Развитие и совершенствование информационного и документационного обеспечения деятельности региональных публичных библиотек

       В настоящее время в СОУНБ начала использоваться форма Т-2.

       Унифицированная форма № Т-10 Командировочного удостоверения была утверждена постановлением Госкомстата России от 5.01.2004 г. № 1. В настоящее время также вводится в СОУНБ.

       В командировочное удостоверение  последовательно заносятся данные: наименование организации,  номер  документа, дата составления, табельный  номер, ФИО работника, структурное  подразделение, должность, место назначение, цель командировки, срок командировки, документ, подтверждающий личность командируемого, отметки о выбытии в командировку, прибытии  в пункты назначения, выбытия из них и прибытии в место постоянной работы.

       Трудовой  договор – это юридически оформленное письменное соглашение сторон (как правило, именуемых соответственно «работодатель» и «работник») о добровольном принятии на себя конкретных обязанностей, констатирующем готовность сторон выполнять взятые обязательства в течение некоторого периода времени на вполне определенных условиях. Оформление договора производится при приеме на работу, а также в случае изменения первоначальных договорных условий (содержание служебных обязанностей, уровень заработной платы и т.п.). Типовой трудовой договор включает в себя:

       -наименование документа;

       -указание  на место и дату заключения  договора;

       -преамбула  договора (с указанием полного  и условного наименования договаривающихся  сторон);

       -базовые  условия (содержание, характер работы  и требуемый уровень квалификации  для ее выполнения);

       -указание на тип договора (по основной работе или совместительству);

       -указание  на вид договора (срочный или  бессрочный);

       -срок  действия договора;

       -продолжительность  испытания (при его наличии);

       -обязанности  работника с указанием общих  профессиональных обязанностей работника, чем они регламентируются;

       -обязанности  работодателя с указанием основных  обязанностей администрации по  созданию и обеспечению нормальных  условий труда, его оплаты и  т.п.

       -сведения  о предоставлении дополнительных  гарантий по защите трудовых прав работника;

       -сведения  об особенностях режима труда  и отдыха;

       -сведения  о величине денежного вознаграждения, порядке его выплата;

       -сведения  о порядке предоставления и  продолжительности отпуска;

       -прочие  условия по данному договору;

       -особые  условия по данному договору (условия расторжения или пересмотра условий договора);

       -условия  прекращения действия договора;

       -юридические  адреса, прочие необходимые реквизиты  договаривающихся сторон;

       -подписи  договаривающихся сторон;

       -даты  подписания договора сторонами;

       -приложения  к договору.

       Текст договора оформляется машинописным способом на листах писчей бумаги формата  А4, без малейших помарок, ошибок и  исправлений.

       В СОУНБ принята форма, рекомендованная  Министерством культуры и молодежной политики. Она содержит все необходимые пункты договора и является юридически грамотной.

       К трудовому договору, представленному  в Приложении 11 прилагается также дополнительное соглашение, оформление которого связано с принятием нового работника во время ухода сотрудника в отпуск по уходу за ребенком.

       В настоящее время резюме не используется в практике СОУНБ, его стандартная форма не разработана. В Приложении 12 предложен образец резюме. Резюме должно содержать сведения о ФИО претендента, месте жительства/регистрации, образовании, опыте работы, навыках, деловых и личностных  качествах. В резюме может указываться цель работы, а также хобби и интересы претендента. Как правило, организации сами разрабатывают и внедряют формы резюме.

       Бухгалтерская документация представлена в Приложениях 13 и 14 документами: образцы счет-фактуры, платежного поручения. В силу наличия существенных организационно-управленческих проблем сотрудники СОУНБ не предоставили других документов.

         В Приложении 15 представлен образец квитанции по оказанию платных услуг (например, ксерокопирования). Они предоставляются в бухгалтерию СОУНБ. Форма квитанции утверждена приказом Министерством финансов Российской Федерации от 26 августа 2004 г. № 70н. В квитанцию заносятся следующие данные: дата, наименование учреждения, ФИО. заказчика, наименование вида услуги/работы, источник финансирования, сумма (прописью), ФИО сотрудника-исполнителя, подписи заказчика и исполнителя. В квитанции проставлены также коды организации по ОКУД, серия ББ. Обязательно должен стоять штамп организации.

       Форма Счета-фактуры утверждена постановлением  Правительства РФ от 2 декабря 2000 № 914 (с  последующими редакциями в 2001 и 2004 гг.). Счет-фактура подписывается  руководителем организации, индивидуальным предпринимателем, главным бухгалтером. В счет-фактуру вносятся данные о:

       -продавце (в данном случае это СОУНБ);

       -адрес  продавца;

       -ИНН  (идентификационный номер продавца);

       -грузоотправитель  и его адрес;

       -грузополучатель  и его адрес;

       -принадлежность (отношение счета-фактуры) к платежно-расчетному  документу;

       -покупатель;

       -адрес  покупателя;

       -ИНН  покупателя.

       В табличной форме вводятся  данные о наименовании товара/услуг, единицах измерения, количестве, цене (тарифе) за единицу измерения, стоимости товаров/услуг, налоговой ставке, сумме налога, стоимость товара/услуги, стране происхождения, номере таможенной декларации.

