Документационное обеспечение управления

Документационное  обеспечение управления 
 

Содержание 
 

 
 

      Введение 

     Необходимой составной частью современного управления является обеспечение высокого уровня делопроизводства. Если на предприятии  не налажена четкая работа с документами, то ухудшается и само управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности информации, оперативности ее приема и передачи, четкой организации поиска, хранения и использования документов.

     В современных условиях значительного  роста объемов информации, увеличения номенклатуры выпускаемой продукции, расширения международных экономических связей, роль организации процесса создания и оформления документов, а также контроля за их исполнением значительно возросла.

     Документационное обеспечение управления - это деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций. Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов называется документированием. Вопросы движения и учета документов связаны с понятием документооборот. Деятельность по организации хранения документов относится к архивному делу.

     Документационное обеспечение управления является основополагающей технологией менеджмента, основной целью которого является обеспечение руководства информацией о состоянии дел на предприятии для принятия обоснованных управленческих решений и контроле их выполнения. Объектом ДОУ являются как отдельные документы, так и вся совокупность документации.

     Предмет ДОУ – правильность оформления документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия; надлежащая организация документооборота согласно требованиям ГОСТа. 

1. ОРГАНИЗАЦИОННО-ПРАВОВАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ

 
 

1. Устав

 
 

     Уста́в — свод правил, регулирующих организацию и порядок деятельности в какой-либо определенной сфере отношений или какого-либо государственного органа, предприятия, учреждения. Общие уставы утверждаются, как правило, высшими органами государственной власти, уставы отдельных организаций — их учредителями либо соответствующими министерствами и ведомствами. Уставы имеют общественные организации (добровольные спортивные общества, творческие союзы и др.). Уставы имеются у большинства международных организаций в качестве основных актов, определяющих задачи, принципы образования и деятельности данной организации. С точки зрения законодательства РФ, а именно ст.52 Гражданского Кодекса РФ, Устав представляет собой учредительный документ, то есть документ, на основании которого действует юридическое лицо.

     Устав утверждается его учредителями (участниками), в отличие от учредительного договора который учредителями заключается

При этом для юридических лиц, созданных одним учредителем, Устав является единственным учредительным документом.

     Как и в любом другом учредительном  документе в Уставе должны определяться наименование юридического лица, место  его нахождения, порядок управления деятельностью юридического лица, а также содержаться другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида.

  
 

 

     1.2. Положения, правила, должностная инструкция 

 

     Положение, правила, инструкции относятся к  организационно- правовым документам и имеют следующие особенности:

• положение устанавливает системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции университета;
• правила устанавливают нормы и требования, обязательные для исполнения;
• инструкция регламентирует порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и нормативных актов.

     Перечисленные документы относятся к документам длительного пользования и применяются  до тех пор, пока не будут утверждены новые, заменяющие их документы.

     Должностная инструкция – это документ, устанавливающий порядок выполнения работ и регламентирующий должностные обязанности, ответственность, права, взаимоотношения (связи по должности) сотрудника университета.

     Положение, правила, инструкция оформляются на общем продольном или угловом бланке университета и имеют следующие реквизиты:

     Наименование  вида документа  – ПОЛОЖЕНИЕ, ПРАВИЛА, ИНСТРУКЦИЯ, ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ, которое печатается прописными буквами, выделяется полужирным шрифтом и центрируется в относительно полей или самой длинной строки углового штампа. Ставится дата, регистрационный номер, заголовок к тексту.  Причем заголовок к тексту положения отвечает на вопрос: «О чем?», правил – на вопрос: «Чего?», инструкции - на вопрос «Кого?» Текст, который излагается от третьего лица единственного или множественного числа, в нем используются слова: должен, следует, необходимо, запрещается, не допускается.

Текст может делиться на разделы, пункты и  подпункты, которые нумеруются арабскими  цифрами. Разделы должны иметь названия. Например, текст должностной инструкции должен содержать следующие разделы:

     1. Общие положения

     2. Функции и должностные обязанности

     3. Права

     4. Ответственность

     5. Взаимоотношения (связи по должности).

     Заголовки разделов печатают прописными буквами, центрируют

относительно  полей и точку в конце их не ставят. Расстояние между заголовком раздела и последующим текстом – 2 межстрочных интервала.

     Гриф  утверждения – положения, правила, инструкции, издаваемые в управлении, утверждается начальником управления культуры.

     Подпись лица, права или функции которого регламентирует документ.

     Должностная инструкция, помимо перечисленных реквизитов, содержит также: слова «С инструкцией ознакомлен», которые печатаются от левого поля строчными буквами, кроме первой прописной, ниже подписи руководителя. Подпись сотрудника, которая оформляется после слов «С инструкцией ознакомлен».

     При оформлении подписей на документе указывается  наименование должности, личная подпись  и расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Примеры оформления организационно-правовых документов приведены в

Приложении 8.1. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      2. РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ  ДОКУМЕНТАЦИЯ. 

      2.1. Распоряжения, приказы 

     Приказы (распоряжения, указания) относятся  к распорядительным документам и  фиксируют решения руководства, имеющие нормативный характер, а также решения, относящиеся к оперативным, учебным, кадровым и другим вопросам внутренней работы управления культуры.

     Приказы подписывает начальник управления культуры, а в случае его отсутствия – должностное лицо, исполняющее его обязанности.

     Порядок подписания приказов устанавливает  начальник управления.

     Проекты приказов (распоряжений), подписываемых  руководством управления, разрабатываются  должностными лицами, по поручению  начальника управления. Обеспечение  качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на должностных лиц, которые готовят и вносят приказ. Обеспечение правильности оформления приказов (распоряжений) является обязанностью лица ответственного за ведение делопроизводства.

     Проекты приказов (распоряжений) визируются исполнителем, возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при визировании, излагаются в справке, которая прилагается  к проекту.

     Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года Приказы, издаваемые в Управлении, имеют следующую буквенную индексацию:

      - по основной деятельности – «од»

     - по личному составу   (кадровые)  – «л/с»,

     - о командировках работников (командировочные) – «ком»,

     - об отпусках работников (отпускные)- «отп».

     Копии приказов, распоряжений или их размноженные экземпляры направляются адресатам  в соответствии со списком рассылки.

     Приказы (Приложение) печатаются на продольных бланках управления и содержат следующие реквизиты:

     Дату  и номер, которые выравниваются соответственно по левому и правому полям документа; дата записывается буквенно-цифровым или цифровым способом; номер состоит из знака «№» и порядкового номера приказа.

     Датой приказа, распоряжения, указания является дата его подписания. При подготовке проекта печатают только обозначение месяца и года, а число вписывают при подписании. Номер проставляется при регистрации приказа.

     Место издания «г. Осинники» не проставляется.

     Заголовок к тексту, который должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Распоряжения и указания заголовков могут не иметь.

     Текст приказа (распоряжения, указания), который, как правило, состоит из 2-х частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

     Констатирующая  часть содержит краткое изложение целей и задач, фактов, событий, послуживших основанием для издания приказа, и может начинаться словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение», «согласно (чему?)» и т.д.