Развитие и совершенствование информационного и документационного обеспечения деятельности региональных публичных библиотек

       -создание  основ для обеспечения координации и кооперации региональных библиотек (функция региональной библиотечной политики).

       В советский период управленческие функции  по отношению к сети публичных  библиотек (тогда – сети государственных  массовых библиотек) выполняло Министерство культуры Российской Федерации, в силу чего эту сеть называли сетью библиотек Министерства культуры Российской Федерации. В настоящее время Министерство выполняет по отношению к публичным библиотекам функции, прежде всего, центра координации, инициирующего разработку и реализацию общероссийских библиотечных программ и проектов, осуществление которых способствует достижению взаимодействия публичных библиотек и библиотек различных систем и ведомств.

       Во  всем мире публичные библиотеки, согласно Манифесту ЮНЕСКО о публичных библиотеках (1994 г.) выполняют важные социальные функции, направленные на сокращение цифрового, образовательного, культурного неравенства: информационную; культурную; образовательную.

       Манифест  провозгласил публичную библиотеку – активной силой в сфере образования, культуры и информации, существенным фактором в культивировании идей мира и духовности в сознании мужчин и женщин. Публичная библиотека служит информационным центром для обслуживания района, обеспечивая пользователям оперативный доступ к всевозможным знаниям и информации. Обслуживание в публичной библиотеке строится на принципе равенства доступа для всех независимо от возраста, расы, пола, вероисповедания, национальности, языка или общественного положения. Необходимо предоставлять особые виды услуг  и документов тем потребителям, которые по какой-либо причине не могут пользоваться обычными услугами или документами, например, представителям языковых меньшинств, инвалидам или лицам, находящимся в больнице или местах заключения. Необходимо, что фонды и услуги публичных библиотек содержали, наряду с традиционными видами документов, всевозможные подходящие носители информации и современные технологии. Фонды публичных библиотек не должны подвергаться никакой идеологической, политической или религиозной цензуре или зависеть от коммерческих факторов (25).

       Манифест  зафиксировал также ряд функций  публичных библиотек:

       -создание  и закрепление навыков чтения  у детей с самого раннего  возраста;

       -содействие  систематическому образованию всех  уровней, равно как и самообразованию;

       -обеспечение  возможностей для творческого  развития личности;

       -развитие  воображения и творческого начала  у детей и молодежи;

       -приобщение  людей к культурному наследию  и развитие в них способности  воспринимать искусство, научные  достижения и новшества;

       -обеспечение доступа к культурным проявлениям всех исполнительских видов искусства;

       -развитие  диалога между культурами и  поощрение культурной самобытности;

       -поддержка  устной традиции;

       -обеспечение  доступа граждан ко всем видам  муниципальной информации;

       -предоставление надлежащего информационного обслуживания местным предприятиям, объединениям и группам по интересам;

       -помощь  в овладении информационной и  компьютерной грамотностью;

       -поддержка  и участие в осуществлении  мероприятий и программ развития  грамотности, ориентированных на все возрастные группы, а при необходимости и организация таких программ.

       В разной степени все публичные  библиотеки организовывают свою деятельность по вышеперечисленным направлениям.

       Качество  библиотечно-информационного обслуживания, высокая степень удовлетворенности пользователей публичной библиотеки зависит также от решения организационно-управленческих проблем. Управление публичной библиотекой – это деятельность, направленная на обеспечение функционирования библиотеки, повышение эффективности ее работы и развитие в соответствии с меняющимися потребностями пользователей и условиями внешней среды. Особое внимание в процессе управления библиотекой следует уделять разработке миссии и целей библиотечного учреждения, функциям и методам управления, кадровому менеджменту, вопросам организационного проектирования, управлению хозяйственно-производственных аспектов деятельности и т.п. (64).

