Документационное обеспечение

60) документооборот:  Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления 

61) объем документооборота: Количество документов, поступивших  в организацию и созданных  ею за определенный период 

62) входящий документ; поступивший документ: Документ, поступивший в учреждение 

63) исходящий  документ; отправляемый документ: Официальный  документ, отправляемый из учреждения 

64) внутренний  документ: Официальный документ, не  выходящий за пределы подготовившей  его организации 

65) регистрация  документа: Запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения 

66) регистрационный  индекс документа; регистрационный  номер документа: Цифровое или  буквенно-цифровое обозначение,  присваиваемое документу при  его регистрации 

67) контроль исполнения  документов: Совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение  документов 

68) срок исполнения  документа: Срок, установленный нормативно-правовым  актом, организационно-распорядительным  документом или резолюцией 

69) типовой срок  исполнения документа: Срок исполнения  документа, установленный нормативно-правовым  актом 

70) индивидуальный  срок исполнения документа: Срок  исполнения документа, установленный  организационно-распорядительным документом  организации или резолюцией 

71) дело: Совокупность  документов или документ, относящихся  к одному вопросу или участку  деятельности, помещенных в отдельную  обложку 

72) формирование  дела: Группирование исполненных  документов в дело в соответствии  с номенклатурой дел и систематизаций документов внутри дела 

73) оформление  дела: Подготовка дела к хранению  в соответствии с установленными  правилами 

74) заголовок  дела: Краткое обозначение сведений  о составе и содержании документов  в деле 

75) номенклатура  дел: Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке 

76) индекс дела; номер дела: Цифровое и/или буквенно-цифровое  обозначение дела в номенклатуре  дел организации, наносимое на  его обложку

2.3. Архивное  дело

2.3.1. Организация  документов Архивного фонда Российской  Федерации  

77) архив (Ндп.  архивохранилище): Организация или  ее структурное подразделение,  осуществляющее приме и хранение  архивных документов с целью  использования 

78) архивохранилище (Ндп. архив): Специально оборудованное помещение для хранения архивных документов 

79) профиль архива: Установленный для архива состав  для документов, подлежащих хранению 

80) архивный документ: Документ, сохраняемый или подлежащий  сохранению в силу его значимости для общества и равно имеющий ценность для собственника 

81) архивный фонд: Совокупность архивных документов, исторических и/или логически  связанных между собой 

82) Архивный фонд  Российской Федерации: Совокупность  документов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение, отражающих материальную и духовную жизнь народов страны и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации 

83) государственная часть Архивного фонда Российской Федерации: Архивные фонды и архивные документы, являющиеся государственной или муниципальной собственностью 

84) негосударственная  часть Архивного фонда Российской  Федерации: Архивные фонды и  архивные документы, являющиеся собственностью негосударственных юридических лиц, собственностью физических лиц и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании соглашения (договора) с собственником после экспертиза их ценности 

85) объединенный  архивный фонд (Ндп. групповой архивный фонд, комплексный архивный фонд): Архивный фонд, сформированный из документов двух или более фондообразователей, имеющих между собой исторически обусловленные связи 

86) архивный фонд  личного происхождения: Архивный  фонд, состоящий из архивных документов, образовавшихся в жизни и деятельности физического лица, семьи, рода 

87) архивная коллекция:  Совокупность документов, образовавшаяся  в деятельности различных фондообразователей  и объединенных по одному или  нескольким признакам 

88) комплектование архива: Систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством 

89) источник комплектования: Юридическое или физическое лицо, чьи документы поступают или  могут поступить на хранение  в архив 

90) документальный  фонд: Совокупность документов, образующихся  в деятельности юридического  или физического лица 

91) фондообразователь:  Юридическое или физическое лицо, в деятельности которого образуется  документальный фонд 

92) фондирование  документов: Распределение документов по архивным фондам и архивным коллекциям 

93) ценность архивного  документа: Свойства архивного  документа, обуславливающие его  культурное, научное, экономическое,  политическое значение 

94) запретная  дата документа: Дата, означающая, что документы, возникшие ранее ее, экспертизе их научной и практической ценности не подвергаются и уничтожению не подлежат 

95) экспертиза  ценности документа: Отбор документов  на государственное хранение  или установление сроков их  хранения на основе принятых критериев 

96) перечень документов  со сроками хранения: Систематизированный  список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания  о сроках их хранения 

