Развитие и совершенствование информационного и документационного обеспечения деятельности региональных публичных библиотек

- экспедиционная  обработка поступающих и отправляемых  документов;

- регистрация  входящих, исходящих и внутренних  документов;

- информационно-справочная  и работа по документам;

- регистрация  своевременного рассмотрения руководством  организации поступивших документов;

- подготовка  поступивших документов к докладу  руководителя;

контроль  за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководителю;

- регулирования хода исполнения документов, контроль за сроками исполнения документов;

- организация  компьютерного изготовления текстов  документов, их копирования и оперативного размножения;

- разработка  номенклатуры дел, оформление  дел, обеспечение их хранения;

- организация работы архива организации в соответствии с действующими нормативно-методическими рекомендациями Росархива Российской Федерации (13, 40).

       Отметим, что делопроизводственная служба может  быть организована в централизованной, децентрализованной или смешанной форме. Централизованная форма подразумевает выполнение всех операций по работе с документами одним специализированным подразделением. Оно может называться канцелярия, общий отдел, секретариат и т.п. Децентрализованная форма предполагает создание собственной делопроизводственной службы в каждом структурном подразделении. Применятся в территориально разобщенных организациях или в тех учреждениях, где приоритетное значение отводят защите информации и охране государственной тайне. Смешанная форма характерна для большинства организаций, в том числе и для библиотек. Часть операций (прием и обработка поступающей корреспонденции, тиражирование, архивное хранение) ведется в централизовано, часть – в структурных подразделениях (отделах, департаментах и т.п.), где сотрудники сами выполняют работы по составлению, систематизации, контролю за исполнением документов и т.п. Служба делопроизводства СОУНБ представлена секретарем, выполняющим обязанности офис-менеджера. Это женщина, 41 год, имеющая незаконченное высшее образование и ранее не работавшая секретарем/офис-менеджером.

       Данное  обстоятельство, а также организационно-управленческие проблемы в настоящее время не способствуют качественной организации  документационного обеспечения  деятельности СОУНБ 

       Выводы 

       Деятельность библиотеки сопряжена с подготовкой различных видов документов. Поэтому знание видов документов, систем документации, состава и расположения реквизитов является сегодня одним из главных требований, предъявляемых к современному библиоменеджеру. Необходимо постоянно повышать свои знания и квалификацию не только в рамках основной библиотечно-информационной деятельности, но и по документационному обеспечению управления. Руководство библиотеки должно серьезно подходить к организации службы делопроизводства в библиотеке, знать подходы и принципы ее создания.

       Информационная  подсистема библиотеки также требует  повышенного внимания, так как  уровень ее развития свидетельствует  о соответствии публичной библиотеки современным требованиям, специфике  современной библиотечно-информационной деятельности. 

       ЗАКЛЮЧЕНИЕ 

       Документационное  обеспечение деятельности публичных библиотек -особое направление документационного обеспечения.

       Делопроизводство  и организация  работы  с документами  в публичных библиотеках имеют  давние традиции, активно развивавшиеся в дореволюционный, советский период. В настоящее время документационное обеспечение деятельности публичных библиотек также претерпевает изменения, связанные с внедрением новых стандартов, формулированием новых требований, развитием новых технологий. Последнее обстоятельство имеет непосредственное отношение к развитию информационной подсистемы библиотеки.

       Анализ  документационного и информационного обеспечения деятельности Самарской областной научной универсальной библиотеки позволил сделать соответствующие выводы и предложить ряд общих рекомендаций и предложений.

       В настоящее время положение с  документационным обеспечением деятельности нельзя назвать успешным. На него значительное влияние оказывают организационно-управленческие проблемы (смена директоров, уход сотрудников, проблемы с финансированием и т.п.). Это приводит к простою работы, добавлению новых обязанностей оставшимся сотрудникам, готовятся только срочные документы, нет времени следить за соответствием документов стандартам и методическим указаниям.

       Основные  рекомендации по проблеме документационного обеспечения деятельности публичной библиотеки следующие:

       -необходимо  проявить административные усилия  и нормализовать организационно-управленческую  ситуацию в библиотеке;

       -внедрить  Инструкцию по делопроизводству, повышать квалификацию сотрудников в области делопроизводства и организации работы с документами во избежание ошибок при подготовке, оформлении, редактировании документов.

