятым и вступает в силу после его подписания всеми членами комиссии или инициативной группы. В Приложении 34 представлен акт выполненных работ.

       Библиотечные  акты подлежат обязательному утверждению руководителем библиотеки или вышестоящем органом, по распоряжению которого проводились действия. Большинство библиотечных актов подлежат постоянному хранению.

       Паспорт каталога также является специфическим библиотечным документом. В настоящее время необходимо составлять также паспорта баз данных. Паспорт базы данных «Электронный каталог книг» СОУНБ организован в форме таблицы (наименование элементов данных, метка, содержание) (см. Приложение 35). Указано более 20  наименований элементов:

       -наименование базы данных (полное и аббревиатура)

       -версия  базы данных (дата создания)

       -автоматизированная  система

       -владелец  базы данных

       -адрес

       -электронная  почта

       -телефон

       ответственное лицо (администратор БД)

       -руководитель  организации

       -статус  владельца

       -тип  БД

       -тематика БД

       -модель  данных

       -область  применения

       -тип  объекта и др. 

2.4. Документирование  и организация  работы с документами  в СОУНБ 

       Документирование  -  это процесс создания документов. В СОУНБ в нем участвуют практически все сотрудники. На них возложено создание многочисленных документов по управленческой и библиотечной  деятельности. Большинство сотрудников достаточно хорошо ориентируется в вопросах подготовки и создания библиотечных документов. Более проблематичны процессы подготовки организационно-управленческой, планово/отчетной документации, проектной документации, документации по коммерческой деятельности. Многие из этих видов документов стали создаваться не так давно, технология их создания не до конца отработана. Система требований к различным видам документов может меняться, поэтому необходимо постоянно отслеживать соответствующие нормативно-методические документы.

       Организация работы с документами включает организацию  документооборота и организацию  текущего и архивного хранения.

      Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения и отправки.

      Документооборот формируется из трех самостоятельных  документопотоков:

      - внутренние документы

      - входящие документы

      -исходящие  документы.

К внутренним документам принято относить все документы, которые разрабатываются  должностными лицами организации, исходя из ее задач и потребностей. Общая организация работы с внутренними документами состоит из следующих этапов:

- получение  (отдача) указания на разработку документа, ее уточнение

- разработка  проекта документа

- согласование  содержания проекта документа  с заинтересованными должностными лицами

- корректировка  документа по результатам согласования  и его оформления

- проверка  правильности оформления документа, его подписание и утверждение

- тиражирование  и регистрация документа

- доведение  документа до сведения лиц,  которым он предназначался (до  исполнителей)

- исполнение  и контроль исполнения документа

- прием  исполненного документа, снятие  с контроля

- помещение исполненного документа в дело, последующая работа с ним

      Входящие  документы – это те документы, которые поступают в организацию извне по различным каналам связи (преимущественно по почте).

      Общая организация работы с входящими  документами выглядит следующими образом:

- сопровождение  и доставка с почтового узла (получение по другим каналам связи)

- первичная  обработка (распаковка, счет, сортировка)

- регистрация

-подготовка  на доклад

- рассмотрение, оформление резолюций

- регистрация  резолюций, постановка на контроль исполнения

- отправка  на исполнение (доведение до сведения  соответствующих должностных лиц)

-исполнение  и контроль исполнения документов

- прием  исполненного документа, снятие  с контроля

- помещение  исполненного документа в дело, последующая работа с ним, текущее и архивное хранение, уничтожение и списание.

Исходящие документы – документы, разработанные внутри организации и отправленные за ее пределы для руководства нижестоящим органом управления или во исполнение письменных указаний высшей инстанции.

Общая организация работы с исходящими документами:

- получение  (отдача) указания на разработку  документа, ее уточнение

- разработка  проекта документа

- согласование  содержания проекта документа  с заинтересованным должностным лицам

- корректировка документа по результатам согласования и оформление

- проверка  правильности оформления документа,  его подписание и утверждение

- тиражирование  и регистрация документа

-упаковка  и отправки (рассылки) документа

- помещение  2-го экземпляра документа в  дело, последующая работа с ним, текущее и архивное хранение, уничтожение и списание.

      Текущее (оперативное) хранение документов организуется и осуществляется в специально оборудованных помещениях службы ДОУ. Одно из самых главных требований – разработка номенклатуры дел. Под номенклатурой понимают оформленную соответствующим образом сводную ведомость (перечень) заглавий дел, ведущихся в организации на протяжении года. Номенклатура дел подписывается руководителем службы ДОУ и утверждается заместителем руководителя организации по управлению. Организация архивного хранения требует соблюдения ряда условий:

- определение  категорий и видов документов, которые целесообразно сохранить в силу их практической, исторической или научной ценности;

- определение  сроков, в течении которых те или иные документы подлежат хранению;

- определение  порядка доступа к помещенным  в архив документам;

- определения  порядка работы с архивными  документами;

- обеспечение  порядка сохранности архивных  документов.

       Для  того, что правильно и эффективно организовать документационное обеспечение деятельности библиотеки необходимо создать службу делопроизводства. Основным предназначением службы делопроизводства является организационно-документационное и информационно-документационное обеспечение управленческой деятельности, а также выполнение других, связанных с реализацией своего предназначения задач по приему, учету, исполнению, отправке, выдаче и хранению документов, ведению по ним контрольно-поисковой и информационно-справочной работы. 

      Службы ДОУ выполняют следующие виды работ:

- разработка  и проектирование бланков документов;