Документационное обеспечение управления

     Если  приказ издается на основании другого  документа, в констатирующей части указывается наименование этого документа, его дата, номер и заголовок.

     Распорядительная  часть приказа начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ (указания, распоряжения - словами  ПРЕДЛАГАЮ, ОБЯЗЫВАЮ, ПРОШУ, РАЗРЕШАЮ), которые печатаются прописными буквами на отдельной строке от левого поля, выделяются полужирным шрифтом, отделяются от предшествующего и последующего текста 2-мя межстрочными интервалами. После этих слов ставится двоеточие.

     Распорядительная  часть содержит перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Если предполагается несколько исполнителей или выполнение различных по характеру действий, текст распорядительной  части делится на пункты и подпункты.

     Пункт, включающий описание действия, начинается с глагола в неопределенной форме. Если задание предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт начинается с указания должности, фамилии и инициалов этого исполнителя (инициалы проставляются после фамилии) в дательном падеже. Срок исполнения поручения указывается на отдельной строке в соответствии с правилами написания дат.

     В последнем пункте распорядительной части указывается должность, фамилия, инициалы должностного лица, на которого возлагается контроль за исполнением  приказа, например:

      7. Контроль за исполнением приказа  возложить на проректора по  режиму и кадрам Дущенко В.М.

     или  7. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

     Если  приказ изменяет, дополняет или отменяет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части должен содержать ссылку на отменяемый документ (или его пункт) с указанием его даты, номера, заголовка. Текст пункта должен начинаться словами:

     - в случае изменения какого-либо  пункта «В дополнение к …»,

     - в случае отмены какого-либо пункта «Признать утратившим силу …».

     В приказ не следует включать пункт  «Приказ довести до сведения …»: структурные подразделения (должностные  лица), до сведения которых доводится  приказ, указываются в списке рассылки, который готовится исполнителем вместе с проектом приказа.

     Если  приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции,

графики, правила, положения), то они оформляются  в виде приложения к основному  документу. Страницы приказа и приложения нумеруются как единый документ. Образцы приказов, распоряжения в Приложении 8.2.

      3. СПРАВОЧНО-ИНФОРМАЦИОННАЯ И СПРАВОЧНО-

               АНАЛИТИЧЕСКАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ 

      3.1.  Акты  

     Акт - документ, составленный несколькими  лицами и подтверждающий установленные  факты или события. Акт оформляется на общем угловом бланке управления  и имеет следующие реквизиты:

     Наименование  вида документа  – А К Т, которое печатается прописными буквами вразрядку 2,5 пт,  размер шрифта 16 или 18 и выделяется полужирным шрифтом.

     Допускается выравнивать слово АКТ по центру в пределах полей, отведенных для размещения углового штампа на бланке

     Дату  и номер – датой акта является дата его составления.

     Гриф  утверждения

     Заголовок к тексту

     Текст - состоит из двух частей. В вводной части после слова «Основание» указывается распорядительный документ, на основании которого актируется событие, его дата и номер. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются их должности с указанием организации, фамилии и инициалы (в именительном падеже). Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.

     Слова Основание, Председатель, Члены комиссии, Присутствовали пишутся с прописной  буквы от левого поля.

     После слов Основание, Присутствовали ставится двоеточие; после слов Председатель, Члены комиссии ставится тире.

     Текст акта заканчивается сведениями о  количестве экземпляров акта и их местонахождении, приводящимися после  слова Составлен, которое печатается с абзаца, например:

Акт составлен  в 2-х экземплярах:

1-й экземпляр  - бухгалтерия,

2-й экземпляр  - планово-финансовое управление,

Подпись председателя и членов комиссии.

     Акт может иметь гриф согласования. Акт  подписывают все лица, принимавшие  участие в его составлении.

Пример  оформления акта приведен в Приложении 8.3. 

2. Протоколы

 

     Протокол  – документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях коллегиальных органов.

     Протокол  оформляется на общем бланке управления и имеет следующие реквизиты:

     Наименование  вида документа  - ПРОТОКОЛ, которое печатается прописными буквами, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

     Дата  и номер протокола  - печатается через 2 межстрочных интервала после предыдущего реквизита. Дата оформляется словесно-цифровым способом. Датой протокола является дата проведения заседания (совещания). Протокол нумеруется порядковым номером в пределах календарного года.

