Введение
В условиях стремительного прогресса,
рыночных отношений и конкурентной экономики
необходимой составной частью
современного управления является обеспечение
высокого уровня делопроизводства. Если
в организации (на предприятии) не налажена
четкая работа с документами, то ухудшается
и само управление, поскольку оно зависит
от качества и достоверной информации,
оперативности ее приема и передачи, правильной
постановки справочно-информационной
службы, четкой организации поиска, хранения
и использования документов, поэтому
своевременное и правильное решение всех
поставленных задач определяет жизнеспособность
фирмы, организации.
Документированная информация
составляют основу управления, и поэтому
его эффективность основывается на производстве
и потреблении информации. В современном
обществе информация стала полноценным
ресурсом производства, важным элементом
социальной и политической жизни общества.
Качество полученной информации определяет
качество управления. В современных условиях
для повышения эффективности управления
необходимо уделять достаточное внимание
совершенствованию работы с документами,
так как управленческое решение всегда
базируется на информации, на служебном
документе.
Организация работы с документами влияет
на качество работы аппарата управления,
организацию и культуру труда управленческих
работников. От того, насколько профессионально
ведется документация, зависит успех всей
управленческой деятельности. Деловая
информация представляется в виде разного
рода документов и как показывают исследования,
что 75% рабочего времени сотрудников организаций
тратится на их подготовку, сопровождение,
заполнение, копирование и передачу. Управление
документами становится одним из главных
факторов конкурентоспособности любого
предприятия.
Принцип работы по информационно-документационному
обслуживанию сводится к набору одних
и тех же операций. Только в одних организациях
они выполняются вручную, в других – с
помощью средств механизации, в третьих
– эти процессы полностью автоматизированы.
Но все эти этапы делопроизводственного
цикла работы с документами аналогичны.
Поэтому грамотный работник управленческого
аппарата должен уметь не только правильно
составлять и оформлять сами документы,
но и знать, какие виды работ выполняются
с этими документами.
В связи с этим тема данного
реферата является актуальной, так как
рационализация системы документационного
обеспечения управления (ДОУ) позволит
повысить как эффективность деятельности
не только отдельных структурных подразделений,
так и всего предприятия в целом.
1. Понятие документационного
обеспечения управления
Документационное обеспечение
управления (ДОУ) - это организация работы
с документами, которые обращаются
в системе управления предприятием. Его
основой является делопроизводство –
полный цикл обработки и движения документов
с момента их создания работниками службы
ДОУ (или получения ими) до завершения
исполнения и передачи в другие подразделения1.
Основными функциями по документационному
обеспечению системы управления предприятием
являются:
- своевременная обработка всей
поступающей и передаваемой документации;
- доведение документации до
соответствующих работников для их исполнения;
- печатание документов по всем
кадровым вопросам;
- регистрация, учет и хранение
документов по персоналу;
- формирование дел в соответствии
с номенклатурой, утвержденной для данной
организации;
- копирование и размножение
документов по кадровым вопросам;
- контроль за их исполнением
документов;
- передача документации по
вертикальным и горизонтальным связям
и др.
В зависимости от размеров и
численности организации делопроизводство
может либо осуществляться непосредственно
в одном подразделении (канцелярии, общем
отделе, секретариате), либо быть рассредоточено
по различным звеньям. В первом случае
делопроизводство по форме организации
работ является централизованным, во втором
– децентрализованным. На практике преобладает
смешанная форма, когда часть наиболее
самых важных для всей организации работ
выполняется в одном месте, а остальная
часть работ – во всех подразделениях
и службах, в том числе в кадровой службе.
В этом случае ответственность за делопроизводство
в системе управления персоналом возлагается
либо на секретаря, референта руководителя
кадровой службы, либо назначается ответственное
лицо из числа ее работников2.
2. Принципы рационализации
документооборота на предприятии
Рационализм – это современное
понимание процессов усовершенствования,
формирование целесообразной и целостной
организационной системы, а также ее отдельных
структурных частей.
