Документационное обеспечение управления (ДОУ)

7. Организация хранения документов

 

В понятие делопроизводство входит кроме документирования информации и организации документооборота, также хранение и использование документов в текущей деятельности предприятия.  

Данный  вид хранения называют оперативным, при  этом оперативное  хранение можно подразделить на два подвида:

хранение  документов в процессе их исполнения;

хранение  исполненных документов.  

Документы во время их исполнения должны храниться  у исполнителя  в специальных  папках с надписями "Срочно", "На исполнение", "На подпись" и т.д. На папках указываются также фамилия, инициалы, телефон исполнителя.  

Исполненные документы должны подшиваться и  храниться в делах  в соответствии с  номенклатурой дел. По ГОСТу Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" дело – это совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку, а номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.  

Требования, предъявляемые к  номенклатуре дел, изложены в части 3.4 Основных правил работы архивов  организаций, одобренных решением Коллегии Росархива  от 6 февраля 2002 г.  

Группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела называется формированием дела.  

Дела  формируются в  организациях при  централизованном ведении  делопроизводства –  службой документационного  обеспечения управления (ДОУ), при децентрализованном – как структурными подразделениями (лицами, ответственными за ДОУ), так и службой ДОУ.  

При формировании дел  необходимо соблюдать  следующие основные требования:

документы постоянного и  временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;

включать  в дело по одному экземпляру каждого  документа;

группировать  в дело документы  одного календарного года (исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются  в течение всего  периода работы данного  лица в организации; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год и др.);

дело  должно содержать  не более 250 листов, при  толщине не более 4 см.  

Более подробно порядок  формирования дел  описан в части 3.5 Основных правил работы архивов организаций.  

Кроме формирования дела предусмотрен также процесс  его оформления, который  должен осуществляться по правилами, изложенным в части 3.6 Основных правил работы архивов  организаций.  

Дела  постоянного и  долговременного  хранения (свыше 10 лет), включая документы по личному составу, должны передаваться для хранения в архив организации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве. При этом передача дел осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации. Подробнее порядок комплектования архива организации и передачи в него дел описаны в частях 3.1, 3.2, 3.3 и 3.7 Основных правил работы архивов организаций.  

Дела  временного хранения (до 10 лет включительно), как правило, на хранение в архив организации  не передаются: они  хранятся в подразделениях и по истечении  сроков хранения подлежат уничтожению.  

В последние время  наряду с хранением  документов (на бумаге), сформированных в дела, многие организации стали применять и электронные хранилища. Создание данных хранилищ позволяет упросить использование документов в текущей деятельности, так как работу с документом могут производить несколько сотрудников одновременно, а доступ к документу осуществляется в течение нескольких секунд в соответствии с правами сотрудника. Из этого можно сделать вывод, что использование электронных хранилищ документов позволяет повысить оперативность выполнения заданий и должностных обязанностей.  

Создавать такие электронные  хранилища документов лучше только в  тех организациях, в которых не эксплуатируются  системы автоматизации  документационного  обеспечения управления, а их внедрение  не планируется. В  своем большинстве  системы, автоматизирующие ДОУ, позволяют при регистрации документа сохранять файл с его образом в специальном хранилище.  
 
 

РЕШЕНИЯ:  

Для изучения основных правовых актов и нормативных  документов, регламентирующих процесс хранения документов, можно  использовать:

информационные продукты:

"Информационно-справочную  систему архивной  отрасли" (ИССАО)  – официальную  базу данных Федерального  архивного агентства  (соглашение о  научно-техническом  сотрудничестве между  Росархивом, ВНИИДАД  и ЗАО "ТЕРМИКА"  от 18 марта 2003 г.), содержащую правовые акты, нормативные и методические документы, справочники и книги, посвященные делопроизводству и архивному делу;

"Информационную  систему архивистов  России" (ИСАР) –  приложение к ИССАО; 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

8. Нормативные документы  

 

Федеральные законы 

• Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях  и о защите информации"

 

• Федеральный закон от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке  рассмотрения обращений  граждан Российской Федерации"

 

• Федеральный закон от 1 июня 2005 г. № 53-ФЗ "О государственном  языке Российской Федерации"

 

• Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (с изменениями  на 13 мая 2008 г.)

