Документационное обеспечение

ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"  
 

Предисловие 

1. Разработан  Всероссийским научно-исследовательским  институтом документоведения и  архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной  архивной службы России. 

Внесен Федеральной  архивной службой России. 

2. Принят и  введен в действие Постановлением  Госстандарта России от 27 февраля  1998 г. N 28. 

3. Введен впервые 

ИПК Издательство стандартов, 1998 

Настоящий стандарт не может быть полностью или частично воспроизведен, тиражирован и распространен в качестве официального издания без разрешения Госстандарта России.

Введение 

Установленные в стандарте термины расположены  в систематизированном порядке, отражающем терминологическую систему  понятий в области делопроизводства и архивного дела. 

Для каждого  понятия установлен один стандартизованный  термин. 

Недопустимые  к применению термины-синонимы приведены  в круглых скобках после стандартизованного термина и обозначены пометой "Ндп". 

Термины-синонимы без пометы "Ндп" приведены  в качестве справочных данных и не являются стандартизованными. 

Заключенная в  круглые скобки часть терминов может  быть опущена при использовании  термина. 

Наличие квадратных скобок в терминологической статье означает, что в нее включены два  термина, имеющие общие терминоэлементы. 

В алфавитном указателе  данные термины приведены отдельно с указанием номера статьи. 

Приведенные определения  можно при необходимости изменить, вводя в них производные признаки, раскрывая значения используемых в  них терминов, указывая объекты, входящие в объем определяемого понятия. Изменения не должны нарушать объем и содержание понятий, определенных в данном стандарте. 

Стандартизованные термины набраны полужирным шрифтом, их краткие формы, представленные аббревиатурой, - светлым, а синонимы - курсивом.

1. Область применения 

Настоящий стандарт устанавливает термины и определения  понятий в области делопроизводства и архивного дела. 

Термины, установленные  настоящим стандартом, обязательны  для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.

2. Стандартизованные  термины

2.1. Общие понятия. 

1) делопроизводство: документационное обеспечение управления: Отрасль деятельности, обеспечивающая  документирование и организацию  работы с официальными документами 

2) архивное дело: Отрасль деятельности, обеспечивающая организацию хранения и использования архивных документов 

3) документ: документированная  информация: Зафиксированная на  материальном носителе информация  с реквизитами, позволяющими ее  зафиксировать 

4) внешние признаки документа: Признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления 

5) носитель документированной  информации: Материальный объект, используемый  для закрепления и хранения  на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде 

6) изобразительный  документ: Документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения  какого-либо объекта 

7) графический  документ: Изобразительный документ, в котором изображение документа получено посредством линий, штрихов, светотени 

8) аудиовизуальный  документ: Документ, содержащий изобразительную  и звуковую информацию 

9) кинодокумент: Изобразительный или аудиовизуальный  документ, созданный кинематографическим  способом 

10) фотодокумент: Изобразительный документ, созданный  фотографическим способом 

11) иконографический  документ: Документ, содержащий преимущественно  изображение произведения искусства,  специальной или художественной  фотографии 

12) фонодокумент: Документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи 

13) текстовый  документ: Документ, содержащий речевую  информацию, зафиксированную любым  типом письма или любой системой  звукозаписи 

14) письменный  документ: Текстовый документ, информация которого зафиксирована любым типом письма 

15) рукописный  документ: Письменный документ, при  создании которого знаки письма  наносят о руки 

16) машинописный  документ: Письменный документ, при  создании которого знаки письма  наносят техническими средствами 

17) документ на  машинном носителе: Документ, созданный  с использованием носителей и  способов записи, обеспечивающих  обработку его информации электронно-вычислительной  машиной 

18) видеограмма  документа: Изображение документа  на экране электронно-лучевой трубки 

19) беловой документ: Рукописный или машинописный  документ, текст которого переписан  с чернового документа или  написан без помарок и исправлений 

20) черновой документ: Рукописный или машинописный  документ, отражающий работу автора  или редактора над его текстом 

