Документационное обеспечение управления (ДОУ)

Документ  является результатом  документирования и  определяется как  зафиксированная  на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носителем при этом может выступать любой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. В настоящее время в качестве носителя используется бумага, наряду с которой также широко применяются магнитные носители, позволяющие использовать для документирования компьютерную технику.  

При документировании необходимо помнить, что данный процесс записи информации на бумаге или ином носителе является строго регламентированным, что в свою очередь, обеспечивает юридическую силу документа. Юридическая сила документа – это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.  

Юридическая сила документа обеспечивается установленным для  каждой разновидности  документов комплексом реквизитов – обязательных элементов оформления официального документа. Основным документом, устанавливающим состав реквизитов и требования к их оформлению, является ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Однако кроме данного стандарта существуют другие правовые акты и нормативные документы, положения которых должны соблюдаться при создании и оформлении документов.  

При подготовке документа  обычно сначала создают  его проект, который  проходит процедуру  редактирования и согласования. Проекты готовятся на стандартных листах бумаги. После согласования проекта документа всеми заинтересованными лицами документ окончательно оформляется и подписывается. При этом большинство организационно-распорядительных документов1: письма, справки, протоколы, приказы, распоряжения, положения, инструкции и т.д. – должны проходить процедуру окончательного оформления на бланках документов. Бланк документа – это набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа, или другими словами, можно сказать, что бланк документа представляет собой лист бумаги стандартного формата, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного вида документа информацию.  

Существует  несколько способов изготовления бланков документов: типографская печать, применение средств оперативной полиграфии или компьютерной техники непосредственно при изготовлении документа.2  

РЕШЕНИЯ:  

При документировании информации для изучения основных правовых актов и нормативных документов, регламентирующих данный процесс, можно использовать:

информационные  продукты:

Информационно-справочную систему архивной отрасли" (ИССАО) –  официальную базу данных Федерального архивного агентства (соглашение о научно-техническом сотрудничестве между Росархивом, ВНИИДАД и ЗАО "ТЕРМИКА" от 18 марта 2003 г.), содержащую правовые акты, нормативные и методические документы, справочники и книги, посвященные делопроизводству и архивному делу;

Информационную  систему архивистов России" (ИСАР) – приложение к ИССАО; 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

5. Организация и автоматизация  документооборота

 

В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" документооборот  – это движение документов в организации  с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. В этом определении упор делается на словах "движение документов", то есть их путь из одного подразделения или от одного сотрудника к другому.  

Организация документооборота может  самостоятельно регулироваться и нормироваться. В разделе 3.1 Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) рекомендуется закреплять порядок прохождения документов внутри организации в специальных технологических схемах, разработкой которых занимаются службы ДОУ. В таких схемах должны найти отражение все этапы и пункты прохождения документной информации, сроки обработки и исполнения документов.  

В целях рациональной организации документооборота все документы  распределяются на документопотоки:

входящие, исходящие и внутренние документы;

регистрируемые  и нерегистрируемые документы;

направляемые  в вышестоящие  или подведомственные организации и  т.д.  

Характеристикой документооборота является его объем, под  которым понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. Данный показатель является важным, он должен использоваться в качестве критерия при выборе организационной формы делопроизводства (традиционная, автоматизированная), а также влиять на структуру службы делопроизводства и ее штатный состав.  

В документообороте, или  порядке движения документов в организации, можно выделить несколько  этапов:

экспедиционная  обработка документов, поступающих в  организацию;

предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;

регистрация документов;

организация рационального движения документов внутри организации, включающая доведение  документов до исполнителей, контроль за их исполнением, а также прохождение  согласования и подписания проектов документов;

обработка исполненных и  отправляемых документов.  

В последнее время  большинство организаций  стараются автоматизировать документооборот  или хотя бы отдельные  его этапы, ведь автоматизированная технология движения документов имеет  ряд преимуществ  по сравнению с традиционной, а именно:

более быстрое движение документов в организации  и сокращение трудоемкости обработки документов, позволяющие повысить оперативность и  эффективность выполнения должностных обязанностей, а также качество принимаемых решений;

автоматическое составление сводок, отчетов, справок и реестров;

быстрый и результативный поиск документов как по одному атрибуту, так и по совокупности атрибутов;

автоматизированное  ведение контроля исполнения документов и как результат  – повышение исполнительской  дисциплины;

автоматическая  рассылка необходимого числа электронных  версий документов и  регистрационных  карточек и т.д.  

Однако  необходимо помнить, что для создания автоматизированной технологии документооборота недостаточно только приобрести систему автоматизации, важным моментом при этом являются знания о документообороте и способности грамотно и рационально спроектировать движение документов в организации, которые позволять внедрить систему автоматизации документооборота и успешно ее эксплуатировать.  

