Развитие и совершенствование информационного и документационного обеспечения деятельности региональных публичных библиотек

       3.Основные  статистические показатели работы (в форме таблицы);

       Указаны данные о виде работы, плане в часах, выполнении по месяцам. Указаны данные о распределении часов на обслуживание читателей между сотрудниками (в %);

       V. (здесь ошибка в нумерации) Справочно-библиографическая и информационная работа. Указаны виды деятельности и конкретное ответственное лицо;

       VI. Фонды: их комплектование, учет, движение, обработка, хранение. В форме таблицы приведены данные о виде работы, норме на единицу измерения, плане объема на год; трудозатратах; сроке исполнения; ответственном.

       VII. Научно-исследовательская работа;

       8.(здесь  переход на арабскую нумерацию)  Оперативное руководство, планирование, отчетность;

       9.Повышение  квалификации;

       XI.Научная организация труда;

       XII. Практика студентов СГАКИ;

       XIII.Тематическое производственное совещание «Организация производственных фондов в ОРК СОУНБ».

       План  подписывается заведующей ОРК. Явные  недостатки: ошибки при нумерации  разделов плана.

       План  отдела развития и  инноваций (см. Приложение 17) оформлен следующим образом:

       -титульный  лист (проставлен гриф утверждения);

       -текстовая часть.

       Текст разбит на разделы:

       1.Расчет  бюджета и затрат рабочего  времени сотрудников отдела (в  форме таблицы);

       2. Основные задачи отдела

       3.основные  показатели работы отдела

       4. Обслуживание пользователей

       5.Содержание  работы по основным направлениям деятельности.

       План  подписывается заведующей отдела.

       К плану прилагается также рабочий  план реализации проекта «Проектирование  инновационной деятельности сельских библиотек в сфере организации культурного досуга на основе информационно-коммуникационных технологий». Рабочий план составлен в форме таблицы, где отмечается срок реализации, мероприятие, содержание, участники.

       План  работы Информационно-библиографического отдела (см. Приложение 18) представлен в форме таблицы, в графах которой указывается:

       -наименование работы

       -нормы

       -объем

       -время

       -исполнитель.

       Также отмечаются потери (производственные, по болезни), общий бюджет времени  на II квартал 2003  г.

       Вывод, который можно сделать в результате анализ планов структурных подразделений  СОУНБ: единых требований к составлению планов нет; каждое структурное подразделение создает свой вариант плана.

       В библиотеках существуют три вида учета – оперативный, статистический и бухгалтерский. Результаты учета  фиксируются в документах. Оперативный  учет заключается в постоянной, непрерывной регистрации всех фактов библиотечной деятельности и осуществляется в натуральных единицах (количество читателей, посещений, выданных книг и т.п.). Формы первичных учетных документов регламентированы ГОСТ 7.35 – 81 «Библиотечная документация. Первичные учетные документы. Требования к оформлению бланков». Все структурные подразделения библиотеки в соответствии с направлениями своей работы ведут первичный учет согласно перечню показателей работы, подлежащих обязательному учету. Данные первичного учета периодически суммируются в заданных интервалах (месяц, квартал, год). Статистический учет заключается в получении, группировке и обобщении данных о состоянии деятельности библиотеки (осуществляется на основе государственной отчетности или статистических исследованиях) (59). На основе данных учета строится отчетность библиотек, под которой понимается система показателей, характеризующих деятельность библиотеки за определенный период времени. Формы статистической  отчетности утверждаются Госкомстатом России по согласованию с Министерством культуры. Основным видом отчетности библиотеки является годовой  отчет. Библиотеки составляют отчеты двух видов: статистический и информационный (текстовой).

       Годовой статистический  отчет (форма № 6-нк) составляется на основе данных учета в 2-х экземплярах – одни остается в библиотеке, другой предоставляется учредителю.

       Информационный  отчет представляет собой всесторонний анализ деятельности библиотеки. Он содержит объективные данные, примеры, анализ. Схема информационного отчета рекомендуется методическими центрами и соответствует структуре годового плана.

       В СОУНБ в настоящее время ведется  только статистический  отчет, информационный отчет не составляется из-за организационно-управленческий проблем. В то же время СОУНБ собирает и хранит информационные отчеты других публичных библиотек (Отчет ЦБС г. Тольятти, Отчет о работе БИС г. Новокуйбышевска).

       При составление статистического отчета (Сведения об общедоступно (публичной) библиотеки за______год) используется форма № 6-нк (утверждена постановлением Росстата 11.07.2005 за № 43) (см. Приложение 19).