21) автор документа:  Физическое или юридическое лицо, сделавшее документ 

22) документ личного  происхождения (Ндп. личный документ): Документ, созданный лицом вне  сферы его служебной деятельности  или выполнения общественных  обязанностей 

23) официальный  документ: Документ, созданный юридическим  или физическим лицом, оформленный  и удостоверенный в установленном  порядке 

24) служебный  документ: Официальный документ, используемый  в текущей деятельности организации 

25) юридическая  сила документа: Свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления 

26) подлинный  документ: Документ, сведения об  авторе, времени и месте создания  которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения 

27) подлинник  (официального) документа: Первый  или единичный экземпляр официального 

28) дубликат документа:  Повторный экземпляр подлинника  документа, имеющий юридическую силу 

29) копия документа:  Документ, полностью воспроизводящий  информацию подлинного документа  и все его внешние признаки  или часть их, не имеющий юридической  силы 

30) заверенная  копия документа: Копия документа,  на которой в соответствии  с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу 

31) дублетный  документ: Один из экземпляров  копии документа

2.2. Делопроизводство

2.2.1.Документирование  

32) документирование: Запись информации на различных  носителях по установленным правилам 

33) правила документирования: Требования и нормы, устанавливающие  порядок документирования 

34) система документации: Совокупность документов, взаимосвязанных  по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению 

35) унифицированная  система документации; УСД: Система  документации, созданная по единым  правилам и требованиям, содержащая  информацию, необходимую для управления  в определенной сфере деятельности 

36) вид письменного  документа: Принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения 

37) наименование  документа: Обозначение вида письменного  документа 

38) организационно-распорядительный  документ: Вид письменного документа,  в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц 

39) реквизит документа: Обязательный элемент оформления официального документа 

40) постоянная  часть реквизита документа: Неизменяемая  часть реквизита документа, содержащаяся  в бланке документа, наносимая  при его изготовлении 

41) переменная  часть реквизита документа: Изменяемая часть реквизита документа, вносимая в бланк документа при его заполнении 

42) формуляр документа:  Набор реквизитов официального  письменного документа, расположенных  в определенной последовательности 

43) формуляр-образец  документа: Модель построенная документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты 

44) бланк документа:  набор реквизитов, идентифицирующих  автора официального письменного  документа 

45) унифицированная форма документа; УФД: Совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации 

46) служебное  поле унифицированной формы документа:  Зона унифицированной формы документа, предназначенная для закрепления ее в технических средствах хранения документов, а также нанесения специальных изображений 

47) зона унифицированной  формы документа: Часть площади  унифицированной формы документа  установленного размера, предназначенная для заполнения определенными реквизитами 

48) табель унифицированных  форм документов: Перечень разрешенных  к применению унифицированных  форм документов 

49) оформление  документа: Проставление необходимых  реквизитов, установленных правилами документирования 

50) подпись: Реквизит  документа, представляющий собой  собственноручную роспись полномочного  должностного лица 

51) гриф ограничения  доступа к документу: Реквизит  официального документа, свидетельствующий  об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа 

52) гриф согласования: Реквизит официального документа,  выражающий согласие учреждения  или его органа, не являющегося  автором документа, с его содержанием 

53) гриф утверждения:  Реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию 

54) дата официального  документа: Реквизит официального  документа, содержащий указанное  на документе время его создания  и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования 

55) заголовок  официального документа: Реквизит  документа, кратко излагающий  его содержание 

56) виза официального  документа: Реквизит документа,  выражающий согласие или несогласие  должностного лица с содержанием  документа 

57) резолюция  документа: Реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение 

58) текст официального  документа: информация, зафиксированная  любым типом письма или любой  системой звукозаписи, заключающая  в себе всю или основную  часть речевой информации документа

2.2.2 Организация  работы с документами 

59) организация  работы с документами: Организация  документооборота, хранения и использования  документов в текущей деятельности  учреждения