Рационализация – это процесс,
ведущий к принципиально иному состоянию
организационной системы, изменению ее
результативности. Рационализация в организации
нацелена на достижение максимального
уровня эффективности при существующих
экономических и технологических условиях.
Положительный эффект рационализации
отражается в росте устойчивости развития
компании, в расширении рынка и увеличении
прибыли, в достижении социальной гармонии
в коллективе.
Принципы рационализации – фундаментальные,
ключевые основы практического использования
и применения нововведений в организации.
Документооборот можно рассматривать
как отражение связей, возникающих в процессе
самого управления, как атрибут функционирования
этих связей, осуществляемых с помощью
документальной информации. В то же время
это отражение определенной организационной
структуры аппарата. Чем больший объем
документов использует в своей деятельности
аппарат управления, тем выше должна быть
общая организованность аппарата. Однако
в организации документооборота многих
учреждений еще имеется ряд нерешенных
вопросов, которые препятствуют совершенствованию
управленческого труда. В результате
того, что порядок движения дел в учреждении
продуман недостаточно до мелочей, многие
документы проходят далеко не самый короткий
путь, ряд операций с ними дублируется,
а некоторые из них при более тщательном
рассмотрении вообще оказываются ненужными.
О несовершенстве организации документооборота
говорит хотя бы тот факт, что время ожидания
документом своего рассмотрения нередко
во много раз превышает время работы с
ним и занимает большую часть времени
от общего срока исполнения.
В этом плане рациональная организация
документооборота предусматривает учет
следующих принципов: прямо точность,
непрерывность, ритмичность, параллельность,
пропорциональность.
Принцип прямо точности движения
документов требует, чтобы перемещение
документов осуществлялось по наиболее
короткому пути, без петель, помех и возвратных
перемещений. Для выполнения данной задачи
очень важно создать для всех документопотоков
наиболее целесообразную и точную технологию
обработки, последовательность выполнения
операций. Этому поможет построение схем
документооборота, маршрутных и технологических
карт на управленческую документацию.
Необходимо также продумать
пространственное расположение структурных
подразделений аппарата управления и
отдельных рабочих мест. Наиболее простой
форме движения потоков документов соответствует
линейное расположение структурных подразделений.
Например, очень неудобно, если руководство
учреждения размещается в одном конце
здания, а канцелярия, которая связана
с интенсивным обменом документов - в противоположном
(канцелярия обычно располагается в середине
линейной структуры). Соблюдению принципа
прямо точности способствует так же такое
расположение рабочих мест, когда например
стол сотрудника, осуществляющего предварительное
рассмотрение и распределение документов,
находится рядом со столом сотрудника,
регистрирующего документы.
Работа аппарата управления,
как правило, сопровождается сложным потоком
документов. Пропускная способность всей
цепи определяется пропускной способностью
слабейшего звена (инстанции), причем оно
может оказаться на любом уровне иерархической
системы независимо от назначения инстанции
и операций, выполняемых на этом участке
работы. Например, задержка потока документов
может быть в том случае, если перегружены
работой исполнители, машинописное бюро
и др. Для укрепления слабейшего звена
необходимо предусмотреть один из вариантов
его разгрузки: ответвление потока документов
от основной цепи, введение дублеров, механизация
производимых работ.
Принцип непрерывности в документообороте
- это непрерывная подача документов на
тот уровень, где по ним принимается решение.
Данный принцип несовместим с «залеживанием»
документов, их скоплением в одной инстанции.
Во избежание возникновения таких ситуаций
рекомендуется разработка перечня документов,
не подлежащих регистрации службой делопроизводства,
когда часть поступающих документов, минуя
руководство, передается на исполнение
непосредственно в структурные подразделения.
Принцип непрерывности предполагает,
прежде всего, равномерную загрузку сотрудников
в работе с документами, требует ее устранения
или уменьшения перерывов в процессах
труда и документооборота.
Несвоевременное получение
информации, содержащейся в документе,
влечет за собой несвоевременное выполнение
работы по нему, вызывает задержку всех
последующих работ.