 

• Федеральный закон от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ "О коммерческой тайне" (с изменениями на 24 июля 2007 г.)

 

• Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ "Об электронной  цифровой подписи" (с  изменениями на 8 ноября 2007 г.)

 

• Федеральный закон от 29 декабря 1994 г. № 77-ФЗ "Об обязательном экземпляре документов" (с изменениями на 23 июля 2008 г.)

 

• Федеральный закон от 21 июля 1993 г. № 5485-1 "О государственной  тайне" (с изменениями  на 1 декабря 2007 г.)

 
 

Нормативные акты Президента и  Правительства РФ 

• Постановление Правительства от 15 июня 2009 г. № 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти"

 

• Распоряжение  Правительства РФ от 5 января 2005 г. № 5-р "Об утверждении перечней федеральных государственных  учреждений и федеральных  государственных унитарных предприятий, подведомственных Росархиву, Роскультуре и Роспечати" (с изм. на 10 марта 2009 г.)

 

• Постановление Правительства РФ от 17 июня 2004 г. № 290 "О  Федеральном архивном агентстве" (с изменениями  на 8 августа 2009 г.)

 

• Постановление Правительства РФ от 7 апреля 2004 г. № 177 "Вопросы Федерального архивного агентства" (с изменениями на 29 мая 2008 г.)

 

• Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 "О  трудовых книжках" (с  изменениями на 19 мая 2008 г.)

 

• Постановление Правительства РФ от 13 августа 1997 г. № 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации" (с изменениями на 17 марта 2009 г.)

 

• Указ  Президента РФ от 6 марта 1997 г. № 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера" (с изменениями на 23 сентября 2005 г.)

 

• Постановление Правительства РФ от 27 декабря 1995 г. № 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения  печатей и бланков  с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" (с изменениями на 14 декабря 2006 г.)

 

• Указ  Президента РФ от 30 ноября 1995 г. № 1203 "Об утверждении  перечня сведений, отнесенных к государственной  тайне" (с изменениями  на 10 июня 2009 г.)

 

• Постановление Правительства РФ от 4 сентября 1995 г. № 870 "Об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих государственную  тайну, к различным  степеням секретности" (с  изменениями на 22 мая 2008 г.)

 

• Распоряжение  Правительства РФ от 21 марта 1994 г. № 358-р "О сохранности документов по личному составу высвобождаемых работников"

 
 
 
 

Документы федеральных органов  исполнительной власти 

• Письмо  Федерального архивного  агентства от 18 ноября 2008 г. N 2/2062-К "Об "Информационно-справочной системе архивной отрасли"

 

• Приказ  Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации  от 8 ноября 2005 г. № 536 "О  Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных  органах исполнительной власти"

 

• Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты"

 

• Приказ  Минфина России от 22 декабря 2003 г. № 117н "О  трудовых книжках"

 

• Письмо  Росархива от 24 ноября 2003 г. № 2/2047-А "О модернизации "Информационно-справочной системы архивной отрасли"

 

• Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек"

 

• Постановление Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг  от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс "Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ"

 

• Письмо  Росархива от 7 апреля 2003 г. № 6/464-к "О присвоении тематическому комплекту "Информационно-справочная система архивной отрасли (ИССАО)" статуса "официальной  базы данных Федеральной архивной службы России"

 

• Постановление Минтруда России от 26 марта 2002 г. № 23 "Об утверждении Норм времени на работы по документационному  обеспечению управленческих структур федеральных  органов исполнительной власти"

 

• Основные  правила работы архивов  организаций, одобренные решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

 

• Перечень  типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный руководителем Росархива 6 октября 2000 г.

 

• Приказ  Росархива от 19 января 1995 г. № 2 "Об утверждении  примерного положения  о постоянно действующей  экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия"

 

• Постановление Минтруда России от 25 ноября 1994 г. № 72 "Об утверждении межотраслевых  укрупненных нормативов времени на работы по документационному обеспечению управления"

 

• Приказ  Росархива от 18 августа 1992 г. № 176 "О Примерном  положении об архиве государственного учреждения, организации, предприятия"

 

• Государственная система документационного  обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Одобрено коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. Приказ Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33