Документационное обеспечение управления

XI. Основание увольнения _______________________________________________________________________ 

Дата  увольнения «______» __________________________ _________ года 

Приказ (распоряжение) № __________ от «_______» _________________________ _________ года 
 
 

Работник  кадровой службы _____________________  _________________  _______________________________

                                                                             должность                               подпись        расшифровка подписи 

Работник _____________________________________

                  подпись 
 
 
 
 

4.4. Личное дело

  

Зачем и как оформить «Личное дело»?

Оформление  дел обеспечивает сохранность документов, облегчает

поиск нужных материалов, помогает создать благоприятное  впечатление о работе кадровой службы при проверках трудовой инспекции. Вам будет намного проще работать с документами, если они будут находиться в оформленном деле.

      Зачем оформляют дела?

      Во-первых, это необходимо в целях соблюдения законодательства Федеральным законом от 22.11.04 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» установлено, что при ликвидации негосударственных организаций документы по личному составу передаются в «упорядоченном состоянии» на хранение в соответствующий архив. Следовательно, в дальнейшем оформленные дела легче будет передать на архивное хранение.

     Во-вторых, оформление дел способствует обеспечению  сохранности документов. Сформированное в дело, пронумерованные документы  гораздо лучше защищены от утраты, чем разрозненные бумаги.

     В-третьих, проделанная работа поможет оперативно получать необходимую информацию. С помощью оформленной обложки, внутренней описи мы получим возможность быстрого и удобного поиска нужного документа. Для кадровика – реальная практическая помощь в работе.

     Оформление  шаг за шагом.

• Составление внутренней описи;
• Составление заверительной надписи;
• Подшивка (переплет) дела;
• Нумерация листов;
• Оформление обложки.

 
 

Личное  дело включает в себя:

• Обложка;
• Внутренняя опись;
• Личный листок по учету кадров;
• Автобиография;
• Дополнение к личному листку;
• Копии документов об образовании;
• Копия паспорта;
• Копии др. документов работника;
• Приказы о приеме на работу;
• Приказы о перемещении работника;
• Трудовой договор;
• Должностная инструкция;
• Отпуска;
• Личная карточка;
• Трудовая книжка.

 
  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

5. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА 

     5.1. Понятие документооборота 

     Документооборот - движение документов с момента  их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Документооборот  является важным звеном делопроизводства, определяет инстанции и скорость этого движения. Главное правило документооборота - оперативное движение документов по наиболее перспективному пути с минимальными затратами времени и труда. Основу документооборота дают организационные документы: Устав, положения о структурных подразделениях, положения о службе ДОУ, приказы о распределении обязанностей, инструкции по работе с документами, инструкции по делопроизводству, схемы документопотоков, пути прохождения отдельных видов документов. Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей- потоков. Они осуществляют прямую и обратную связь в управлении. Они различаются по направлению и по отношению к управленческому объекту.

     По  направлению:

- горизонтальные - связывают организации одного уровня

- вертикальные - нисходящие, восходящие - связывают организации различных уровней.

     Восходящие - входные , поступающие в вышестоящие  организации от подчинённых организаций.

     Нисходящие - направляются вышестоящими органами власти подчиненным организациям.

     По  отношению к управленческому объекту:

     Документооборот образуют потоки входящих (поступающих  из других организаций), исходящих (отправляемых в другие организации) и 

внутренних (созданных и действующих в  пределах организации) документов.  

     Объем документооборота рассчитывается по формуле:

Уд = SBX. + исх. + вн. за определенный период времени (обычно за год).

При расчете  объема документооборота учитываются  только подлинники документов или их заверенные копии.

     Движение  входящих документов показано на рис. 1, где цифрами и буквами обозначено:

     Рис. 1. Схема движения входящих документов

 

     Документооборот представляет собой главную организационную  проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства.  
 
 
 

 

5.2. Номенклатура дел 

     Номенклатура  дел – это систематизированный  перечень дел,

образующихся  в деятельности организации, с указанием  сроков их хранения, и оформленный в установленном порядке.

     Вся входящая, исходящая и внутренняя документация организации для обеспечения  сохранности, учета и облегчения поиска документов должна быть сгруппирована  в дела в соответствии с номенклатурой дел.

     Ответственность за разработку номенклатуры дел в учреждениях с большим объемом документооборота возлагается на канцелярию, в организациях с небольшим документооборотом – на секретаря.

     Разновидности номенклатуры дел.

     Номенклатура дел бывает трех видов:

• - типовая,
• - примерная и
• - номенклатура дел конкретной организации (индивидуальная номенклатура дел).

     Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер, например: «Примерная номенклатура дел высших учебных заведений».

     Номенклатура дел организации делится на:

• - сводную номенклатуру дел и
• - номенклатуру дел структурного подразделения.

     Номенклатура дел структурного подразделения отличается от сводной номенклатуры дел организации только оформлением, порядок составления этих номенклатур одинаков.

     Требования к оформлению номенклатуры дел организации.

     Порядок оформления, согласования и утверждения номенклатуры дел, а также принципы формирования заголовков дел представлены в «Основных правилах работы архивов организаций» (М., Росархив, ВНИИДАД, 2003). Формуляр номенклатуры дел имеет унифицированную форму и должен соблюдаться в любой организации, независимо от ведомственной принадлежности и формы собственности.

     Номенклатура  дел оформляется на общем бланке организации. Вид документа –  НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ – пишут прописными (заглавными) буквами. Дата номенклатуры дел – дата ее подписания, но она не может быть позднее 1 января года, на который она распространяется. Индекс (№) номенклатуры дел – это ее регистрационный номер. Место составления – местоположение организации (Москва, г. Орел или др.). В заголовке к тексту (на ______ год) указывается год, на который распространяется данная номенклатура дел (сейчас на предприятиях составляют номенклатуры дел на следующий, 2010 год).

  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Муниципальное учреждение культуры

Дворец  культуры «Октябрь»  администрации города Осинники 
 

                              УТВЕРЖДАЮ

                                                Директор  МУК  ДК «Октябрь»

                                                ________________ Сапова  И.Н.

                                                27.12.2009 г. 
 
 

НОМЕНКЛАТУРА  ДЕЛ

на 2010 год