Документационное обеспечение управления

align="justify">     Служебное письмо - это обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения университета с другими учреждениями, а также с частными лицами.

     По  содержанию и назначению письма, как  вид документа, могут быть: инструктивные (директивные)                 письма - приглашения

гарантийные                                               письма – подтверждения

информационные                                       письма – напоминания

рекламные                                                  письма – предупреждения

коммерческие                                             письма – извещения и др.

письма-запросы 

      Применяются письма «сопроводительные», которые сопровождают материальные ценности или другие документы. Они не требуют ответа, но их наличие имеет юридическое значение.

      Все письма можно разделить по функциональному  признаку на две группы:

     а) письма, требующие письма – ответа;

      б) письма, не требующие письма – ответа.

     Письмо  состоит из следующих основных частей: обращение, вступление, основное содержание, заключение.

     Обращаться  к адресату следует по имени-отчеству или по фамилии. В письмах, адресованных высшим должностным лицам органов власти, депутатам, президентам или председателям обществ, компаний, фирм принято обращение с указанием должности без фамилии,

например:  Уважаемый господин министр!

     Уважаемый Сергей Иванович!

     Уважаемый г-н Смирнов!

     Обращение центрируется в пределах полей и в конце его ставится восклицательный знак.

     Во  вступлении формулируется тема письма, объясняющая причину его написания. Основное содержание составляют описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства. Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, просьб, отказов, требований, напоминаний и начинается словами:

     - просим (письмо-просьба или запрос),

     - высылаем, направляем, представляем (сопроводительное письмо),

     - сообщаем (информационное письмо).

     Заключительная  часть письма может заканчиваться  формулой вежливости, которая печатается с абзаца и завершается запятой.

     Подпись должностного лица отделяется от текста письма 2-мя межстрочными интервалами.

например:

С уважением,

Проректор по режиму и кадрам личная подпись В.М. Дущенко

     Письмо  целесообразно готовить по одному вопросу. При необходимости обратиться в  организацию по нескольким различным  вопросам рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них. Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

     Текст излагается от первого лица множественного числа.

Допускается изложение от первого лица единственного  числа, если письмо оформлено на бланке должностного лица, носит конфиденциальный характер

или содержит персональное обращение к адресату.

     Примеры оформления служебных писем приведены  в Приложении 8.8. 
 
 
 

4. ДОКУМЕНТЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ 

4.1. Заявления 

Особых  требований к написанию заявлений нет. Заявления в основном

составляются  от руки. Приведем пример написания заявления.

 

   

      Директору

     МУК ДК «Высокий»

     Домрачевой  Н.Н. 

Петровой  О.И.

     проживающей по адресу:

                                                г. Осинники,

                                                ул. Победы, 21 - 4 
 

ЗАЯВЛЕНИЕ

  

         Прошу принять меня  с 01.09.2009 года на  работу на должность руководителя кружка по 6 разряду. 
 

    Документы согласно списку прилагаю:

1. 2 фотографии размером 3*4;
2. Ксерокопия паспорта;
3. Страховое свидетельство (копия);
4. Копия диплома об образовании;
5. Копия ИНН

  
 

      29.08.2009 г.     Петрова 
 
 
 

4.2. Трудовой договор 

ТРУДОВОЙ  ДОГОВОР № 23/09

 

     Город Осинники       « 01» сентября 2009 г. 

      Директор  Муниципального учреждения культуры  Дворца культуры «Шахтер» администрации  города Осинники  Васютенко Татьяна Викторовна, именуемый в дальнейшем Работодатель, действующий на основании Устава ДК «Шахтер» с одной стороны,  и Арцимовская Наталья Витальевна

именуемый в дальнейшем Работник, с другой стороны, вместе в тексте именуемые  Стороны, заключили Трудовой договор (далее – Договор) о нижеследующем: 

1. Предмет трудового договора. Общие положения
1. Работник принимается в МУК ДК «Шахтер»

на работу  на должность художественного руководителя по 12 разряду

По  настоящему трудовому договору работодатель обязуется предоставить работнику работу по

обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором (в случае его заключения), соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя.