97) выборочный  прием документов на постоянное  хранение: Прием на постоянно  хранение отдельных видов документов организаций или всех ценных документов ряда организаций из числа однородных 

98) выделение  документов к уничтожению: Выявление  в процессе экспертизы научной  и практической ценности документов  с истекшими сроками хранения, утративших практическое, научное или общественное значение, и отбор их к уничтожению

2.3.2. Обеспечение  сохранности документов 

99) обеспечение  сохранности документов: Обеспечение  физико-химической сохранности документов  и их учет 

100) обеспечение  физико-химической сохранности документов: Разработка, создание и практическое применение научно-технических средств и методов хранения, реставрации, консервации, биохимической защиты и воспроизведения документов 

101) режим хранения  архивных документов: Совокупность  температурно-влажностных и санитарно-гигиенических условий, создаваемых в архивохранилищах для обеспечения сохранности документов, и контроль за их выполнением 

102) реставрация  архивного документа: Восстановление  первоначальных и близких к  первоначальным свойств и внешних признаков архивного документа, подвергшегося повреждению или разрушению 

103) старение (архивного)  документа: Изменение первоначальных  физико-химических свойств документа  под воздействием внешних и  внутренних факторов 

104) страховая  копия (архивного документа): Копия особо ценного или уникального архивного документа, изготовленная в целях хранения содержащейся в нем информации на случай утраты или повреждения оригинала 

105) страховой  фонд документов: Совокупность страховых  копий особо ценных и уникальных документов 

106) фонд пользования:  Совокупность копий архивных  документов, предназначенных для  пользования вместо оригиналов  с целью предотвращения их  износа 

107) хранение  архивных документов: Обеспечение  рационального размещения и сохранности документов 

108) государственное  хранение архивных документов: Постоянное  хранение архивных документов, осуществляемое  архивами, рукописными отделами  библиотек и музеев 

109) ведомственное  хранение архивных документов: Хранение  архивных документов в ведомственных архивах, осуществляемое государственными и муниципальными организациями в течение периода, установленного нормативными документами 

110) депозитарное  хранение документов: Хранение в  архиве, музе, библиотеке архивных  документов Архивного фонда Российской Федерации на условиях, определяемых договором между собственником документов и соответствующим архивом, музеем, библиотекой, с сохранением за собственником права собственности на архивные документы. 

111) постоянное  хранение документов: Бессрочное хранение документов в архивном учреждении, государственном музее, библиотеке 

112) документ  постоянного хранения: Документ, которому  в соответствии с нормативными  документами и иными правовыми  актами установлено бессрочное  хранение 

113) документ  временного хранения: Документ с установленным сроком хранения, по истечении которого он полежит уничтожению 

114) ограничительный  срок секретного хранения архивных  документов: Срок засекречивания  сведений, установленный законодательными  актами, в течение которого запрещается свободный доступ к документам государственной части Архивного фонда Российской Федерации, содержащим охраняемую законом тайну 

115) учет архивных  документов: Установление количества  и состава архивных документов  в единицах учета и фиксация  принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах 

116) централизованный  государственный учет документов  Архивного фонда Российской Федерации:  Система учета документов Архивного  фонда Российской Федерации в масштабе области, края, республики, государства в целом, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения 

117) единица хранения  архивных документов: Учетная и  классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение 

118) единица учета  архивных документов: Единица измерения  количества документов в архиве 

119) учетные документы  архива: Комплекс документов установленной формы, фиксирующих поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета 

120) карточка (архивного)  фонда (Ндп. фондовая карточка): Учетный документ, содержащий название, сведения о количестве, составе документов архивного фонда и месте его хранения, предназначенный для централизованного государственного учета архивных документов Архивного фонда Российской Федерации 

121) список (архивных) фондов: Учетный документ, содержащий  перечень официальных наименований хранящихся, выбывших и поступающих архивных фондов в порядке возрастания присвоенных им номеров 

122) лист (архивного)  фонда: Учетный документ, содержащий  название, номер архивного фонда,  его категорию, указание места  хранения и сведения о количестве, хронологических границах, составе документов фонда и его научно-справочного аппарата в их динамике 

123) внутренняя  опись документов дела: Учетный  документ, содержащий перечень документов  дела с указанием порядковых  номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов 

124) проверка  наличия [состояния] дел: Установление  соответствия реального количества  единиц хранения записям в  учетных документах архива, а  также выявление дел и документов, требующих улучшения физического  состояния, реставрации, дезинфекции