Расчет эффективности внедрения Альбома унифицированных форм

- распространяется  на управление документами (всех  форматов и на всех носителях), создаваемыми или получаемыми государственной, коммерческой или общественной организацией в процессе ее деятельности или лицом, на которого возложена обязанность создавать и сохранять документы;

- содержит положения  об ответственности, политике, процедурах, системах и процессах, связанных с документами организаций;

- содержит руководящие  указания по управлению документами  в рамках процессов управления  качеством и управления окружающей  средой в соответствии с национальными  стандартами ГОСТ Р ИСО 9001 и  ГОСТ Р ИСО 14001;

- содержит методические рекомендации по проектированию и внедрению систем управления документами;

ГОСТ Р ИСО/МЭК 17799-2005 "Информационная технология. Практические правила управления информационной безопасностью" устанавливает рекомендации по управлению информационной безопасностью лицам, ответственным за планирование, реализацию или поддержку решений безопасности в организации, и предназначен для обеспечения общих основ для разработки стандартов безопасности и выбора практических мероприятий по управлению безопасностью в организации, а также в интересах обеспечения доверия в деловых отношениях между организациями. Рекомендации настоящего стандарта следует выбирать и использовать в соответствии с действующим законодательством.

Программа должна рассматриваться в аспекте правовых и организационных основ:

- поиска, получения,  передачи, производства, распространения  и хранения документированной  информации; создания, внедрения и  функционирования АС; применения  ИС, ИТ; обеспечения защиты информации;

- обеспечения  безопасности личности, общества и государства, определяющих систему безопасности и ее функции, устанавливающих порядок организации органов обеспечения информационной безопасности, а также контроля и надзора за законностью их деятельности;

- охраны и  использования программ для ЭВМ и баз данных;

- отнесения  информации к государственной  тайне, ее засекречиваниям или  рассекречиваниям и защиты в  интересах обеспечения безопасности  Российской Федерации;

- отнесения  информации к конфиденциальной (служебной,  коммерческой, банковской, налоговой, личной (персональным данным) и другим видам тайн), передачи такой информации, охраны ее конфиденциальности в целях обеспечения баланса интересов обладателей информации, составляющей эти тайны;

- процессов  управления документами, включая конфиденциальные документы государственных, коммерческих и общественных организаций, предназначаемыми для внутреннего или внешнего пользования, в области ДОУ, делопроизводства и архивного дела, учитывающих жизненный цикл документа на любых носителях¹⁰⁰;

- хранения, комплектования, учета и использования документов  архивных фондов и других архивных  документов на любых носителях,  включая создание и функционирование  электронных архивов;

- формирования  обязательного экземпляра документов  как ресурсной базы комплектования полного национального информационного фонда документов Российской Федерации, а также страхового фонда, развития системы государственной библиографии, предусматривающей обеспечение сохранности обязательного экземпляра документов, его общественное использование;

- в области  связи и коммуникационных технологий, включая электронную и почтовую  связь, определяющих порядок регулирования  деятельности в данных областях  и управления этой деятельностью;

- использования  электронной цифровой подписи  в электронных документах, порядка работы с электронными документами, учитывающего жизненный цикл электронного документа и программных средств, создания электронного документооборота;

- обеспечения  информационной безопасности и  защиты информации, формирования государственной политики в области обеспечения информационной безопасности Российской Федерации, совершенствования правового, методического, научно-технического и организационного обеспечения в данной области;

- системы стандартизации  защиты информации, которая является межотраслевой, общетехнической системой стандартов и разработана в соответствии с программами и планами работ по стандартизации в области защиты информации.

Программа должна базироваться не только на использовании имеющихся знаний, но и предполагать учет сложного и длительного процесса интеграции знаний об управлении документами и управлении информационной безопасностью.

Полное название системы: интегрированная автоматизированная информационная система управления вузом «Эврика».¹⁰¹

Назначение АИС СурГПУ состоит в комплексной поддержке процессов управления и принятия решений путем обеспечения руководства полной, достоверной и регулярно обновляемой информацией относительно основного образовательного процесса, вспомогательных процессов и процессов управления.

АИС «Эврика» упрощает управлении вузом. «Эврика» охватывает все ключевые процессы вуза, начиная  от приемной комиссии и заканчивая послевузовским образованием. Это позволяет  контролировать деятельность образовательного учреждения на всех уровнях. «Эврика» создает централизованную систему, охватывая ключевые подразделения вуза:

- ректорат

- деканаты

- кафедры

- отдел кадров

- приемную комиссию

- учебно-методическое  управление

- подготовительное  отделение

- послевузовское  отделение

- филиалы вуза

«Эврика» повышает эффективность работы сотрудников. Электронный документооборот значительно  повышает скорость поиска и обработки  документов. При этом улучшается контроль исполнения, повышается безопасность и сохранность данных, ускоряется информационный обмен. Контроль жизненных циклов документов существенно упрощает работу со сложными приказами и ведомостями, а также уменьшает вероятность случайных ошибок.

«Эврика» снижает  затраты на ИТ – инфраструктуру. «Эврика» проста в поддержке. Это позволяет большую часть работы выполнять администратором системы, без привлечения разработчиков, что дает значительную экономию затрат на ИТ. «Эврика» не требует покупки дорогостоящего ПО. Система эффективно работает с открытым программным обеспечением.