2. Настоящий трудовой договор заключен:                      на неопределенный срок;

1.3. Работник принимается без испытания  

1.4. Дата  начала работы 01.09.2009 г.

1.5. Настоящий  трудовой договор вступает в  силу с момента подписания его обеими сторонами.

1.6. Работа  по настоящему трудовому договору  является для Работника  основной 

2. Права и обязанности  Работника

       2.1. Работник осуществляет свою деятельность в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации о труде, Правилами внутреннего трудового распорядка Работодателя, иными локальными нормативными актами Работодателя, должностной инструкцией и условиями настоящего трудового договора.

       2.2. Работник подчиняется директору

       2.3. Работник имеет право на:

• предоставление ему работы, обусловленной настоящим Договором;
• рабочее место, соответствующее государственным нормативным требованиям охраны труда и условиям, предусмотренным коллективным договором (при его наличии);
• изменение и расторжение трудового договора в порядке и на условиях, которые установлены Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами;
• своевременную и в полном объеме выплату заработной платы в соответствии со своей квалификацией, сложностью труда, количеством и качеством выполненной работы;
• отдых, обеспечиваемый установлением соответствующей закону продолжительности рабочего времени, предоставлением еженедельных выходных дней, нерабочих праздничных дней, оплачиваемых ежегодных отпусков;
• полную достоверную информацию об условиях труда и требованиях охраны труда на рабочем месте;
• профессиональную подготовку, переподготовку и повышение своей квалификации в порядке, установленном ТК  РФ, иными федеральными законами;
• объединение, включая право на создание профессиональных союзов и вступление в них для защиты своих трудовых прав,  свобод и законных интересов;
• ведение коллективных переговоров и заключение коллективных договоров и соглашений через своих представителей, а также на информацию о выполнении коллективного договора, соглашений;
• защиту своих трудовых прав, свобод и законных интересов всеми не запрещенными законом способами;
• разрешение индивидуальных и коллективных трудовых споров, включая право на забастовку, в порядке, установленном ТК РФ, иными федеральными законами;
• возмещение вреда, причиненного ему в связи с исполнением трудовых обязанностей, и компенсацию морального вреда в порядке, установленном ТК РФ, иными федеральными законами;
• обязательное социальное страхование в случаях, предусмотренных федеральными законами.

Работник  имеет и иные права, предоставленные  ему трудовым законодательством.

         2.4. Работник обязуется:

• добросовестно выполнять свои должностные обязанности, возложенные на него Трудовым договором;
• соблюдать правила внутреннего трудового распорядка;
• соблюдать трудовую дисциплину;
• выполнять установленные нормы труда;
• соблюдать требования по охране труда и обеспечению безопасности труда;
• бережно относиться к имуществу работодателя (в т.ч. к имуществу третьих лиц, находящемуся у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества) и других работников;
• незамедлительно сообщить работодателю либо непосредственному руководителю о возникновении ситуации, представляющей угрозу жизни и здоровью людей, сохранности имущества работодателя (в т.ч. имущества третьих лиц, находящегося у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества);
• принимать меры по устранению причин и условий, препятствующих нормальному выполнению работы (аварии, простои и т.д.), и немедленно сообщать о случившемся происшествии Работодателю;
• поддерживать свое рабочее место, оборудование и приспособления в исправном состоянии, порядке и чистоте;
• соблюдать установленный Работодателем порядок хранения документов, материальных и денежных ценностей;
• не разглашать и защищать сведения, составляющие коммерческую тайну Работодателя;
• возместить Работодателю ущерб, причиненный разглашением информации, которая составляет коммерческую тайну;
• не собирать и не распространять недостоверную и частично или полностью несоответствующую действительности информацию о Работодателе;
• повышать свой профессиональный уровень путем систематического самостоятельного изучения специальной литературы, журналов, иной периодической специальной информации по своей должности (профессии, специальности), по выполняемой работе (услугам);
• заключать договор о полной материальной ответственности в случае приступания к работе по непосредственному обслуживанию денежных, товарных ценностей, иного имущества, в случаях и в порядке, установленных законом;