3.4.2. Документационное
обеспечение
Документационное
обеспечение — организация работы
с документами, обращающимися в
системе управления персоналом. Его
основой является делопроизводство
— полный цикл обработки и движения
документов с момента их создания
работниками кадровой службы (или
получения ими) до завершения исполнения
и передачи в другие подразделения.
Основными функциями по документационному
обеспечению системы управления персоналом
являются: своевременная обработка поступающей
и передаваемой документации; доведение
документации до соответствующих работников
системы управления персоналом для исполнения;
печатание документов по кадровым вопросам;
регистрация, учет и хранение документов
по персоналу; формирование дел в соответствии
с номенклатурой, утвержденной для данной
организации; копирование и размножение
документов по кадровым вопросам; контроль
за исполнением документов; передача документации
по вертикальным и горизонтальным связям
и др. В зависимости от размеров организации
делопроизводство может либо осуществляться
непосредственно в одном подразделении
(канцелярии, общем отделе, секретариате),
либо быть рассредоточено по различным
звеньям. В первом случае делопроизводство
по форме организации работ является централизованным,
во втором — децентрализованным. На практике
преобладает смешанная форма, когда часть
наиболее важных, общих для всей организации
работ выполняется в одном месте, а остальная
часть работ — во всех подразделениях
и службах, в том числе в кадровой службе.
В этом случае ответственность за делопроизводство
в системе управления персоналом возлагается
либо на секретаря, референта руководителя
кадровой службы, либо назначается ответственное
лицо из числа ее работников. Требования
к оформлению документов базируются на
государственных стандартах унифицированных
систем документации. Основными действующими
государственными стандартами в области
документов и делопроизводства являются:
• ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство
и архивное дело. Термины и определения»;
• ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные
системы документации. Унифицированная
система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов» и др.
В настоящее
время документы составляются как
в традиционном исполнении, так и
в виде машинно-ориентированных
и машиночитаемых документов, предназначенных
для обработки части содержащейся
в них информации средствами ВТ,
ПК.
Такие документы,
оформленные по соответствующему ГОСТу,
также имеют юридическую силу.
В подсистеме управления
персоналом, как и в системе
управления всей организацией, внедрены
и ведутся следующие унифицированные
системы документации
• плановой (плановые
задания по кадровым вопросам, заявки
на молодых специалистов, наряды, плановые
расчеты по численности, оплате труда
и т.п.);
• первичной
учетной (по учету труда и заработной
платы);
• отчетно-статистической
(по численности, балансу рабочего времени,
заработной плате, производительности
труда, высвобождению работников и
т.п.);
• по социальному
обеспечению (по пенсиям, пособиям, льготам,
социальному страхованию и т.п.);
• организационно-распорядительной
(акты, письма, докладные записки, заявления,
инструкции, анкеты, объяснительные записки,
положения, постановления, правила, представления,
приказы, протоколы, распоряжения, решения,
устав и т.п.).
Каждое подразделение
службы управления персоналом разрабатывает,
оформляет, исполняет ту документацию,
которая соответствует его функциональному
назначению. Так, отдел кадров в обязательном
порядке ведет следующие кадровые документы:
личные дела работников организации, включающие
личный листок, анкету, автобиографию,
копии документов об образовании, рекомендации
и т.п.; личные карточки; трудовые книжки,
пенсионные дела, трудовые договоры (контракты)
и т.д. Порядок работы с этими документами
регламентирован, как правило, отраслевыми
и ведомственными нормативно-методическими
материалами. В подразделениях управления
персоналом составляется и исполняется
ряд документов в соответствии с вышеприведенной
классификацией: проекты приказов по кадровым
вопросам (о приеме на работу и увольнении,
переводе, перемещении, о награждении
и т.д.), план (отчет) по подготовке и повышению
квалификации персонала, справки о состоянии
трудовой дисциплины, данные по текучести
кадров, график отпусков, предложения
по формированию резерва кадров на выдвижение,
план по численности работников с распределением
по подразделениям и категориям, штатное
расписание, табели учета рабочего времени
работников, заявки на требуемое количество
специалистов и рабочих, трудовые договоры
(контракты), графики прохождения аттестации
сотрудников, направления для трудоустройства
специалистов и рабочих и т.д. Большая
часть документации носит внутренний
для организации характер. Порядок работы
с ней регулируется внутренними правилами
и положениями. Особое внимание уделяется
контролю за исполнением кадровых документов,
который осуществляет либо руководитель
системы управления персоналом, его секретарь,
либо руководители подразделений кадровой
службы. Особенностью нынешнего этапа
является то, что если в кадровых службах
государственных учреждений и предприятий
сохраняются традиции обязательного строгого
и четкого ведения кадровой документации,
то в коммерческих организациях часто
недооценивается роль документации по
личному составу, игнорируется необходимость
создания отдельных видов документов
и соблюдения правил их хранения. Руководители
негосударственных и общественных организаций
нередко склонны считать документацию,
возникающую в деятельности этих организаций,
частной собственностью фирмы или объединения.
В связи с этим ими не учитываются установленные
государством правила ведения делопроизводства
и сдачи документов на государственное
хранение. Однако в Основах законодательства
РФ об Архивном фонде РФ и архивах, а также
в Положении об Архивном фонде РФ, утвержденном
Указом Президента РФ 17.03.94 № 552 в составе
Архивного фонда РФ выделяются две части:
государственная и негосударственная.
Последнюю составляют архивные фонды
и архивные документы, находящиеся в собственности
негосударственных объединений (корпораций,
ассоциаций, акционерных обществ), общественных
организаций и объединений, в том числе
профессиональных союзов и т.п. Собственники
документов этих организаций должны представлять
сведения о своих фондах и документах
органам и учреждениям Государственной
архивной службы по их запросам с целью
государственного учета этих документов.
Следует учитывать, что сведения о численности,
составе работающих, их заработной плате,
условиях труда, а также о наличии свободных
рабочих мест не могут составлять коммерческую
тайну. Вместе с другими документами организации
(годовыми отчетами о финансово-хозяйственной
деятельности и др.) документация по личному
составу подлежит передаче для длительного
хранения в государственные архивы.