Документационное обеспечение управления (ДОУ)

1. Документационное  обеспечение управления (ДОУ)

 

Делопроизводство  или документационное обеспечение управления (ДОУ) – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию  работы с официальными документами –  является важным аспектом работы любого предприятия: в организациях создаются документы, отражающие результаты и ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т.п. Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. В связи с этим, можно сказать, что от того как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом.  

Для того чтобы оказать  помощь сотрудникам  различных компаний в решении проблем, связанных с созданием  документов и организацией работы с ними, консалтинговая группа "ТЕРМИКА" выбрала одним  из направлений своей деятельности документационное обеспечение управления и архивное дело.  

В соответствии с этим консалтинговая группа "ТЕРМИКА" предлагает различные  линейки программных  продуктов в сфере  ДОУ и архивного  дела как собственного производства, так  и разработки своих партнеров и предоставляет полный комплекс услуг, начиная от нормативно-методической поддержки ДОУ и обучения основам делопроизводства, заканчивая автоматизацией, включающей проведение обследования, разработку регламентов и инструкций, настройку и внедрение автоматизированных систем, а также обучение пользователей и системных администраторов.  

Предоставление  подобного многообразия программных продуктов  и услуг предполагает тесное взаимодействие сотрудников компании с другими профессиональными  специалистами в области ДОУ. Поэтому консалтинговая группа "ТЕРМИКА" сотрудничает с Федеральным архивным агентством (Росархивом), Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), Высшей школой документоведения и документационного обеспечения управления Российского государственного гуманитарного университета (РГГУ), кафедрами "Документоведения и документационного обеспечения управления" различных вузов России, среди которых – кафедра Историко-архивного института РГГУ, а также разработчиками АСДОУ и другими заинтересованными авторами и компаниями.  

В данном разделе сайта, посвященном делопроизводству и электронному документообороту, содержится информация о программных  продуктах и услугах, предоставляемых  консалтинговой группой "ТЕРМИКА", а также информационные ресурсы: "Энциклопедия делопроизводства" и "Нормативные документы по делопроизводству". 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Нормативно-методическое регулирование ДОУ 

 

Нормативно-методическое регулирование делопроизводства (или документационного обеспечения управления) позволяет грамотно организовать не только деятельность службы ДОУ, но и всю систему делопроизводства в целом.  

Данное  регулирование осуществляется с помощью нормативно-методической базы делопроизводства, без знания которой невозможно:

правильно создать и оформить документы, придав им юридическую силу;

организовать  документооборот;

обеспечить  хранение и использование  документов в текущей  деятельности.  

Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.  

Нормативную базу делопроизводства составляют:

законодательные акты Российской Федерации  в сфере документации и информации;

указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации в сфере делопроизводства;

нормативные правовые акты федеральных  органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующие вопросы документационного  обеспечения;

технические регламенты и национальные стандарты в области документационного обеспечения управления;

общероссийские  классификаторы технико-экономической  и социальной информации;

унифицированные системы документации;

нормативные правовые акты, издаваемые руководством учреждений, организаций и предприятий.  

В нормативную базу делопроизводства входят также законодательные  акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые  органами исполнительной власти субъектов  Российской Федерации. Эти акты должны учитываться при организации делопроизводства, прежде всего органами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории.

РЕШЕНИЯ: 

С правовыми актами, нормативными, а также методическими документами в сфере делопроизводства и архивного дела можно ознакомиться, используя следующие информационные продукты:

Информационно-справочную систему архивной отрасли (ИССАО);

Информационную  систему архивистов России (ИСАР) – приложением к ИССАО.  

"Информационно-справочная  система архивной  отрасли" –  официальная база  данных Федерального  архивного агентства  (соглашение о  научно-техническом  сотрудничестве между  Росархивом, ВНИИДАД  и ЗАО "ТЕРМИКА"  от 18 марта 2003 г.) является уникальной и единственной информационной системой, содержащей нормативно-методическую базу делопроизводства и архивного дела.  

Комплектование  раздела ИССАО "Нормативно-методические основы документационного  обеспечения управления" возложено после  согласования с Росархивом на Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), кроме этого информационную поддержку по ведению данного раздела оказывает кафедра "Документоведения и ДОУ" Историко-архивного института Российского государственного гуманитарного университета (ИАИ РГГУ), благодаря чему в "Информационно-справочной системе архивной отрасли" собраны практически все правовые акты, нормативные документы и опубликованы уникальные методические рекомендации, регламентирующие технологию создания документов и организацию работы с ними.  