       Платежно-расчетным документом является платежное поручение. Оно подписывается руководителем организации и главным бухгалтером. Содержит сведения о получателе (ИНН, наименовании учреждения/организации), банке получателе, расчетных счетах, заказчике, плательщике. Также указываются наименование товаров/услуг, единицы измерения, количество, цена (в рублях), сумма (в рублях). Прописью должна быть внесена фраза «Всего к оплате: 000рублей 00копеек». Указывается также НДС.

       Большое значение в библиотеках придается  плановой и учетно-отчетной документации. В ходе реализации функции планирования осуществляется разработка системы мероприятий, которые фиксируют в планах. В библиотеке создаются различные планы:

       -по степени директивности (обязательности выполнения): планы прогнозные и директивные;

       -по  сроку действия: перспективные и  текущие планы  (годовой, квартальный,  месячный);

       -по  объему планируемой работы: план  библиотеки, план структурного подразделения,  индивидуальный план сотрудников.

       План  может быть универсальным, т.е. охватывающим работу библиотеки в целом, или тематическим, отражающим только одно направление  ее деятельности. Все планы призваны обеспечить в совокупности планомерность  и согласованность развития библиотеки и должны быть приведены в систему, обеспечивающую непрерывную работу по планам и исключающую их дублирование.

       Принципиальная  модель системы планов работы библиотеки включает:

       -перспективный  план библиотеки;

       -годовой  план библиотеки;

       -квартальные планы структурных подразделений;

       -индивидуальные  месячные планы сотрудников библиотеки.

       Перспективный (стратегический) план – это совокупность конкретных установок по развитию ресурсной  базы и основной деятельности. Его  основное назначение – раскрыть на будущее (как правило, на 5 лет) основные направления деятельности коллектива, обозначить динамику основных показателей. Структура плана может включать несколько частей:

       1.Характеристика  наиболее важных целей, которые  предстоит реализовать в плановый  период, исходя из объективных условий;

       2.Меры  по достижению целей;

       3. Ресурсное обеспечение;

       4.Совершенствование  организационной структуры, мероприятий  по комплектованию, социальному  развитию коллектива.

       Стратегический  план может подкрепляться комплексом программ и планов-проектов, бизнес-планом.

       Годовой план библиотеки – основной  и  обязательный документ для всех библиотек. В годовой план работы библиотеки целесообразно включать лишь основные, то есть главные направления ее деятельности, которые являются общими для всех подразделений библиотеки или требуют координации и кооперирования их деятельности.

       Примерная структура годового плана библиотеки может быть следующей:

       1.Основные  задачи;

       2.Свод  главных цифровых показателей  по основным направлениям деятельности;

       3.Формирование  фонда и его отражение в  справочном аппарате;

       4.Мероприятий  по привлечению читателей, потребителей, совершенствованию их обслуживания, по пропаганде библиотеки.

       5.Организационная  и методическая деятельность  в помощь самой библиотеке  и другим библиотекам;

       6.Развитие  материально-технической и технологической  базы;

       7.Доходы и расходы, мероприятия по укреплению финансовой базы, экономному и эффективному использованию ресурсов;

       8. Социальное развитие коллектива, повышение квалификации кадров;

       9.Меры по совершенствованию управления библиотекой.

       Разделы плана могут быть раскрыты в текстовой, таблично-цифровой и смешанной формах.

       Помимо  годовых комплексных планов могут  быть составлены также планы на отдельные  направления работы – планы коммерческой деятельности,  проведения социологических, маркетинговых исследований, подготовки и проведения юбилейных мероприятий и т.д. При необходимости могут составляться планы, рассчитанные на более короткие периоды времени (квартал, месяц). В практике планирования также используются индивидуальные планы. По усмотрению администрации библиотеки они могут составляться всеми работниками или отдельными структурными подразделениями.

       На  основе утвержденного годового плана  библиотеки дорабатываются предплановые наметки годового плана в каждом структурном подразделении. Форма плана унифицирована. Он включает краткую вводную часть, количественные показатели по основным направлениям работы структурного  подразделения. Обобщенный перечень мероприятий. Процесс разработки годового плана структурного подразделения включает расчет годового фонда рабочего времени и составление сметы его расхода, чтобы было обеспечено выполнение заданного объема работ. Трудозатраты на все работы не должны превышать годовой фонд рабочего времени.

       Для анализа были отобраны план работы отдела редких книг (ОРК), план работы отдела развития и инноваций, план работы Информационно-библиографического отдела.

       Наиболее  логично, продумано составлен план работы ОРК (см. Приложение 16). ОРК – старейшее структурное подразделение СОУНБ, его длительный период возглавляет одни руководитель (А.М. Колядина), коллектив отдела стабилен и работа отдела четко поставлена. План разбит на разделы (всего 12):

       1.Указание  ставок и  перечень должностей  сотрудников отдела с указанием  разрядов и ставок;

       2.Распределение  бюджета рабочего времени на  конкретный  период (I квартал 2004 г.) между сотрудниками (ФИО, должность, виды деятельности) в форме таблицы;