Расчет эффективности внедрения Альбома унифицированных форм

Основной целью  работы деканата является организация  учебного процесса, с чем связано  основное делопроизводство.

В процессе деятельности университета издаются докладные и  объяснительные записки, распоряжения, протоколы и т.п. Они фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности:

- федеральных  органов государственной власти, органов государственной власти, субъектов РФ, включая субъекты РФ, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;

- предприятий,  организаций и их объединений  независимо от организационно-правовой  формы и вида деятельности.

         Документы, входящие в систему организационно-распорядительной документации⁷⁴ деканата, подразделяются на следующие группы:

1. Распорядительные (распоряжения);

2. Информационно-справочные (объяснительные и докладные записки, протоколы, справки, заявления, письма, характеристики).

Документами, образующими  документооборот деканата являются:

1. Распоряжение  – правовой акт, издаваемый деканом, в пределах правомочий, закрепленных в учредительных документах, положениях о подразделениях, должностных инструкциях.⁷⁵

Распоряжения  в деканате издаются по вопросам, связанным с организацией процесса обучения студентов и их проживания. Например, распоряжения об индивидуальном графике обучения, о внутрисеместровой, семестровой аттестации, о продлении аттестации, об освобождении от учебных занятий, о предоставлении общежития, об объявлении выговора и т.д.

2. Докладная  записка – документ, адресованный проректору по учебной работе, ректору и информирующий о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, излагающий какой-либо вопрос, содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка готовится как по инициативе автора, так и по указанию руководства.⁷⁶

Докладные записки  на факультете издаются по вопросам, связанным  с:

- передвижением  студентов: восстановление, отчисление, перевод из одной группы в другую; перевод на бюджетную основу обучения, перевод на следующий курс обучения - для студентов, успешно закончивших определенный срок обучения; перевод на следующий курс студентов, ликвидировавших академическую задолженность - для студентов, аттестация которым была продлена распоряжением по факультету; уход в академический отпуск и восстановление из него;

- поощрением  студентов: о выплате материальной  помощи, о премировании, о назначении  стипендии, о выплате северной надбавки к стипендии, о выплате надбавки студентам за выполнение обязанностей старосты группы;

- со сменой  фамилии, имени или отчества  студентов;

- другими вопросами,  связанными с учебной деятельностью  (о смене кураторов групп, о  должниках по оплате за обучение, о смене старосты группы и др.).

         3. Объяснительная записка - документ, который поясняет отдельные положения  основного документа или объясняет  причины какого-либо события, факта, поступка.⁷⁷ Объяснительные записки студенты пишут в случаях нарушения дисциплины и пропуска занятий.

         4. Протокол - документ, фиксирующий  ход обсуждения вопросов и  принятия решений на собраниях,  совещаниях, конференциях и заседаниях коллективных органов.⁷⁸

В результате научной  деятельности на факультете образуются протоколы Совета факультета (протоколы об итогах аттестационной недели, протоколы о вопросах стратегии развития факультета психологии, о введении моделей бакалавра и магистра). Также на факультете создаются протоколы собраний коллектива (о выборах декана факультета, об обсуждении коллективного договора), протоколы сдачи государственного экзамена, протоколы защиты выпускных квалификационных работ, протоколы заседаний кафедр.

5. Характеристика - это официальный документ, который  выдает администрация деканата своему сотруднику при решении целого ряда вопросов. В деканате характеристики составляются на студентов.

6. Заявление  — это документ, адресованный  руководителю организации или  должностному лицу и содержащий просьбу.

Студенты пишут  заявления по следующим вопросам:

- о восстановлении;

- об отчислении;

- о переводе  из одной группы в другую;

- о переводе  на бюджетную основу обучения;

- об академическом  отпуске;

- о материальной  помощи;

- о предоставлении  общежития;

- о предоставлении  академической справки;

- о просьбе  отпустить с занятий;

- о смене  старосты;

- об оплате  больничного листа по беременности  и родам (140 к/д);

- о выплате  единовременного пособия, в связи  с рождением ребенка;

- другие вопросы,  связанные с учебной деятельностью  студентов.

         На документах, прилагаемых к докладным запискам, распоряжениям декан ставит свою резолюцию. При подписании распоряжений, докладных записок все документы подкалываются к ним.

Проректор по учебной  работе визирует поступившие к нему личные заявления студентов или докладные записки деканов факультетов. Специалист учебного отдела по учебной работе формирует в АИС «Эврика» объединенные приказы и передает на подпись ректору. Ректор утверждает приказы о движении студентов. Специалист учебного отдела по работе со студентами оформляет выписки из приказов и помещает их в личные дела студентов.

Секретарь деканата делает копии утвержденных приказов, размещает их в деканате согласно утвержденной номенклатуре дел и  доводит до сведения студентов.

         После издания приказа, на основании служебных и докладных записок, в деканате вносятся изменения в соответствии с приказом в журнал движения контингента, в учебные карточки студентов.

Работа с  управленческими документами обычно осуществляется в приемной ректора. После обработки и регистрации документов они передаются в деканат. Кроме каналов обычной доставки документов в университете используется локальная сеть.

         В обязанности секретаря также  входит оформление студенческих  билетов и зачетных книжек  студентов. Зачетная книжка студента выдается вновь принятым студентам в течение первого семестра обучения.

Зачетная книжка студента оформляется следующим образом⁷⁹: на титульном листе указывается наименование учебного заведения; номер зачетной книжки; фамилия, имя, отчество студента; специальность; форма обучения; дата и номер приказа о зачислении; подпись ректора; дата выдачи книжки, гербовая печать. Следующие страницы зачетной книжки заполняются преподавателями изучаемых дисциплин. Все записи в зачетной книжке производятся аккуратно, перьевой или шариковой ручкой, чернилами или пастой черного, синего или фиолетового цвета. Подчистки, помарки, исправления, не заверенные в установленном порядке, в зачетной книжке не допускаются.