     Место проведения – указывается в том случае, если заседание (совещание) проводится не на обычном месте. Печатается симметрично относительно полей либо в одной строке с реквизитами Дата и номер протокола (между ними), либо на следующей строке, через 1 межстрочный интервал.

     При обозначении города употребляется  сокращение «г.» перед его названием (это не относится к названию городов, имеющих в своем составе слова «город» или «град», а также к городам Москва и Санкт-Петербург).

     Вид заседания, совещания  - отделяется от предыдущего реквизита 2-мя межстрочными интервалами, печатается через 1 интервал и выравнивается по центру.

     Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

     Вводная часть содержит реквизиты:

     Председатель -

     Секретарь -

     Присутствовали:

     Повестка  дня:

     - которые на бланке протокола  печатаются строчными буквами,  кроме первой прописной, от  левого поля.

     В реквизитах Председатель - и Секретарь - указывается фамилия, инициалы председательствующего на заседании или совещании и секретаря.

     В реквизите Присутствовали: приводится список присутствовавших: вначале фамилия, затем инициалы – или печатаются слова «список прилагается», а список печатается в столбец в алфавитном порядке  и прилагается к протоколу.

     В реквизите Повестка дня: каждый вопрос повестки дня нумеруется арабской цифрой с точкой; после слова «Доклад» указывается наименование должности, фамилия, инициалы (в родительном падеже) лица, читающего основной доклад по вопросу.

     Порядковый  номер вопроса и слово «Доклад» печатаются с абзаца.

     Все фамилии приводятся в порядке: фамилия, инициалы.

     Текст основной части протокола состоит  из разделов, соответствующих пунктам  повестки дня. Текст каждого раздела  строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ), причем эти слова печатаются прописными буквами от левого поля и после них ставится двоеточие.

     Содержание  докладов и краткое изложение  выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к  нему, в последнем случае в тексте делается пометка «Текст выступления прилагается».

     Постановление (решение) печатается полностью. Содержание особого мнения, высказанного во время  обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

     Протокол  может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. В этом случае в тексте протокола  должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагается  к протоколу.

     Основная  часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала (при большом количестве страниц документа допускается печатать через 1 межстрочный интервал).

     Подпись – печатается через 2-3 межстрочных интервала после предыдущего реквизита.

     Протокол  подписывается председательствующим на заседании и

секретарем. При оформлении подписи указывается слово Председатель (Секретарь), проставляется личная подпись и расшифровка подписи (инициалы, фамилия с пробелом).

     Копии протоколов при необходимости рассылаются  заинтересованным структурным подразделением и должностным лицам, в соответствии со списком рассылки. Список рассылки составляет и подписывает ответственный исполнитель, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью.

     Принятые  решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью.

     Образцы и примеры оформления протокола  и выписки из него приведены в  Приложении 8.4. 

3.   Служебная, докладная, объяснительная записки,     справка

 

     Служебная записка - документ, адресованный в структурное подразделение руководителем другого подразделения, содержащий изложение какого-либо вопроса, выводы, предложения, запросы.

     Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего структурного подразделения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной

работе  и т.д.

     Объяснительная  записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т.д.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.

     Указанные документы относятся к информационным и оформляются на листе бумаги формата А5 (если текст документа превышает 7 строк, используется формат А4) с воспроизведением краткого наименования структурного подразделения-автора, наименования вида документа (СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА), даты составления и номера, адресата, заголовка к тексту и текста, подписи.

     Используется  угловой вариант расположения реквизитов на бланке. При оформлении на бланке формата А5 заголовок к тексту не приводится.

     Служебная записка печатается в двух экземплярах. Первый экземпляр служебной записки  направляется в структурное подразделение - адресат, второй экземпляр остается в подразделении, составившем служебную записку (Приложение 8.5.).

     Докладную и объяснительную записки, заявление допускается писать от руки (Приложение 8.6.).

     Справки выдаются, как правило, для предоставления в сторонние организации в целях подтверждения каких-либо фактов, касающихся сотрудников и студентов университета. Не допускается начинать текст справки словами: настоящая справка выдана в том, что… (Приложение      8.7.). 
 
 
 

     3.4. Служебное письмо