Развитие и совершенствование информационного и документационного обеспечения деятельности региональных публичных библиотек

      В связи с реорганизацией Центра правовой информации и Патентно-технического отдела в  Центр правовой и патентно-технической информации необходимо создавать новое положение о структурном подразделении, учитывая что новая структура фактически состоит из двух самостоятельных подразделений (по правилам на каждое подразделение разрабатываются самостоятельные положения). Рекомендуем переработать новое Положение о структурном подразделении с учетом принятых правил.

      Должностная инструкция – правой акт, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы. Должностные инструкции играют организационную, регламентирующую и регулирующую роль. Они позволяют обеспечить четкое разграничение обязанностей и прав между работниками, исключить параллелизм в выполнении отдельных работ, позволяют обеспечить взаимосвязь в работе сотрудников, занимающих различные должности. При разработке должностных инструкций необходимо обеспечить единый подход к их построению, формулировке содержания разделов, последовательности их изложения.

      Должностные инструкции разрабатываются на все  должности, которые предусмотрены  штатным расписанием, кроме должности  руководителя подразделения, деятельность которого регламентирует положение о подразделении. Должностная инструкция оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами являются: наименование организации, гриф утверждения, название вида документа и заголовок к тексту, место составления, подпись. После утверждения на подлиннике должностной инструкции работник проставляет ознакомительную визу: С инструкцией ознакомлен, дата, подпись.

      Текст должностной инструкции состоит  из разделов:

      1.Общие  положения;

      2.Должностные  обязанности;

      3.Права;

      4.Ответсвенность;

      5.Взаимоотношения.

      В Приложениях 4 и 5 предложены Должностные инструкции сотрудников Центра правовой информации.

      Они также написаны в кратком варианте и включают разделы:

      1.Общие  положения

      2.Должностные  обязанности

      3.Права

      4.Ответственность.

      Отсутствует раздел 5, не указано место составления.

      Директор  библиотеки издает следующие виды распорядительных документов:

      -приказ;

      -распоряжение;

      -указание.

      Приказ – правовой акт, издаваемы единолично руководителем организации в целях разрешения организационных, финансовых, кадровых и иных вопросов их деятельности. Приказы издаются по вопросам основной деятельности и по личному составу. Проекты приказов по основной деятельности по поручению руководителя организации разрабатываются руководителями структурных подразделений с привлечением ведущих специалистов или в инициативном порядке согласовываются с руководством организации.

      Заголовок является обязательным реквизитом приказа, он должен отвечать на вопрос «о чем?». Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Распорядительная часть приказа начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается прописными буквами без разрядки с новой строки с абзаца.

      При составлении приказа необходимо:

      -увязывать  содержащиеся в нем предложения  с ранее изданными по данному вопросу документами во избежание повторений или противоречий;

      -излагать  текст кратко, последовательно, четко,  не допуская возможности его  двоякого толкования;

      -намечать  конкретных исполнителей и реальные  сроки исполнения поручений;

      -обеспечивать юридически правильное (однозначное) написание  упоминаемых  в нем наименований ведомств, предприятий, организаций, должностей;

      -указывать  структурные подразделения и  должностных лиц, на которых  возлагается контроль за исполнением  приказа;

      -соблюдать сроки подготовки проектов приказов, установленный руководством  организации;

      -указывать  акты, подлежащие отмене или утратившие  силу.

      При большом объеме текста в проекте  приказа излагаются лишь основные вопросы, остальной текст – в приложениях  к приказу.

      Основные реквизиты приказа: наименование организации, вид документа (приказ), дата, номер приказа, место составления, заголовок, текст (констатирующая и распорядительная части), подпись.

      Анализ  приказа № 170 СОУНБ (см.  Приложение 6) показывает, что есть определенные нарушения при его составлении. Номер приказа располагается рядом с видом документа (приказ № 170), отсутствует заголовок приказа (обязательный реквизит), не указано место составления (г. Самара). Претензий к тексту приказа нет – он точен и понятен.

      Распоряжение  – это правовой акт, издаваемый руководителем  учреждения, действующим единолично. Правом издавать  распоряжения могут  наделяться заместители руководителя учреждения по вопросам их компетенции, руководители структурных подразделений, главные специалисты (главный бухгалтер и др.). В Приложении не представлено образцов распоряжений по СОУНБ.

