Расчет эффективности внедрения Альбома унифицированных форм

- совет факультета полномочен  принимать решения, не выходящие  за пределы его компетенции и не противоречащие решениям Ученого совета университета. Решения совета факультета обязательны для всех должностных лиц, работающих на факультете и подразделениях факультета.

- решения совета вступают в  силу только после их утверждения  деканом факультета в форме соответствующего распоряжения по факультету.

- заседание совета оформляется  протоколом. Протоколы подписываются  председателем и ученым секретарем совета.

- председатель совета организует  систематическую проверку исполнения  решений совета и информирует членов совета о выполнении принятых решений.

Управление  факультетом осуществляет декан, избираемый Советом факультета согласно Положению о факультете.⁶⁷

 Декан факультета  на административных началах  несет ответственность за  подготовку специалистов. Администрация университета не имеет права принимать решения, затрагивающие интересы факультета, без предварительной консультации с деканом.

Для организации учебно–методической работы на факультете создается учебно–методическая комиссия факультета.

Основными направлениями  деятельности УМК являются:

• изучение состояния учебно-методической работы на факультете через ее нормативное описание и анализ;
• оценка качества разработки учебно-методических материалов профессорско-преподавательского состава факультета для организации самостоятельной работы студентов;
• анализ уровня методического обеспечения преподавания через изучение качества обучающей деятельности профессорско-преподавательского состава и успеваемости студентов;
• выявление, изучение и оценка результативности педагогического опыта профессорско-преподавательского состава факультета;
• распространение новых форм и методов обучения, средств активизации познавательной деятельности студентов;
• разработка методических рекомендаций по совершенствованию образовательного процесса, методической работы кафедр и факультета.

Учебно-методическая документация включает в себя: ⁶⁸

- документацию  по регистрации результатов учебной деятельности, в том числе записи, управлению движением контингента студентов и т.п. Порядок управления документами по организации учебного процесса изложен в документе «Табель документооборота. АИС СурГПУ».

- документацию  учебно-методического характера, регламентирующую содержание образовательной деятельности вуза в целом и профессорско-преподавательского состава по отдельным дисциплинам (Профессионально-образовательные программы специальностей, учебно-методические комплексы, рабочие учебные программы, методические указания и другую учебно-методическую продукцию, требования к содержанию которой изложены специальных вузовских стандартах).

Учебно-методические издания для высших учебных заведений  должны:⁶⁹

• раскрывать содержание учебной дисциплины на высоком мировоззренческом, научном и методическом уровне с учетом последних достижений науки, техники и технологии;
• обеспечивать преемственность знаний, полученных при изучении предшествующих дисциплин, тесные внутридисциплинарные и междисциплинарные связи, непрерывность развития профессиональных компетенций будущего специалиста;
• создавать условия для самостоятельной творческой работы студента, формирования его идейно-теоретического и профессионального уровня;
• способствовать мотивации учения, формированию творческих навыков студентов, быть доступными для восприятия и успешного усвоения.

Управление  документацией в подразделениях осуществляется с помощью номенклатуры дел. Номенклатура дел подразделения  ежегодно проверяется на актуальность, в случае появления новых видов документов, дополняется и переутверждается. Номенклатура дел подразделения включается в сводную номенклатуру дел университета, за составление, переутверждение которой несет ответственность Общий отдел. Сводная номенклатура дел университета утверждается приказом ректора, номенклатуры дел подразделений в виде выписок и приказа ректора рассылаются выписки.

Таким образом, приоритетными задачами совершенствования системы менеджмента качества являются:

1. Дальнейшее  развитие внутривузовской системы качества по всем ключевым видам деятельности университета.

2. Постоянное  выявление, мониторинг, анализ и  документирование основных и  обеспечивающих процессов деятельности  университета.

3. Совершенствование  технологии самооценки актуального  состояния деятельности в области обеспечения качества подготовки специалистов всеми структурными подразделениями университета.

4. Совершенствованию  системы менеджмента качества  в оптимизации деятельности подразделений  вуза по повышению удовлетворенности  потребителей качеством подготовки специалистов.

 

 

1.4 Функции секретаря  в деятельности деканата

Функции секретаря  деканата факультета закреплены в должностной  инструкции. Должностная инструкция – локальный нормативный акт, издаваемый для регламентации организационно-правового  положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.⁷⁰

Должностная инструкция секретаря – главный организационно-правовой документ, определяющий деятельность секретаря, его права, положение  в организации, характер работы. При  наличии должностной инструкции секретарь знает, что от него требуется и соотносит свои возможности с предъявляемыми требованиями.

Секретарь деканата выполняет следующие функции:⁷¹

1. Оформляет  студенческие билеты, зачетные книжки, учебные и личные карточки  студентов.

2. Ведет учет  и оформление зачетных и экзаменационных ведомостей.

3. Ведет учет  успеваемости студентов и посещения  ими занятий согласно информации, предоставленной кафедрами, а  также итогов экзаменационной  сессии.

4. Выдает справки  студентам.

5. Вызывает и  оповещает студентов и сотрудников факультета.

6. Готовит и  оформляет приказы по переводам,  отчислению, восстановлению студентов,  назначению стипендий и другие  приказы.

7. Оформляет  протоколы заседаний.

8. Ведет сбор  документов для назначения социальной  стипендии и социального пособия  студентам-сиротам, инвалидам и другим категориям социально-незащищенных студентов.