Принцип ритмичности документооборота
означает равномерность движения потоков
документов, подчинение наиболее приемлемому
ритму движения. Этот принцип тесно смыкается
с принципом непрерывности: движение документопотоков
не может быть ритмично, если нарушена
непрерывность движения.
Принцип параллельности означает
выполнение отдельных операций по обработке
документа в процессе его движения. Особенность
этого принципа состоит в сокращении времени
на прохождение документа. Параллельное
выполнение отдельных операций значительно
ускоряет как документооборот, так и исполнение
документа в целом.
Принцип пропорциональности
предполагает пропорциональную, равномерную
загрузку каналов движения документов.
Возможности обслуживающих подразделений
(как основных, так и вспомогательно-технических)
должны соответствовать их потребностям.
Несоблюдение данного требования может
привести к появлению «узких мест» (диспропорций)
в документообороте, когда одни каналы
перегружены, а другие - недогружены.
Одно из общих требований в
организации документооборота - экономия
в движении документов. Например, вместо
непосредственного перемещения документов
содержащуюся в них информацию передают
по телефону или другими средствами оперативной
связи.
Важным является принцип самостоятельности
и ответственности в работе с документами.
Этот принцип означает, что при всех действиях
- направлении, распределении, согласовании,
подписании и др. - необходимо строго руководствоваться
функциями организации и ее подразделений,
компетенцией работников. Выполнение
указанного правила способствует максимальному
сокращению пути движения документов,
устранению ненужных операций, при этом
освобождает руководителей учреждений
от решения второстепенных вопросов.
Превышение должностным лицом
или другим работником полномочий при
тех или иных действиях с документами
так же, как их невыполнение, приводит
к созданию излишних документов, прохождению
дополнительных инстанций, не вызываемых
деловой необходимостью, излишним согласованиям,
утверждениям и другим действиям, влияющим
на увеличение документооборота.
Значительное воздействие на
документооборот оказывает существующая
структура и функции учреждения, формы
и методы управленческой деятельности.
Поэтому оперативному прохождению и исполнению
документов помимо чисто делопроизводственных
причин препятствуют организационные
недостатки, отсутствие четкого разграничения
обязанностей между должностными лицами,
недостаточная определенность функций
некоторых учреждений и их отдельных структурных
частей.
Все рассмотренные принципы
взаимообусловлены, хотя и имеют самостоятельное
значение. Если процесс документооборота
построен на основе соблюдения данных
требований, имеются все предпосылки для
оптимизации управленческого труда и
делопроизводства.
Заключение
Система документационного
обеспечения управления предназначена
для информационно-документационного
обеспечения текущей деятельности руководства,
структурных подразделений и сотрудников
НИУ ВШЭ в процессе выполнения ими своих
функций.
Управление предприятием неизбежно
требует создания разнообразных видов
документов, без которых просто невозможно
решать задачи планирования, управления
кадрами, финансирования, бухучета, оперативного
управления. Любое управленческое решение
базируется на информации по рассматриваемому
вопросу или управляемому объекту. От
объективности, достоверности, оперативности
и полноты информации зависят своевременность
и правильность принятого решения. В свою
очередь, результатом отражения этой информации,
фактов, событий, предметов, явлений выступает
документ. В последние годы значительно
возрос интерес к рациональной организации
документационного обеспечения управленческой
деятельности, использованию современных
средств организационной и вычислительной
техники не только в государственных,
но и в коммерческих организациях. Документационное
обеспечение управленческой деятельности
организации — важнейшая функция управления,
от рациональной организации которой
зависят скорость и качество принятия
управленческих решений, а также эффективность
работы организации в целом. Рациональная
организация документационного обеспечения
управления возлагается в организации
на самостоятельную, организационно-обособленную
службу подчиненную руководителю организации,
— службу документационного обеспечения
управления (служба ДОУ). Документооборот
— важнейшая составляющая системы управления
любой организации. Поэтому любая ошибка
в системе движения документов немедленно
вызывает соответствующий сбой и в системе
управления организации в целом. Все это
приводит к такому состоянию, которое
позволяет снизить влияние человеческого
фактора и повысить управляемость организацией
как системного образования в целом.