РЕШЕНИЯ:  

Для изучения основных правовых актов и нормативных  документов, регламентирующих процесс организации  документооборота на предприятии Консалтинговая группа "ТЕРМИКА" предлагает использовать следующие информационные продукты:

Помощник  документоведа и  архивиста" – регулярно  обновляемая информационная система, включающая нормативные правовые и нормативно-технические  документы, регламентирующие технологии документирования информации, работы с документами и их хранения. Кроме того система содержит методические материалы, электронные версии книг и словарей по вопросам создания и оформления документов, организации документооборота, осуществления оперативного и архивного хранения документов. С подробной информацией о системе можно ознакомиться здесь;

o "Информационно-справочная  система архивной  отрасли" (ИССАО)  – официальная  база данных Федерального  архивного агентства,  содержащая правовые  акты, нормативные и методические документы, справочники и книги, посвященные делопроизводству и архивному делу, рекомендованная Росархивом к использованию в органах управления архивным делом, федеральных и государственных архивах, муниципальных архивах, службах документационного обеспечения управления (ДОУ) и архивах федеральных министерств и ведомств, органов исполнительной власти субъектов РФ, организаций, предприятий и т.д. С подробной информацией о системе можно ознакомиться здесь.

6. Обеспечение работы с кадровой документацией

 

Свои  особенности имеет  работа с кадровыми  документами, которые  имеют первостепенное значение для каждого  работника организации, так как они  подтверждают стаж и  место работы.  

Для правильного ведения  кадровой документации необходимо, помимо нормативно-методических документов по делопроизводству, хорошо знать и постоянно руководствоваться законодательно-правовыми актами о труде.  

РЕШЕНИЯ:  

Для грамотного ведения  кадровой документации по правилам, установленным  законодательством  Российской Федерации, а также для изучения правовых актов и нормативных документов о труде и быстрого поиска решений проблем, возникающих при оформлении трудовых отношений, можно использовать информационную систему "Помощник кадровика".  

 

   

Рис. 1. Титульная страница "Помощника кадровика"  

"Помощник  кадровика" предназначен  для специалистов  кадровых служб,  юристов, секретарей  и бухгалтеров,  занимающихся вопросами  оформления кадровых  отношений (прием  и увольнение сотрудников,  ведение личных  дел, составление  должностных инструкций и другие дела, связанные с вопросами управления персоналом), и состоит из следующих разделов:

"Законодательство  по кадровым вопросам" включает в себя  нормативно-правовые  документы, необходимые  в ежедневной работе  кадровых служб; 

"Справочник  кадровика" состоит из девяти подразделов, где тематически изложены возможные ситуации, возникающие в ежедневной работе кадровых служб, будь то досрочная трудовая пенсия, расчет заработной платы по гибкому графику или материальная ответственность работодателя;

"Кадровое  законодательство  в вопросах и  ответах" содержит  ответы на вопросы  по ведению кадрового  учета, при этом  информация дана  в виде консультаций  компетентных экспертов  – аудиторов, юристов; 

"Алгоритм  оформления трудовых  отношений" представляет  собой схему-таблицу с пошаговым описанием конкретных действий, которые необходимо совершить для решения возникшей задачи. Достоинством схематичного изложения является рассмотрение различных вариантов возможных действий в зависимости от исходных данных.

"Образцы  кадровых документов" содержит образцы актов, договоров, должностных инструкций, заявлений, трудовых договоров и других документов.

"Типовые  формы кадровых  документов" включает  унифицированные  формы, утвержденные  органами власти.

 

  

Рис. 2. Фрагмент алгоритма оформления трудовых отношений,

посвященный увольнению работника  

"Помощник  кадровика" интегрирован  с программным  продуктом "Кодекс: Система подготовки  документов", который  входит в типовую  поставку. Данная  интеграция позволяет  создать, вести  и хранить собственную базу внутренних документов организации.  

***  

Для изучения основ работы с кадровыми документами  можно использовать учебный курс "Обучение и аттестация руководителей  службы ДОУ, документоведов, секретарей и делопроизводителей", созданный на основе книги Кузнецовой Т.В. "Делопроизводство (документационное обеспечение управления". Девятая тема этого учебного курса посвящена особенностям работы с кадровыми документами.  

***  

Для решения задач, связанных  с автоматизацией кадрового учета  и ведения кадровой документации, можно использовать семейство программных продуктов "КАДРЫ", позволяющее автоматизировать процессы ведения:

организационно-штатной  структуры;

картотеки личных карточек;

картотеки командировок;

приказов  по личному составу;

табелей учета рабочего времени.  

Использование семейства программных  продуктов "КАДРЫ" позволяет существенно  повысить эффективность  работы кадровой службы за счет автоматизации  рутинных операций и  автоматического  формирования разнообразных  справок и отчетов. При этом гибкий механизм разграничения прав доступа обеспечивает необходимый уровень конфиденциальности личных данных сотрудников, не усложняя при этом работу с системой.