В приложение к ИССАО  – "Информационную систему архивистов России" – входят законодательные  акты и нормативно-методические документы субъектов  Российской Федерации, а также справочник по вузам России, готовящим студентов по специальности "032001 (350800) - Документоведение и документационное обеспечение управления" и справочник диссертационных советов по специальности "05.25.02 – Документалистика, документоведение, архивоведение". 
 
 
 
 
 
 
 
 

3. Разработка  нормативных документов по ДОУ 

 

Грамотно  документировать  информацию и эффективно вести работу с  документами можно  только при нормативной  регламентации технологических  процессов работы с документами  внутри организации.  

Основным  нормативным документом по делопроизводству в организации является инструкция по делопроизводству (или документационному обеспечению управления), устанавливающая единые правила составления, оформления документов и работы с ними. В соответствии с этим можно сделать вывод, что данный документ должен быть разработан в каждой организации, предприятии, учреждении.  

Инструкция  по делопроизводству должна базироваться на действующем законодательстве в сфере документации и информации (т.е. на нормативно-методической базе делопроизводства) и отражать специфические особенности работы с документами, характерные для конкретной организации. Другими словами можно сказать, что инструкция по делопроизводству организации всегда индивидуальна и учитывает все особенности как состава документов, так и технологии их обработки.  

Перед разработкой данной инструкции необходимо изучить основные правовые акты и нормативные  документы в сфере  документации и информации, извлечь их них  полезные сведения, а также проанализировать порядок работы с  документами в конкретной организации. Создавая такую инструкцию, можно воспользоваться Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536) и взять из нее структуру и отдельные общие моменты, обязательные для любой организации. Затрагивая структуру инструкции по делопроизводству можно сказать, что она как минимум должна состоять из трех частей: общие положения, документирование управленческой деятельности, организация работы с документами, – а также содержать приложения.  

Кроме инструкции по делопроизводству в организации  должны быть также  утверждены положение  о службе документационного  обеспечения управления, устанавливающее  статус, функции, права, обязанность и  ответственность данного структурного подразделения, и должные инструкции.  

Порядок систематизации документов закрепляется в номенклатуре дел, которая используется при формировании дел, проведении экспертизы их ценности, передачи на архивное хранение, и является обязательным документом для любой организации. Общие требования, предъявляемые к номенклатуре дел, закреплены в части 3.4 "Основных правил работы архивов организаций" (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).  

Также в организации  могут применяться и другие документы, регламентирующие работу в сфере документационного обеспечения управления. Как правило, отдельной инструкцией устанавливаются правила работы с документами ограниченного доступа. Требования к составлению и оформлению документов, к текстам документов могут устанавливаться отдельными документом – правилами составления и оформления документов.  

РЕШЕНИЯ:  

При разработке в организации  нормативных документов по делопроизводству для изучения основ  законодательства в  сфере информации и документации можно использовать:

информационные  продукты:

"Информационно-справочную  систему архивной  отрасли" (ИССАО)  – официальную  базу данных Федерального  архивного агентства  (соглашение о  научно-техническом  сотрудничестве между  Росархивом, ВНИИДАД и ЗАО "ТЕРМИКА" от 18 марта 2003 г.), содержащую правовые акты, нормативные и методические документы, справочники и книги, посвященные делопроизводству и архивному делу;

"Информационную  систему архивистов  России" (ИСАР) –  приложение к ИССАО;  

раздел  сайта консалтинговой группы "ТЕРМИКА" "Нормативные документы по делопроизводству", содержащему основные документы.  

***  

Для изучения требований, предъявляемых в  организации к  нормативным документам по делопроизводству, можно воспользоваться  учебным курсом "Обучение и аттестация руководителей службы ДОУ, документоведов, секретарей и делопроизводителей", а именно его второй темой "Организация делопроизводственного обслуживания", содержащей методические материалы и контрольные вопросы по следующим процессам, а именно:

разработка  положения о службе делопроизводства;

разработка  должностных инструкций;

разработка  инструкции по делопроизводству;

организация рабочих мест. 
 
 

4. Документирование  информации и создание документов

 

В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" документирование – это запись информации на различных носителях по установленным правилам. При этом с термином "документирование" непосредственно связано понятие "документ", определение которого было сначала закреплено в Федеральном законе от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации", а потом уже и в ГОСТе Р 51141-98.