       -по мере возможности унифицировать работу по подготовке организационно-распорядительных, планово-отчетных, проектных и других документов в различных структурных подразделениях библиотеки.

       -развивать материально-техническую базу библиотеки, активно внедрять новые автоматизированные технологии и средства связи. Обеспечить всем сотрудникам выход в Интернет.

       В настоящее время информационное обеспечение деятельности нуждается  в повышенном пристальном внимании руководства библиотеки. Необходимо своевременно проводить замену организационной  техники, приобретать новое программное обеспечение, продолжать работу по автоматизации библиотечных процессов. Особые усилия необходимо сосредоточить на создании собственных баз данных.

       Необходимо  отметить, что без планомерных, продуманных  усилий администрации, подкрепленных финансовыми ассигнованиями, привлечением опытных, инициативных сотрудников проблему документационного и информационного обеспечения деятельности не решить.

       СПИСОК  ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 

1. Агеева, Т.И. Непростые проблемы внедрения  компьютерной технологии (МВТУ им. Н.Э.Баумана) [Текст] / Т.И. Агеева // Науч. и техн. б-ки.-1995.-№ 5.-С.20-25
2. Агеенко, Т.Д. Информационное обеспечение системы планирования  деятельности библиотеки вуза [Текст] / Т.Д. Агеенко  // Науч. и техн. б-ки СССР.-1981.-№ 3.- С.17-27
3. Библиотека и закон: юрид. журн.-справ. [Текст] / ред-сост. А.В. Кукушкин, Л.В. Фирсова.-Л., 1996.-Вып.1.- 384 с.
4. Бохрард, П. Концепция маркетинга для публичных библиотек [Текст] / П. Борхард, Ш. Флодель, М. Мильц и др. –пер. с нем.- М.,1993.-144 с.
5. Варадинов, Н. Делопроизводство. Руководство к составлению всех родов деловых бумаг и актов по данным формам и образцам [Текст]: в 2-х ч. / Н. Варадинов.- СПб., 1873.- 298 с.
6. Володин, Б.Ф. Всемирная история библиотек [Текст]: моногр. / В.Ф. Володин.- СПб., 2002. - 325 с.
7. Галенко, В.П. Менеджмент [Текст] / В.П. Галенко, А.И. Рахманов, О.А. Страхова.- 2-е изд.- СПб., 2003.-223 с.
8. Главная библиотека Самарской области: библиогр.указ: К 140-летию Самар. обл. универс. науч. б-ки [Текст] / Самар. обл. универс. науч. б-ка; сост. Л. В.Коршунова, Н.П.Фомичева.-Самара,2000.-96с. 
9. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» [Текст] // Стандарты по библиотечно-информационной деятельности.- СПб., 2003.- С.531-541
10. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации» [Текст] / ВНИИДАД.- Введ.01.07.2003.-изд.офиц.-М.,2003.-17 с.
11. Грабауров, В.А. Информационные технологии для менеджеров [Текст] / В.А. Грабауров.- 2-е изд., перераб. и доп.- М., 2005.-512 с.
12. Делопроизводство. Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов [Текст] / под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева.- М., 2006.- 456 с.
13. Демин, Ю.М. Секретарское дело [Текст]: универс. справ. / Ю.М. Демин.- 319 с.
14. Дригайло, В.Г. Основы управления библиотекой высшего учебного заведения [Текст] / В.Г. Дригайло, Е.В. Башун, В.Н. Волынец.- 2.-изд., перераб. и доп.- М., 2004.- 327 с. 
15. Завальный, А.Н. Раскрытая книга: страницы истории Самарской областной универсальной научной библиотеки [Текст] / А.Н. Завальный.- Самара, 1994.- 140 с.
16. Збаровская, Н.В. Выставочная деятельность публичных библиотек [Текст] / Н.В.Збаровская.-СПб.,2000.-112с.