       Статистический  отчет содержит сведения:

       -название  органов управления и других  структур, куда предоставляется  отчет и сроков

       -наименование  отчитывающейся организации;

       -ее  почтовый адрес, коды организации;

       -наименование  централизованной системы, куда  входит библиотека;

       -наименование  и тип библиотеки;

       I. Материально-техническая  база (в форме таблицы)

       II.Электронные ресурсы

       III.Число пользователей и посещений библиотеки

       IV.Формирование и использование библиотечного фонда

       V.Информационное обслуживание и МБА

       VI.Персонал библиотеки

       VII. Поступление и использование финансовых средств

       Подписывается статистический отчет руководителем организации, главным бухгалтером, должностным лицом, ответственным  за составление формы.

       В настоящее время в СОУНБ получили распространение формы оперативного учета, которые ведутся с помощью  средств персонального компьютера. Текущая форма учета читателей ЦПИ (см. Приложение 20) ведется в Excel, графы таблицы отражают следующую информацию:

       -ФИО  пользователя;

       -кафедра;

       -№  читательского билета;

       -пользование  персональным компьютером;

       -обращение  к «Консультант плюс»;

       -обращение  к «Гарант»;

       -пользование  Интернетом;

       -работа  в Word.

       Были  просмотрены и проанализированы годовой отчет ОРК, отчет о работе ЦПИ (квартал).

       На  структуру отчета сильное влияние  оказывает структура и логика изложения плана. Практически отчет  пишется по результатам плана.

       Наиболее  подробен годовой отчет о работе ОРК (см. Приложение 21). Он содержит сведения:

       -основные  задачи;

       -бюджет  рабочего времени;

       -основные  статистические показатели (в форме  таблицы);

       -справочно-библиографическая  работа;

       -ведение  каталогов, картотек;

       -фонды;

       -научно-исследовательская   работа.

       В отчете ОРК также отмечаются те виды работ, которые не удалось выполнить. Годовой отчет подписывается заведующей ОРК и утверждается директором (и.о. директора).

       В ЦПИ ведутся годовые, полугодовые отчеты, отчеты о количестве читателей и справочно-консультационной работе (см. Приложения 22, 23, 24). Их отличительно особенностью является то, что они содержат немного текстовой информации, подача материала осуществляется в табличной форме, используются гистограммы. Годовой отчет ЦПИ по своей структуре напоминает план ИБО (информационно-библиографический отдел), т.к. ЦПИ – часть ИБО и правила составления документации похожи.

       Особое  место в составе документов занимают документы по новым направлениям деятельности:

       -коммерческой;

       -проектной;

       -рекламной.

       В качестве примера документа по коммерческой деятельности СОУНБ можно привести договор по оказанию платных библиотечных услуг (см. Приложение 25). Данный договор должен составляться с привлечением мнений юриста. В нем должны быть указаны:

       -название  документа;

       -дата  и место составления;

       -полное  наименование организаций «исполнителя» и «заказчика»;

       -предмет  договора;

       -расчет  по договору;

       -прочее;

       -юридические  адреса организаций «исполнителя» и «заказчика»;

       -подписи  2-х сторон;

       Необходимо  соблюдать особый стиль договора, с точными юридическими терминами. Указываются также ИНН, коды и расчетные счета организаций.

       СОУНБ активно занимается проектной деятельностью, участвует в различных программах (см. Приложение 26). Проектная деятельность связана с составлением ряда документов (заявки на грант, проекты и т.п.). В Приложении 27 представлен проект. Он включает разделы:

       -название  проекта

       -краткое  описание проекта

       -цели

       -задачи

       -актуальность

       -механизмы  оценки эффективности проекта

       -перспективы  продолжения проекта по окончанию  финансирования

       -группа  пользователей

       -результаты

       -детальный  календарный план проекта

       -бюджет  проекта

       В целом структура проекта соответствует  требованиям.

       В 2000 г. СОУНБ была участников программы информационной поддержки российских библиотек. По окончанию программы она предоставила отчет участника (см. Приложение 28).

       В качестве новых документов можно  рассмотреть информационно-рекламные материалы (см. Приложении 29, 30). Они призваны информировать пользователей о деятельности СОУНБ, отдельных структурных подразделениях, услугах/продуктах библиотеки, режиме работы, адресе библиотеки, содержат контактную информацию. Подготовлены в виде листовок.

       Программа мероприятий – также часто  встречающийся документ информационно-рекламного характера. В обязательном порядке  содержит сведения об организации, название мероприятия, программу мероприятия, место, дату, время проведения мероприятия, контактную информацию (см. Приложение 31).