Развитие и совершенствование информационного и документационного обеспечения деятельности региональных публичных библиотек

      -ГОСТ 6.01-87. Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации;

      -ГОСТ 6.10.3-83. Унифицированные системы документации. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате;

      -ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения.

      -ГОСТ 6.10-5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца;

      -ГОСТ Р. 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;

      -ГОСТ Р. 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (12);

      Наиболее  полным межотраслевым документом по организации документационного обеспечения управления является изданная в 1990 г. Государственная система документационного обеспечения управления – ГСДОУ. Положения ГСДОУ получили развитие в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах власти, утвержденной приказом Росархива от 27 ноября 2000 г., регистрационный № 68 и зарегистрированной в Минюсте РФ 26 декабря 2000 г., регистрационный номер № 2508.

       Существуют  также нормативные документы  по труду и охране труда. Например, Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работу по документационному обеспечению управления (ЦБНТ Минтруда РФ, 1995), Нормативы времени на работы по совершенствованию документационного обеспечения управления министерств, ведомств, предприятий и организаций (ВНИИДАД, 1992), Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления (ЦБНТ Минтруда РФ, 1993), Типовые нормы времени на работы по копированию и оперативному размножению документов (ЦБНТ Госкомтруд, 1990).

       Важными средствами информационного обеспечения  являются классификаторы технико-экономической и социальной информации. Среди них, Общероссийский классификатор управленческой информации (ОКУД), Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКОГУ) и др. ОКУД предназначен для регистрации форм документов, упорядочивания информационных потоков, сокращения количества применяемых форм, контроля за составом форм документов и исключения дублирования информации и т.п. В ОКУД зафиксированы все созданные унифицированные системы документации (УСД).

       Разработчиками  УСД выступают Всероссийский  научно-исследовательский институт классификации, терминологии и информации по стандартизации и качеству (ВНИИКИ) Госстандарта России, Всероссийский НИИ документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Росархива, Департамент информатизации Центрального Банка России, Вычислительный центр Госкомстата России, Всероссийский центр производительности Минтруда России, Пенсионный фонд России и др. (66).

       Публичная библиотека как государственное  и бюджетное учреждение должна соблюдать  требования по организационно-распорядительной УСД, финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской УСД бюджетных учреждений и организаций, отчетно-статистической УСД.

       Кроме УСД существуют специфические (специализированные, отраслевые, ведомственные) системы документации, которые включают в себя перечень документов, принятых в определенной отрасли или сфере деятельности. За разработку и внедрение специализированных форм документов отвечают разные ведомства, министерства и другие официальные структуры. Согласно постановлению Правительства РФ от 8 июля 1997 г. № 835 «О первичных учетных документах» федеральные органы исполнительной власти по согласованию с Госкомстатом России на базе унифицированных форм первичной учетной документации имеют право разрабатывать и внедрять специализированные формы первичных учетных документов в организациях, находящихся в сфере их деятельности. Публичная библиотека (статуса областной научной)  в вопросах разработки и применения специфической документации должна полагаться на рекомендации и разработки Российской государственной библиотеки, Российской национальной библиотеки. Сотрудники региональных публичных библиотек должны периодически проходить стажировки в указанных библиотеках и повышать свой уровень знаний по проблемам документационного и информационного обеспечения управления библиотекой.

       Сложности с правовым, документационным и информационным обеспечением управления публичной  библиотеки требует от ее сотрудников  постоянного  ознакомления с изменениями в этой сфере. 

       Выводы 

       Изучение  документационного и информационного обеспечения деятельности публичных библиотек в России – одна из актуальных  и насущных проблем. Совершенствование  законодательной и нормативно-методической базы делопроизводства в библиотеках должно содействовать улучшению качества работы специализированных служб (служб ДОУ), повышению квалификации сотрудников, сокращению документооборота, предотвращение практики волокиты и бюрократизации процессов документирования и т.п. В настоящее время особое значение необходимо уделять проблеме информационного обеспечения деятельности публичных библиотек.

 

Глава II. Развитие и совершенствование информационного и документационного обеспечения деятельности региональных публичных библиотек (на примере Самарской областной универсальной научной библиотеки) 

2.1 Краткая характеристика Самарской областной универсальной научной     библиотеки  

      В 1860 г. была открыта Самарская общественная (публичная) библиотека, будущая Самарская областная универсальная научная библиотека (СОУНБ). С 1882 г. по 1918 г. она носила имя Самарской Александровской публичной библиотеки. Практически весь советский период библиотеки называлась Куйбышевской областной библиотекой (15). С 1991 г. ей было присвоено имя Самарской областной универсальной научной библиотеки. В настоящее время Самарская областная библиотека является общедоступной научной библиотекой универсального профиля, центральным хранилищем краеведческой, отечественной и иностранной литературы Самарской области; универсальным областным центром МБА. Она выполняет функции межобластного депозитария универсального профиля для зоны Поволжья (1975 г.), научно-методического центра для массовых библиотек Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, регионального центра отраслевой информации по проблемам культуры и искусства, образованию и филологии (46).