17. Информационная безопасность государственных организаций и коммерческих фирм [Текст].- М., 2002.- 159 с.
18. Каталог Александровской публичной библиотеки в Самаре [Текст] /сост.П.Алабин, Ю.Богомолова.-Самара,1890.-218с.
19. Качанова, Е.Ю. Инновации в библиотеках [Текст] / Е.Ю. Качанова.- СПб., 2003.-318 с.
20. Кирсанова, М.В. Делопроизводство в органах государственной власти и местного самоуправления [Текст] / М.В. Кирсанова, С.П. Кобук, Ю.М. Аксенов.- М., 2004.- 256 с.
21. Компьютеризация библиотечных процессов: проблемы, поиски, решения [Текст] /Самар.обл.универс.науч.б-ка.-Самара:СГИИК,1995.-75с.
22. Междисциплинарный словарь по менеджменту [Текст] / Акад. народ. хоз-ва  при Правительстве РФ.-М.,2005.-254 с.
23. Митрофанова, С.В. Учет документов как составная часть Национальной программы сохранения библиотечных фондов Российской Федерации [Текст] / С.В. Митрофанова // Библиотека и закон: юрид. журн.-справ.-М..2001.-Вып.11.-С.316-322
24. Михеева, Н.А. Менеджмент в социально-культурной сфере [Текст]/ Н.А. Михеева, Л.Н. Галенская .- СПб., 2000.- 170 с.
25. Модельный стандарт деятельности публичной библиотеки [Текст] /Рос.библ.ассоц.-Новоуральск,2002.-23с.
26. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления [Текст]/ ЦБНТ Минтруда РФ.- М., 1993.- 65 с.
27. Отчет Александровской публичной библиотеки и «Зала императора Александра II» в городе Самаре за 1889 год [Текст] /cост.П.Алабин, Ю.Богомолова.-Самара,1890.-28с.
28. Отчет Александровской публичной библиотеки и «Зала императора Александра  II» за 1884 год [Текст] /cост. П. Алабин, Ю.Богомолова.-Самара,1885.-19с.
29. Организация предметного каталога в областной библиотеке: метод. рекомендации [Текст].-СПб.,1993.-65с.
30. Организация работы с документами [Текст] / В.А. Кудряев, И.К. Корнеев, Г.Н. Ксандопуло и др.- М., 1999.- 575 с.
31. Основные кадровые документы.- М., 2005.- 64 с.
32. Положение о работе с секретными материалами, документами, делами [Текст] // Делопроизводство в учреждениях, организациях и на предприятиях.- 2002.- № 1.- С.97-98
33. Постатейный комментарий к Кодексу РФ об административных правонарушениях [Текст].- М., 2003.- 928 с.
34. Примерная инструкция по делопроизводству в учреждениях, организациях и на предприятиях [Текст] // Делопроизводство в учреждениях, организациях и на предприятиях.- 2002 .- № 1. – С. 3-45.
35. Примерное положение о порядке разработки и утверждения должностных инструкции [Текст] // Делопроизводство в учреждениях, организациях и на предприятиях.- 2002 .- № 1. – С. 131-133.
36. Публичные библиотеки в век цифровой информации [Текст].-М.,2004.-409с.
37. Публичные библиотеки в зарубежных странах[Текст].-СПб.,2003.-112с.
38. Публичные библиотеки в условиях местного самоуправления [Текст]/сост.Е.И.Борисова.-СПб.,2000.-112с.
39. Публичная библиотека: нормативно-прав., организ. и метод. база [Текст]/сост.О.В.Осипова.-М.,1999.-84с.
40. Рогожин, М.Ю. Документационное обеспечение управления [Текст]/ М.Ю. Рогожин.- М.. 2002.- 400 с.
41. Рогожин, М.Ю. Документы делового общения [Текст] / М.Ю. Рогожин.- М., 2000.- 125 с.
42. Рогожин, М.Ю. Подготовка и защита письменных работ [Текст] / М.Ю. Рогожин.- М., 2001.- 204 с.