Для того чтобы  студент получил дубликат зачетной книжки, ему необходимо подать заявление в газету об утрате зачетной книжки, после чего он пишет в заявление на имя декана о выдаче дубликата, затем декан ставит резолюцию на заявлении. Только после этого студент может получить дубликат. На второй странице дубликата книжки делается надпись «дубликат». Все данные об успеваемости студента за весь период обучения до момента выдачи ему дубликата вносятся в дубликат книжки на основании подлинных экзаменационных ведомостей, хранящихся в деканате.

Зачетная книжка, сдаваемая студентом в связи с окончанием полного курса или выбытием из образовательного учреждения, хранится в архиве университета в личном деле студента.⁸⁰

В студенческом билете учащегося указывается наименование учебного заведения; номер билета; фамилия, имя, отчество студента; специальность форма обучения (очная, заочная); дата выдачи билета; подпись ректора, заверенная гербовой печатью.

В случае потери студенческого билета студент дает заявление в газету об утере студенческого  билета, затем учащемуся необходимо написать заявление на имя декана о выдаче дубликата билета. Студенческий билет, так же как и зачетная книжка, после выбытия студента хранится в архиве университета в личном деле студента.

 В ходе  обучения студенты знакомятся  с учебным планом. В нем представлен список изучаемых дисциплин, формы контроля по каждой дисциплине, объем работы в часах (на лекциях, на практических занятиях и при самостоятельной работе над предметом).

Учебный год  в университете подразделяется на два  семестра, которые в свою очередь подразделяются на два полусеместра. Всего в учебном году 4 полусеместра (тетраместра). Каждый полусеместр заканчивается аттестацией (полусеместровой или семестровой), которая проводится в рамках аттестационной недели. Сроки аттестационных недель устанавливаются графиком учебного процесса ежегодно. Содержание аттестации регулирует «Положение о проведении аттестации и контроля самостоятельной работы студентов в СурГПУ».

Результаты  полусеместровых и семестровых  аттестаций по каждому предмету отражаются в экзаменационной ведомости. При желании досдать или пересдать пропущенный экзамен или зачет студент берет в деканате факультета экзаменационный допуск. После сдачи экзамена или зачета, допуск подшивается к экзаменационной ведомости.

В университете разработана единая технология выдачи бланков экзаменационных ведомостей – они формируются автоматически в системе АИС «Эврика». Распечатанные в деканатах ведомости выдаются преподавателям, выставляющим экзаменационную (зачетную) отметку. Из экзаменационных (зачетных) ведомостей секретарь деканата переносит результаты в систему «Эврика», где формируется учебная «история» студента. Макеты дипломов и приложений по специальностям и направлениям формируются автоматически из электронной базы данных на основе аккумулированной за весь период информации об успеваемости студентов.

Заполнение  дипломов и приложений к ним, а  также академических справок  осуществляется в деканатах в  соответствии с Инструкцией о  порядке выдачи документов государственного образца о высшем профессиональном образовании, заполнении и хранении соответствующих бланков документов.⁸¹

Учет выдачи дипломов и приложений к ним ведется  в специальных книгах, выдаваемых учебным отделом.

В другие ВУЗы, при переходе студентов, готовится  академическая справка, в которой указываются пройденные студентом предметы, оценки по ним, номер приказа об отчислении и т.д. Академическая справка печатается на бланке государственного образца, подлежащему строгому учету.

Академические справки также формируются автоматически в системе АИС «Эврика». Выдаваемые академические справки фиксируются в специальной книге регистрации академических справок.

В деканате факультета психологии на каждую группу ведется  учебный журнал, журнал о пропусках. По результатам каждой аттестации старосты групп сдают отчет секретарю деканата. В данном отчете напротив каждой фамилии проставляются оценки и зачеты, полученные в результате аттестационной недели.

Ежемесячно  секретарь деканата сдает в учебный  отдел отчеты о пропущенных занятиях, отчеты по итогам аттестации.

Отчет - документ, в развернутой форме отражающий итоговые результаты обработки (систематизации, подсчета и сверки) и анализ статистических данных, характеризующих выполнение каких-либо работ за продолжительный  период времени (месяц, квартал и более), а также расходование каких-либо ресурсов.⁸²

Секретарь деканата выдает справки, подтверждающие обучение студентов на факультете психологии и педагогики, а также справки, подтверждающие проживание студентов  в общежитии.

Справка – документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий, например, отражающий основную деятельность организации, подтверждающий сведения биографического или служебного характера.⁸³ Если студенту необходима справка с гербовой печатью, то такая справка печатается при помощи АИС «Эврика». После подписи деканом факультета справки, она передается в приемную ректора.

           В конце учебного года происходят сдачи государственных экзаменов и защиты выпускных работ. Итоговая государственная аттестация выпускников происходит в традиционной форме. Она обеспечивается всей необходимой учебно-методической документацией (программы, билеты по комплексному экзамену, составленные на основе квалификационных требований модели специалиста, темы выпускных квалификационных работ, методические рекомендации по их написанию и защите, вспомогательный материал, который представляется для пользования студентов и предварительно регламентируется). Порядок работы по данному направлению регламентируется Положением о государственной аттестации студентов СурГПУ⁸⁴. В деканате готовят книги протоколов и документы для комиссии (ведомости, учебные карточки, зачетные книжки студентов).