       Основные  задачи управления публичной библиотекой:

       -обеспечение  успешного выполнения плановых  заданий по всем количественным и качественным показателям;

       -создание  условий для непрерывного технического  совершенствования процессов работы  библиотеки и отделов на базе  внедрения информационных технологий, новой техники, прогрессивных  методов организации производства;

       -неуклонное  повышение производительности труда  за счет выявление и использования внутрипроизводственных резервов;

       -улучшение  культуры и качества обслуживания  читателей;

       -мобилизация  инициативы сотрудников, воспитание  их в духе творческого отношения  к труду;

       -повышение  квалификации кадров;

       -координация  работы с библиотеками других  систем и ведомств;

       -внедрение  прогрессивных форм и методов  обслуживания читателей;

       -создание  единых справочно-информационных  фондов;

       -совершенствование  и развитие массовых и индивидуальных форм воспитательной работы;

       -внедрение  НОТ, прогрессивных форм учета  и нормирования труда;

       -управление  процессом обслуживания, организация  дифференцированного обслуживания  читателей;

       -внедрение  открытого доступа к фондам;

       -улучшение  научно-методической деятельности и др.

       Управление  библиотекой означает также реализацию функций управления. Функции управления – это специализированные виды управленческой деятельности, представляющие различные направления воздействия на управляемый объект. Специалисты подразделяют функции управления на общие/основные, специфические и внутренние. К основным функциям управления относят планирование, организацию, мотивацию, контроль, координацию, а также прогнозирование, регулирование, учет. Прогнозирование представляет собой определенную систему вероятностной оценки характера изменений целей и путей развития объекта управления в сопровождении с материальными ресурсами организации (создаются прогнозы развития, сценарии развития) (7). Планирование является центральной функцией управления. В ходе ее реализации осуществляется разработка системы мероприятий, в которой конкретно определяются цели и задачи, пути их достижения, плановые показатели работы библиотеки и ее подразделений на календарный период (создается система планов). Функция учета заключается в наблюдении, измерении и фиксации всех процессов деятельности библиотеки в установленных формах. Благодаря функции учета и отчетности органы управления обеспечиваются информацией, необходимой для принятия управленческих решений и контроля за их осуществлением. В библиотеках существуют три вида учета – оперативный, статистический и бухгалтерский. Контроль – это функция управления, которая заключающаяся в сравнении фактического состояния библиотеки (подразделения) с предусмотренными (поставленными) целями, плановыми заданиями, нормами и т.п. и в проверке исполнения решений. Контрольные полномочия руководителей всех уровней управления, а также коллегиальных органов четко распределяются и закрепляются в соответствующих документах (уставе, положениях о структурных подразделениях и коллегиальных органах, должностных инструкциях руководителей). Организация как функция управления включает в себя управленческую деятельность по организации работы библиотеки, организации труда коллектива, организации управления. Организация работы библиотеки – это деятельность субъекта управления, направленная на обеспечение функционирования библиотеки и достижения оптимальных результатов в ее работе. Она включает определение оптимальной структуры библиотеки, построение библиотечных технологических процессов, обеспечение библиотеки ресурсами (кадрами, финансами, материально-технической базой и др.). Организация труда в библиотеке – это комплекс мероприятий, обеспечивающих рациональное упорядочение деятельности библиотечных работников. Она должна осуществляться как НОТ, внедрение которой представляет собой реализацию комплекса организационных, технико-экономических, социально-психологических и санитарно-гигиенических мероприятий, обеспечивающих улучшение условий библиотечного труда и его эффективности. Организация управления – это целесообразное построение системы управления в соответствии с потребностями упорядочения совместного труда в библиотеке. Координация – это функция управления, заключающаяся в согласовании по целям и срокам действий. Осуществление этой функции означает согласованное разделение библиотечных ресурсов, объемов и видов работ между работниками, подразделениями и библиотеками для устранения дублирования. Основными формами координации являются: координация планов работы, соглашения, совместное планирование, то есть составление планов согласования мероприятий, работ по целям, срокам, исполнителям (координационных планов). Функция регулирования заключается в поддержании уровня работы, отдельного процесса в заданном режиме, определяемом регламентирующими документами, и ликвидации отклонений от них. Такими документами являются устав, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции и другие нормативные документы (59, 64).

       Специфические (конкретные) функции – это объективно необходимые, исторически обусловленные, специализированные виды управленческой деятельности, обособленные в процессе разделения и специализации труда. К ним относят административные (общее линейное руководство и др.), экономические (организация труда и заработной платы), коммерческие (продвижение продуктов и услуг), технико-технологические (технологическое обеспечение процесса создания продуктов и услуг), социальные (подбор, расстановка и повышение квалификации персонала) функции. Внутренние функции управления включают сбор (поиск) управленческой информации, передачу информации, обработку информации, анализ информации. Эти функции реализуются в информационной среде и предусматривают использование технологий работы с информацией (65).