      В настоящее время фонд библиотеки составляет более 4 млн. ед. хр., в штате  работает 143 библиотечных работника (83,6 % из них имеют высшее образование). Ежегодно библиотека обслуживает более 55 тыс. читателей, осуществляет около 2 млн. книговыдач, проводит более 500 различных массовых мероприятий. Крупными партнерами СОУНБ являются Институт «Открытое общество» (Фонд Сороса), американская некоммерческая организация «Project Harmony» и др. Наиболее значимые грантовые проекты СОУНБ: программа «Английский язык для библиотекарей», «Программа развития Интернет в Самарской области», «Библиотечные ресурсы Самары – в Интернет» и др.

      Структура СОУНБ включает в себя:

      - административный отдел

      директор

      заместитель по библиотечной работе

      заместитель по хозяйственной  работе

      заместитель директора по фондам

      главный инженер

      главный бухгалтер

      начальник отдела кадров

      -информационно-библиографический отдел

      сектор  краеведческой библиографии

      сектор  информации по культуре, искусству, образованию  и филологии

      центр правовой и научно-технической информации

      -отдел читальных залов

      зал выдачи литературы

      зал периодических изданий

      сектор  массовой работы с читателями

      выставочный зал

      центр доступа к Интернет

      -отдел основного книгохранения

      зал электронных каталогов

      зал каталогов

      -отдел депозитарного хранения

      сектор  обменного фонда

      -отдел  развития и инноваций

      -межбиблиотечный абонемент

      -отдел редких книг

      -отдел искусств

      -отдел комплектования книжного фонда

      -отдел обработки литературы и каталогизации

      -редакционно-издательский отдел

      -центр формирования информационной культуры

      -центр информатизации библиотечной отрасли

      -отдел литературы на иностранных языках

      абонемент

      читальный зал

      читальный зал американской литературы (American Center in Samara) (46).

      Деятельность  СОУНБ организована по следующим основным направлениям:

      -комплектование, развитие и сохранение фондов;

      -развитие  внешней и внутренней кооперации;

      -финансово-хозяйственная  деятельность;

      -управление  персоналом;

      -социальная  и просветительная деятельность;

      -маркетинг  и PR;

      -проектная деятельность;

      -методическое  сопровождение деятельности;

      -исследовательская  и поисковая деятельность;

      -информационно-библиографическая  работа;

      -информатизация.

      За  последний период в управлении библиотекой  произошли существенные изменения, в библиотеке дважды происходила смена директора, была смена заместителей. В 2005 г. в период директорства Кузьмишиной Т. М. был проведен ремонт библиотеки, установлена система электронных пропусков для сотрудников. В настоящее время СОУНБ возглавляет Колоколова Татьяна Анатольевна, заместителем по библиотечной работе является Никулина Наталья Николаевна, заместителем по хозяйственной работе – Темников Михаил Леонтьевич, заместителем директора по фондам – Матенкова Галина Николаевна. Проблемы организационно-управленческого характера, низкое материальное стимулирование рядовых сотрудников привели к уходу из библиотеки ряда сотрудников, негативно сказались на деятельности многих отделов. В том числе, в библиотеке сменилось несколько секретарей.

      Организационно-управленческие проблемы библиотеки сказываются на всех подсистемах обеспечения ее деятельности, включая информационное и документационное обеспечение. 

2.2    Информационная подсистема  СОУНБ 

      В 1993/94 гг. в СОУНБ был создан сектор автоматизации, на который было возложено решение проблем автоматизации и компьютеризации библиотеки. Консультационную помощь сотрудникам СОУНБ оказывали преподаватели Самарской государственной академии культуры и искусств: Л.Л. Мотова, В.Н. Стрельников, Л.Н. Голенок. Была приобретена необходимая техника (компьютеры, периферия, технические  средства), базы данных (в числе первых, БД «Право», «Консультант плюс», «Российский генеральный регистр», БД Российской книжной палаты и др.) (21). В отделе комплектования были освоены АРМы «Подписка», «Комплектование». Началось создание электронного каталога. Информационно-библиографический отдел в автоматизированном режиме осуществлял текущую аналитическую роспись периодических изданий на предмет отбора краеведческой информации, одновременно накапливая БД для издания текущего БУ «ЛОРК» («Литература о родном крае», для его подготовки была приобретена специализированная автоматизированная система «Указатель» НПП «Информасистема») и краеведческого электронного каталога (СКата). В отделах, создающих электронные каталоги, параллельно с вводом информации создавались словари ключевых слов, продолжалась разработка технологической документации, рабочих инструкций («Инструкция по ключевым словам в АИБС «МАРК», «Инструкция по работе с БД Российской книжной палаты»»). Началось внедрение АИБС «МАРК» (в настоящее время используются версии 4.5 и 4.6). Сотрудники Отдела редких книг стали применять новые технологии в описании коллекций редких изданий. Научно-методический отдел с 1994 г. освоил ПС «Статистика».