9. Составляет  выписки из учебных карточек  для Государственной аттестационной  комиссии и оформляет приложения  к дипломам.

10. Готовит академические  справки.

11. Ведет делопроизводство деканата в соответствии с перечнем документов:

- копии приказов  по СурГПУ;

- распоряжения  деканата и учебного отдела;

- экзаменационные  и зачетные ведомости студентов;

- учебные и  личные карточки студентов;

- журнал учета  движения контингента студентов;

- журнал учета  выдачи справок;

- журнал учета  выдачи допусков на зачеты  и экзамены;

- журнал учета  посещаемости студентов;

- журнал регистрации  зачетных книжек и студенческих  билетов;

- журнал регистрации  курсовых и дипломных работ; 

- отчетные формы по посещаемости и аттестации студентов;

- контрольно-регистрационную  картотеку (контроль исполнения);

12. Обеспечивает  своевременный ввод данных в  систему электронного документооборота  «Эврика».

В своей деятельности секретарь деканата также руководствуется Уставом университета и должностной инструкцией.

Устав⁷² – документ, определяющий структуру, порядок образования, компетенцию организации, ее функции и права, задачи, порядок работы. Устав необходим, прежде всего, потому, что он является основным внутренним нормативным документом.

 В Уставе  устанавливается структура университета, порядок принятия решений, указано  кто имеет право подписи документов, наличие печати, хранение документов, а также освещен ряд других  вопросов, с которыми сталкивается  секретарь в своей работе.

Секретарь - это  профессия, которая включает в себя множество функций.⁷³  Многочисленные и многообразные обязанности современного секретаря можно (с достаточной степенью условности) подразделить на две большие группы:

- функции по  документационному обеспечению управления;

- функции по  так называемому бездокументному  обслуживанию руководителя (организация  приема посетителей, телефонное  обслуживание и т.д.).

Главная цель работы секретаря – максимально освободить декана от подготовительных стадий всех мероприятий, отдельных видов текущей организационной работы, освободить его время для творческой деятельности, существенно облегчить его управленскую работу. Для этого секретарь хорошо знает распорядок дня руководителя, имеет четкое представление об его планах на ближайшую неделю, месяц. Его обязанность следить за выполнением этих планов, напоминать о предстоящем совещании, встрече, переговорах, отчете и т.д.

Рабочий день секретаря  деканата начинается в девять часов  утра. Первая задача, которая стоит перед секретарем – подготовка рабочего места.

Рабочее место  секретаря деканата состоит из трех зон: основная, где находится стол с необходимой оргтехникой, зона обслуживания посетителей и вспомогательная  зона, где располагаются шкафы, копировальный  аппарат.

После подготовки рабочего места, секретарь намечает задачи на день. По прибытии руководителя на работу секретарь напоминает ему  о намеченных на этот день мероприятиях, совещаниях (в том числе и плановых).

Из этого  следует, что секретарь - это помощник, который организует деятельность декана, составляет для него документы, организует совещания, осуществляет телефонное обслуживание. Секретарь деканата должен уметь выполнять все виды работ: от простейших технических до творческих. Эффективный, профессиональный секретарь с хорошими деловыми манерами может оказать значительную помощь своему руководителю и оптимизировать его профессиональную деятельность.

 

 

В итоге можно сделать следующие выводы:

ГОУ ВПО ХМАО – Югры «Сургутский государственный педагогический университет» осуществляет свою деятельность в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и нормативными актами Министерства образования и науки РФ, нормативно – распорядительной документацией правительства ХМАО – Югры.

Устав университета и лицензионная документация соответствует установленным требованиям.

Вся внутренняя нормативная документация разработана  в соответствии с Законами Российской Федерации «Об образовании» и  «О высшем и послевузовском профессиональном образовании», «Типовым положением об образовательном учреждении высшего профессионального образования (высшем учебном заведении) Российской Федерации», другими федеральными законодательными актами и нормативными положениями, действующими в системе образования.

Все документы  системы оформлены на бумажных и электронных носителях, введены в действие приказом ректора, систематически анализируются на предмет актуальности.

В своей деятельности секретарь деканата руководствуется  Уставом университета и должностной инструкцией. Ведение делопроизводства осуществляется в соответствии с сертифицированной системой менеджмента качества СурГПУ.

Работа секретаря требует умения быстро переключаться с одного вида деятельности на другой и хаpактеpизуется широтой и pазнообpазием выполняемых функций.

Важнейшая функция  секpетаpя - оказание максимальной помощи декану факультета и экономия его времени.

В университете установлены единые правила оформления документов и разработаны унифицированные формы документов.

Разработка, внедрение  и сертификация  системы менеджмента качества позволила вывести  работу университета по формированию, управлению, использованию нормативной и организационно-распорядительной документации в образовательной деятельности на уровень соответствующей отраслевым, уставным требованиям к ведению документации и делопроизводства и требованиям международных и отраслевых стандартов в области качества. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 2 АНАЛИЗ СИСТЕМ ДОКУМЕНТАЦИИ ПО УЧЕБНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ДЕКАНАТЕ ФАКУЛЬТЕТА ПСИХОЛОГИИ И ПЕДАГОГИКИ

2.1 Системы документации  по учебной деятельности, образующиеся  в деканате факультета психологии  и педагогики

Структурным подразделением факультета, организующим делопроизводство, учебный процесс и слаженную  работу с различными подразделениями  университета, является деканат.