      В состав первичных  учетных документов согласно ГОСТ 7.35-81 «Библиотечная документация. Первичные учетные документы. Требования к оформлению бланков» (54) входят:

   -инвентарная  книга;

   -лист  актового учета библиотечного  фонда;

   -карточка  учета библиотечного фонда;

   -карточка  учета журнала;

   -карточка  учета газеты;

   -карточка  регистрации читателя;

   -карточка  регистрации абонента межбиблиотечного  абонемента (МБА);

   -карточка  регистрации абонемента заочного  библиотечного абонемента;

   -формуляр  читателя;

   -книжный  формуляр;

   -листок  читательского требования;

   -контрольный  листок.

   ГОСТ  устанавливает размеры данных документов, количество страниц, число строк, тип  бумаги и т.п.

      Инвентарная книга предназначена для индивидуального  учета произведений печати и других документов, поступивших в фонд библиотеки или выбывших из него, а также для контроля за их сохранностью.

        Лист актового учета библиотечного  фонда предназначен для индивидуального  учета произведений печати и  других документов, поступивших  в фонд библиотеки или выбывших из него, а также для контроля за сохранностью фонда и служит сопроводительным документом при их передаче из одного структурного подразделения в другое.

      Карточка  учета библиотечного фонда предназначена для индивидуального учета произведений печати и других документов, поступивших в фонд библиотеки или выбывших из него, а также для контроля за их сохранностью.

      Карточка  учета журнала предназначена  для учета номеров журнала, контроля за их поступлением и сохранностью.

      Карточка  учета газеты предназначена для  учета номеров газеты, контроля за их поступлением и сохранностью.

      Карточка  регистрации читателя предназначена  для учета читателя библиотеки и  анализа сведений о нем.

      Карточка  регистрации абонента МБА и карточка регистрации абонента заочного библиотечного  абонемента предназначены для учета абонентов и анализа сведений о них.

      Формуляр  читателя предназначен для учета  читателя библиотеки, контроля и учета выданных ему и возвращенных им произведения печати и других документов и анализа чтения.

      Листок  читательского  требования предназначен для поиска и выдача произведения печати и другого документа, учета и анализа запросов и отказов.

      Контрольный листок предназначен для учета посещений  читателем подразделений библиотеки, контроля за выданным и возращенным произведениями печати и другими документами.

      В приложениях 7 и 8 представлены формуляр читателя и листок читательских требований. В СОУНБ используется стандартный формуляр, рекомендованный ГОСТ. В формуляре должны отражаться данные о ФИО читателя, годе рождения, национальности, образовании, профессии, учебном заведении (для учащихся), домашнем адресе читателя, телефоне, паспорте, времени записи в библиотеку. Формуляр включает фразу «Правила библиотеки знаю и обязуюсь выполнять». Формуляр подписывается читателем.

      Листок читательского требования включает данные:

      -ФИО  читателя;

      -даты  заказа/обращения;

      -номер  читательского билета

      -инвентарный  номер, шифр заказываемого документа;

      -автор  документа;

      -заглавие  документа;

      -год  издания документа;

      -место  издания документа;

      -№№  журнал

      -подпись  читателя

      -причина  отказа 

      Особенность требования заключается в том, что  сведения дублируются.

      Перечисленные первичные учетные формы являются главной специфической документацией  библиотекой. Ведение их в соответствии с ГОСТ обязательно.

   Кадровая документация включает:

• штатное расписание;
• положение о персонале библиотеки;
• трудовой договор;
• приказ /распоряжение/ о приеме, переводе, прекращении трудового договора;
• книга  учет движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
• личная карточка;
• командировочное удостоверение;
• анкета;
• справка с места работы;
• заявление о приеме на работу;
• доверенность на получение материальных ценностей и др.

       В Приложении  9, 10, 11 из кадровых документов представлены образцы личной карточки работника, командировочного удостоверения, трудового договора.

       Унифицированная форма № Т-2 Личной карточки работника  утверждена постановлением Госкомстата  России от 05.01.2004 № 1. Она включает в  себя обширный перечень сведений и является формой первичного кадрового учета.

       В Личной карточке работника  фиксируются сведения:

       -общего  характера (дата составления,  табельный номер, идентификационный  номер налогоплательщика, номер  страхового свидетельства государственного  пенсионного страхования, алфавит,  характер работы, вид работы (основная, по совместительству), пол);

       -персонального  характера (ФИО, дата рождения, место рождения, гражданство, знание  иностранного языка, образование, послевузовское профессиональное образование, профессия, стаж работы, состояние в браке, состав семьи, паспорт, адрес места жительства, дата регистрации по месту жительства, сведения о воинском учете, приме на работу и перевод на другую работу, аттестация, повышение квалификации, профессиональная переподготовка, награды, отпуск, социальные льготы, дополнительные сведения, основания прекращения трудового договора и др.).