 Создание  новых отчетных форм не требует больших усилий и может быть легко выполнено администратором системы. С учетом того, что печатные формы подвержены частым изменениям, этот механизм позволяет системе постоянно соответствовать текущим требованиям. Механизм цепочек согласования обеспечивает многоуровневое согласование и утверждение документов. Настройка цепочек проста и может быть выполнена любым сотрудником.  Настройка справочных данных является удобным инструментом для расширения функций системы. Через справочники можно задать шкалу оценок студента, определить перечень программ для поступления, настроить список преподаваемых дисциплин и много другое.

В основе АИС «Эврика» лежат самые современные технологии. «Эврика» спроектирована с учетом больших нагрузок. Масштабирование достигается за счет прозрачной балансировки запросов между физическими серверами. «Эврика» обладает гибкими механизмами интеграции. Любые данные могут быть экспортированы из системы в формате XML.

Управление  автоматизированной информационной системой управления вузом регламентировано документированной процедурой СМК СурГПУ ДП 27 – 2008.¹⁰²

Секретарь деканата для работы в АИС «Эврика» использует модуль «Деканат», в который входят:

- карточка студента (занесение в программу сведений  о студентах, а именно: фамилия, имя, отчество, данные паспорта, место рождения, адрес регистрации, номер телефона, номер ИНН и страхового свидетельства);

- формирование ведомостей (зачетно-экзаменационные ведомости, индивидуальные допуски, ведомости для экстерната, ведомости на защиту ВКР и государственные экзамены);

- формирование  документов об образовании (дипломы,  академические справки);

- печать справок  (можно настроить любые из стандартных:  является студентом, вызов на  сессию, справка для военкомата).

Ввод информации в систему осуществляется с рабочих мест пользователей в рамках выполняемых ими должностных обязанностей и ограниченных утвержденными правами доступа в АИС.

Чтобы начать работу с системой, необходимо ввести имя  пользователя и пароль.

Рис. 1. Вход в систему.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

После авторизации, секретарь деканата может работать с вкладками «Студенты», «Экзаменационные ведомости», «Ведомости для экстерната», «Допуски», «Ведомости ГЭК».

Вкладка «Студенты» позволяет просматривать список всех студентов, обучающихся на факультете. Благодаря этой вкладке, можно быстро увидеть общее количество студентов либо посмотреть обучающихся определенной группы. Чтобы увидеть общее количество студентов на факультете, необходимо выбрать факультет, в моем случае «Факультет психологии и педагогики», затем вкладку «Очная», нажав на нее двойным щелчком мыши. После этих действий появится список всех студентов на факультете, обучающихся на очной форме.

А для того, чтобы  увидеть список студентов определенной группы, следует также выбрать факультет, затем выбрать очную форму обучения, после чего откроется список курсов. Нажав на необходимый курс, откроется список групп. После этого выбирается группа. В результате чего открывается список студентов данной группы.

Рис. 2. Открытие списка групп.

 

 

 

 

 

 

 

Если необходимо узнать общее количество студентов  во всем вузе, то следует нажать строку «Все студенты».

Следует отметить, что программа предполагает наличие фильтров, то есть, если необходимо найти одного студента среди общего количества обучающихся, можно просто в строке фильтры, под необходимым полем, например, поле «группа», ввести номер группы, в котором обучается студент. Тогда программа выдаст всю группу под таким номером. И можно будет без труда найти нужного человека.

Возможно также в поле «ФИО» ввести фамилию необходимого студента, в результате программа найдет обучающегося и можно будет просматривать информацию по этому человеку.

Рис. 3. Поиск  студентов через фильтр.

 

 

 

 

 

 

После того, как  группа выбрана, нажимаем на ФИО студента. После нажатия, открывается карточка студента, в которой о нем содержится полная информация. Секретарь может изменять сведения, касающиеся паспортных данных, места жительства; просматривать на бюджетной или внебюджетной форме учится человек, просматривать историю обучения студента, сведения об образовании, постановке на воинский учет; отслеживать когда и какие допуски обучающийся брал для пересдачи дисциплин, и закрыл ли он эти дисциплины; смотреть электронную зачетку студента; создавать справки; формировать диплом и приложения к нему и т.д. То есть, карточка студента позволяет получить всю необходимую информацию по каждому обучающемуся. 

Рис. 4. Карточка студента. История

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 5. Карточка студента. Диплом

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 6. Карточка студента. Оценки

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Справки формируются  также из карточки студента.

Для того, чтобы  просмотреть выданные ранее справки  следует нажать кнопку «Справки…», после чего будет отображен список справок. Просмотр справки производится по двойному щелчку мыши на строке справки.

Создание справки производится следующим образом:

1. Создать новую запись
2. Выбрать тип справки из справочника, выбрать нужную цепочку согласования и нажать кнопку «сохранить». После этого будет создан и отображен список параметров.
3. Заполнить доступные реквизиты и параметры (набор реквизитов и параметров зависит от типа справки и формируется на основе необходимости исходных данных для печати справки). Редактирование параметров производится по двойному щелчку мыши на нужном параметре и изменением его значения.
4. Сохранить справку нажатием кнопки «Сохранить»
5. Переместить справку в состояние «Распечатана» (при этом производится формирование справки и дается возможность вывода ее на принтер)
6. Переместить справку в конечное состояние цепочки согласования.

Рис. 7. Справка об обучении

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  

 

 

   Также во вкладке «Студенты» есть строка «Закончившие студенты», в которой содержатся сведения о закончивших свое обучение студентах. В строке «Отчисленные» содержится список отчисленных студентов. Данные об этих студентах могут понадобиться при составлении академических справок.