       В настоящее время специалисты  детализируют и уточняют функции  управления для конкретной организации, в том числе и для библиотек. Так, В.Г. Дригайло среди специфических функций библиотек выделяет функции организации комплектования фондов, функции научной обработки документов и организации каталогов, функции организации, хранения, пропаганды и использования фондов, функции справочно-библиографической и информационной деятельности, научно-методическую и исследовательскую функции. Именно эти функции, по мнению автора, способны раскрыть специфику деятельности библиотечного учреждения. 

      1.2 Информационное и  документационное  обеспечение деятельности публичной библиотекой 

      Обеспечение деятельности библиотеки рассматривается  как комплексной понятие и включает обеспечение правовое, информационное, документационное, нормативное, технологическое, хозяйственное (14). Максимально успешно вопросы организации и контроля обеспечения деятельности библиотеки можно решать только на административном уровне, что заставляет делать акцент на управление библиотекой. С позиций системного подхода система управления библиотеки также представляет собой совокупность различных подсистем, а именно организационной, кадровой, информационной, документационной, нормативной, технологической (51). Рассмотрим вопросы, связанные с информационным и документационным обеспечением деятельности публичной библиотеки.

      Документационная  подсистема управления / или документационное обеспечение деятельности библиотеки / исторически сформировалась вперед информационной подсистемы. Документационное обеспечение управления подразумевает разработку используемых систем документации, организацию процесса документирования, документооборота, текущего и архивного хранения документов, организацию работы службы документационного обеспечения управления (ДОУ).

      Создание  документационной подсистемы управления является сложным процессом, связанным  с составлением предварительного перечня  документов, определением предварительных  реквизитов документов, формированием макетов документов, разработкой схем документооборота, разработкой рабочих форм документов, формированием рабочих форм документов с наполнением их типовыми трафаретными текстами, стандартной информацией (51). Перечень документов любой организации создается исходя из функций управления, конкретных направлений деятельности и видов работ. По функции планирование в качестве основных документов выступают планы. Принципиальная модель системы планов библиотеки включает: перспективный план библиотеки, годовой план библиотеки, квартальные планы структурных подразделений, индивидуальные месячные планы сотрудников библиотеки. По функции организация в качестве основных документов выступают графики и технологическая документация. По функции координация в качестве документов выступают только специальные координационные планы. По функции регулирование специальных документов не разрабатывается, а используется графиковая организационно-технологическая документация. По функции учет /отчет/ составляются все виды учетной /отчетной/ документации, соответствующие плановым документам, а также все виды первичной документации бухгалтерского учета. Формы статистической отчетности библиотек утверждаются Госкомстатом России по согласованию с Министерством культуры и массовых коммуникаций. Основным видом отчетности библиотеки является годовой отчет. Библиотеки составляют отчеты двух видов – статистический и информационный (текстовый). Годовой статистический отчет (форма № 6-нк) составляется на основе данных учета в двух экземплярах – одни остается в библиотеке, а другой представляется учредителю (районному, городскому или окружному органу культуры не позднее 10 января). Местный орган культуры представляет сводные данные органу управления культуры в республике, крае, области и городе федерального значения не позднее 20 января. Орган управления культуры предоставляет сводные данные Министерству культуры России и органу государственной статистики по месту, установленному территориальным органом Госкомстата России в республике, крае, области, городе федерального значения, не позднее 25 февраля. Министерство культуры и массовых коммуникаций предоставляет сведения Госкомстату России по согласованной программе и срокам. Информационный отчет представляет собой всесторонний анализ деятельности библиотеки. Он содержит объективные данные, конкретные примеры и аналитическую информацию. Схема информационного отчета рекомендуется методическими центрами и соответствует структуре годового плана. По функции контроль могут составляться различные графики, карты контроля. Формой контроля соответствия профессиональной подготовки и способности работников выполнять свои служебные обязанности является аттестация (создаются документы оп аттестации) (12, 64, 59).