43. Руководство для публичных детских библиотек, подготовленное Международной федерацией библиотечных ассоциаций и учреждений [Текст].-М.,1995.-74с.
44. Руководство ИФЛА/ЮНЕСКО по развитию службы публичных библиотек [Текст].-СПб.,2001.-112с.
45. Садыкова, В.Ф. Планирование и отчетность в библиотеках [Текст] / В.Ф. Садыкова // Науч.и техн. б-ки СССР.-1990.-№ 7.-С.19-22
46. Самарская областная универсальная научная библиотека: официальный сайт [Электронный ресурс].-Режим доступа: http://www.lib.smr.ru
47. Самарской областной универсальной библиотеке 135лет [Текст] /сост. А.Н.Завальный.-Самара.,1994.-13с.
48. Cанкт-Петербургская областная универсальная научная библиотека: обзор деятельности [Текст] /Науч.метод.отдел.-СПб.,1992.-47с.
49. Служба деловой информации в библиотеке: отечественная и зарубежная практика [Текст] /сост. Г.Л.Цесарская.-М.,1996.-111с.
50. Современные пользователи автоматизированных информационно-библиографических систем: проблемы обслуживания, изучения и обучения [Текст] /сост. Е.Д.Жабко, Т.В.Соколова.-СПб.,1997.-108с.
51. Соловьев, В.С. Организационное проектирование систем управления [Текст] / В.С. Соловьев.- М., 2002.- 135 с.
52. Справочник библиотекаря [Текст] / под ред. А.Н. Ванеева, В.А. Минкиной.- СПб.,2000.-432 с.
53. Стандарты по библиотечно-информационной деятельности [Текст]: сб./ сост. Т.В. Захарчук, О.М. Зусьман.-СПб.,2003.-576 с.
54. Стандарты по библиотечному делу и библиографии [Текст]: сб.- изд.офиц.- М.,1985.-279 с.
55. Стенюков, М.В. Образцы документов по делопроизводству (руководство к составлению) [Текст] / М.В. Стенюков.- М., 2003.- 144 с.
56. Стенюков, М.В. Справочник секретаря [Текст]/ М.В. Стенюков.- М., 2002 .- 125 с.
57. Структура органов исполнительной власти Самарской области ⌠Электронный ресурс⌡.- Режим доступа: http://www.limansky.ru
58. Суслова, И.М. Профессионализация методической библиотечной деятельности / И.М. Суслова  [Текст] // Науч. и техн. б-ки.- 1995.-№ 5.-С.3-13
59. Суслова И.М. Управленческий учет в библиотеке (библиотечная статистика: современное состояние, проблемы) / И.М. Суслова, Т.Л. Манилова.- М., 2000.- 128 с.
60. Тимофеев, М.И. Связи с общественностью (Паблик рилейшнз) [Текст]/ М.И. Тимофеев.- М., 2004.- 158 с.
61. Типовые нормы времени на работы по копированию и оперативному размножению документов [Текст]: нормативно-производ. изд-е .- М., 1990.- 31 с.
62. Указ Президента РФ от 9.03.04 № 314 «О системе и структуре федеральных органов исполнительной власти» [Электронный ресурс].- Режим доступа: http: //www.goverment.gov.ru
63. Универсальная научная библиотека центр информационно-библиографического обслуживания региона [Текст] /сост. В.Р.Фирсов, Н.Ф.Вербинина.-СПб.,1998.-155с.
64. Управление библиотекой / под ред. А.С. Аверьянова, А.Н. Ванеева, В.Г. Горева и др.-СПб., 2002.-302 с.
65. Управление организацией [Текст]/ под ред. А.Г. Поршнева, З. П. Руменцевой, Н.А. Саломатина.- 3-е изд., перераб. и доп.  М., 2003.- 716 с.
66. Управленческая документация. Классификатор [Текст].- М., 2003.- 64 с.
67. ФЗ «Об информатизации и защите информации» от 20.02.95. № 24-ФЗ [Текст] // Собрание законодательства РФ.- 1995.- № 8.- С.15-26
68. Фирсов, В.Р. Государственное законодательное регулирование деятельности библиотек [Текст] / В.Р. Фирсов.- СПб.,2000.-256 с.
69. Энциклопедия офиса: практическое руководство для секретаря.- М.. 1995.- 234 с.